APCOA PARKING POLSKA - CASE STUDY

CONTINIA DOCUMENT CAPTURE ZINTEGROWANA Z MICROSOFT DYNAMICS NAV POZWOLIŁA APCOA PARKING POLSKA SKRÓCIĆ CZAS OBIEGU FAKTUR I UZYSKAĆ PEŁNĄ KONTROLĘ NAD ZARZĄDZANIEM FINANSAMI.

APCOA Parking Polska powstała w 1998 roku i jest największą w Polsce firmą działającą w branży parkingowej. Zarządza infrastrukturą parkingową w miastach, parkingami i strefami
płatnego parkowania, a także jest operatorem parkingów przy szpitalach, biurowcach, hotelach i centrach handlowych. Jest częścią grupy APCOA z centralą w Niemczech, lidera rynku
europejskiego w zarządzaniu parkingami.

Grupa APCOA PARKING jest wiodącym operatorem parkingów z ponad 45-letnim doświadczeniem w branży. Grupa zatrudnia 5 tys. pracowników i zarządza ok. 1,5 mln miejsc parkingowych w ponad 9.500 obiektach na terenie 12 europejskich krajów.

Rozwój

Dynamiczny wzrost APCOA i uczestnictwo w wielu europejskich rynkach jest wielkim sukcesem firmy. Jednak sukces zawsze okupiony jest wyzwaniami. Przy obsłudze tysięcy punktów parkingowych rozproszonych po całej Europie, APOCA obsługuje niesamowitą liczbę dokumentów księgowych. Firma potrzebowała więc systemu, który uprości ich obieg po firmie (szczególnie w dobie pracy zdalnej większości pracowników spółki) i umożliwi dokładne księgowanie faktur z dowolnego „terminalu” podłączonego do centrali. Intersys został wybrany jako partner, który pomoże APCOA przejść suchą stopą do takiego rozwiązania.

Po dogłębnej analizie potrzeb APCOA, wspólnie zdecydowaliśmy się na zakres wdrożenia obejmujący:

• Microsoft Dynamics NAV 2018 Wersja W1 11.0 PL 11.00 z Polską lokalizacją od IT.Integro
• Continia Document Capture 5.50.04 + Web Approval Portal V.1.9.1

W NAV 2018 APCOA WYKORZYSTUJE MODUŁ ZARZĄDZANIA FINANSAMI Z ELEMENTAMI MODUŁÓW SPRZEDAŻY I MARKETINGU ORAZ ZAKUPU.

Jako że APCOA nie posiada zapasów, jedynie „aktywa”, wszystkie dokumenty wystawiane są dla kont Księgi Głównej oraz Środków Trwałych.

W procesach zakupu i sprzedaży APCOA wykorzystuje dokumenty faktur oraz faktur korygujących – nie generując dokumentów ofert, czy zamówień. Fakturowanie zakupu odbywa się z wykorzystaniem Continia Document Capture.

Obecnie tylko część dokumentów przygotowywana i wystawiana jest bezpośrednio w NAV. Reszta wystawiana jest przez dyrektorów poszczególnych obiektów rozmieszczonych na terenie całego kraju, w programie zewnętrznym (Subiekt), a następnie importowane (z wykorzystaniem dedykowanego do tego mechanizmu) i księgowane w NAV.

Apcoa wykorzystuje dwie metody dostarczania dokumentów do Document Capture.

• Pierwsza z nich polega na skanowaniu faktur zakupu za pomocą skanera stacjonarnego, który przy odpowiedniej konfiguracji przesyła automatycznie pliki na dedykowaną skrzynkę pocztową, która jest źródłem dokumentów do OCRowania.
• Druga z nich zakłada przesyłanie faktur bezpośrednio na dedykowane skrzynki pocztowe.

Dla obu metod, zostały przygotowane dedykowane skrzynki pocztowe, do których trafiają dokumenty o różnych typach i już na tym etapie zostają odpowiednio skategoryzowane, co znacznie przyśpiesza określony obieg dokumentów oraz powiązanie z standardowymi mechanizmami MS Dynamics NAV takie, jak przypisanie do odpowiedniej serii numeracji, czy wybór odpowiedniej metody płatności.

Rezultaty

Wdrożenie procesu akceptacji dokumentów znacznie usprawniło dotychczasowy obieg dokumentów oraz czas trwania tego procesu. Użytkownik przypisany do akceptacji dokumentów może zostać wskazany automatycznie na podstawie rozpoznanych pól w dokumencie. Następnie dokumenty podlegające akceptacji mogą być zatwierdzane zarówno w systemie MS Dynamics NAV, jak również przez Web Approval portal, który daje takie same możliwości praktycznie z dowolnego miejsca, jak i urządzania, co w przypadku firmy APCOA odgrywało kluczową rolę z uwagi na to, że wielu pracowników i osób akceptujących pracuje w terenie i nie zawsze posiada łatwy dostępu do systemu z instalacją MS Dynamics NAV.

W całym procesie użytkownicy mają możliwość obejrzenia oryginalnego dokumentu, jak i załączania dodatkowych plików i komentarzy. Dodatkowo dodatek Document Capture daje możliwość przeglądania całej szczegółowej historii procesu akceptacji. Ponadto na wielu etapach system kontroluje poprawność rozpoznanych lub przypisanych danych, a dodatkowo przed księgowaniem pozwala na korekty wymiarów i konta księgi głównej przez uprawnionych użytkowników.

Po zakończeniu procesu kończącego się zaksięgowaniem faktur, wdrożony dodatek pozwala na ponowne otwarcie oryginalnego dokumentu, z każdego miejsca w systemie oraz daje możliwość przeszukiwania oryginalnych dokumentów po dowolnym fragmencie tekstu, który znajduje się na zeskanowanych dokumentach.

„Bardzo dobra komunikacja z klientem oraz zrozumienie na wysokim poziomie potrzeby biznesowej, jaką chcieliśmy uzyskać wdrażając rozwiązania pozwoliła na uniknięcie wielu problemów podczas wdrożenia. Na etapie analizy i przygotowywania rozwiązania na bieżąco komunikowaliśmy się z klientem i uzgadnialiśmy dalsze kroki, co pozwoliło na przebrnięcie przez zawirowania spowodowane zmianą wersji silnika ABBY, która pojawiła się w trakcie zamówienia. Dzięki temu udało nam się wdrożyć najnowszą wersję, co przyniosło dodatkowe korzyści. Zaskoczył nas bardzo pozytywnie również krótki czas, w jakim klient przyswoił rozwiązanie i już po 2 dniach szkoleń rozpoczął pracę na środowisku produkcyjnym.”

Szymon Pociask
Head of Dynamics ERP Department
Intersys

„Efektywność organizacyjna zależy od trzech elementów: Procesów; Ludzi, którzy te procesy realizują; oraz Technologii, która wspiera ludzi w realizacji procesów. Rozwiązania do OCR takie jak Continia Document Capture nie tylko pozwalają zautomatyzować oraz scyfryzować część pracy, dotąd manualnej, ale również pozwalają uniknąć błędów ludzkich. Odpowiednie wsparcie technologiczne zapewnione przez Intersys, dla firmy APCOA, pozwoliło stworzyć bazę do dalszej optymalizacji kosztów oraz budowania większej sprawności organizacyjnej, będącej podstawą przewagi konkurencyjnej.”

Adam Sobczyk
CCO
Intersys