Definition von Rechnungslegungsregeln für verschiedene Benutzer

Eine weitere neue Funktion, die mit der Einführung des neuesten Updates für Business Central eingeführt wurde und die Sie in diesem Artikel kennenlernen können, ist die Möglichkeit, , für verschiedene Benutzer im System.

Dank dieser Funktion können wir ganz einfach festlegen, für welche Benutzer wir die Möglichkeit der Rechnungsbuchung einschränken und für welche wir sie überschreiben, sowie bestimmen, bei welchen Benutzern Rechnungen zusammen mit dem Warenausgang oder -eingang verbucht werden müssen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, mit zusätzlichen Berechtigungssätzen oder entsprechenden Anpassungen zu arbeiten. Dies verhindert zudem ungewollte Fehler, die von Benutzern begangen werden können, die bei der Auswahl der Buchungsart versehentlich die falsche Option wählen.

Um diese Funktion zu nutzen, müssen wir zur Seite „Benutzerkonfiguration“ und dort den entsprechenden Benutzer aus, für den wir die Buchungsrichtlinie ändern möchten.

Anschließend in den Feldern: „Sales Invoice Posting Policy“ – bezogen auf Verkaufsbelege – und „Purchase Invoice Posting Policy“ – das sich auf Einkaufsbelege bezieht – müssen wir eine der drei verfügbaren Einstellungen auswählen.

Jede der einzelnen Einstellungsoptionen (Zulässig, Verboten oder Mandatory) hat unterschiedliche Auswirkungen auf den Inhalt des angezeigten Dialogfensters, wenn der Benutzer den Beleg bucht.

Diese Einstellungen wirken sich auf folgende Dokumente aus:

• Verkaufsaufträge
• Rücksendungsaufträge
• Bestellungen
• Rücksendungen
• Lagerabgänge
• Bestandsabfragen
• Lagerbestände

Nun am Beispiel einer Bestellung beschreiben und Ihnen zeigen, worin sich die einzelnen Einstellungen unterscheiden und welchen Einfluss sie auf das angezeigte Dialogfenster beim Buchen des Belegs haben: ‍‍

1. Zulässig (Standard) – belässt dem ausgewählten Benutzer die bisherige Möglichkeit, eine der drei verfügbaren Einstellungen für die Buchung des Belegs zu wählen, nämlich: Annahme, Rechnung oder Annahme und Rechnung sowie Ausgabe, Rechnung oder Ausgabe und Rechnung (je nach Art des zu verbuchenden Belegs):

2. Verboten - verhindert, dass der ausgewählte Benutzer Rechnungen verbucht. Infolgedessen wird der Benutzer mit dieser Einstellung beim Verbuchen eines Belegs vom System aufgefordert, die Ausgabe oder den Eingangs (je nach Art des zu verbuchenden Belegs):

3. Obligatorisch - ermöglicht es dem ausgewählten Benutzer, Rechnungen zusammen mit der Warenausgabe oder -annahme zu verbuchen. Bei dieser Einstellung wird der Benutzer beim Verbuchen des Belegs vom System aufgefordert, die Verbuchung der Annahme und der Rechnung oder Ausgabe und Rechnung (je nach Art des zu verbuchenden Dokuments):

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich um eine einfache, aber sehr nützliche Funktion handelt, die ungewollte Fehler verhindert, wenn die Systembenutzer die Art der Buchung von Belegen auswählen.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier: Rechnungsbuchungsrichtlinie für Benutzer definieren – Business Central | Microsoft Learn