KSeF 2.0 - ein praktischer Leitfaden: was es ist, wen es betrifft und wie man sich vorbereitet

KSeF, das Nationale System für elektronische Rechnungen, ist eine vom Finanzministerium vorbereitete elektronische Plattform, die das Ausstellen, Empfangen, Archivieren und Austauschen strukturierter Rechnungen in einem einheitlichen XML-Format ermöglicht. Es wird seit 2022 als freiwillige Lösung betrieben, wird aber ab 2026 für die meisten Unternehmen in Polen verpflichtend werden.

Bei KSeF 2.0 handelt es sich nicht nur um eine Aktualisierung des Systems, sondern um eine vollständige Änderung der Art und Weise, wie Rechnungen und die damit verbundenen Prozesse in Unternehmen zirkulieren. Für die Unternehmen bedeutet dies Anpassungen in den Finanz- und Buchhaltungssystemen und Veränderungen in der täglichen Arbeit der Teams.

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Wie unterscheidet sich eine elektronische Rechnung bei KSeF von einer "herkömmlichen" elektronischen Rechnung?

Viele Unternehmen nutzen bereits PDF-Rechnungen oder den elektronischen Dokumentenaustausch. Doch eine Rechnung in KSeF ist mehr als das - sie muss es sein:

- in einem genau definierten XML-Format nach dem FA(3)-Schema ausgestellt

- an das KSeF-System gesendet werden, bevor sie als ausgestellt gelten

-mit einer eindeutigen KSeF-Nummer gekennzeichnet sind (nicht durch den Aussteller, sondern durch das System)

-zentral gespeichert - für 10 Jahre, durch das Finanzministerium

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Wer ist von der Verpflichtung zur Nutzung des KSeF betroffen?

Nach dem Gesetz und dem Umsetzungszeitplan umfasst die Verpflichtung zur Nutzung des KSeF:

-ab 1. Februar 2026: große Steuerzahler (mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN einschließlich Steuern im Jahr 2024)

-ab 1. April 2026: für andere Unternehmer

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WICHTIG - ab dem 1. Februar 2026 müssen alle Steuerpflichtigen auf der Beschaffungsseite KSeF-fähig sein, und die größten Steuerpflichtigen müssen auch auf der Absatzseite KSeF-fähig sein.

Für Kleinunternehmer, bei denen der Wert der in einem bestimmten Monat ausgestellten Rechnungen 10.000 PLN brutto nicht übersteigt, wird die Frist auf den 1. Januar 2027 verschoben.

Wie wird der KSeF von Business Central unterstützt?

Um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, bieten IT.integro und Continia unabhängige Lösungen für die Integration von Business Central mit dem nationalen elektronischen Rechnungssystem (KSeF) an.

IT.integro rozwija własne, dedykowane narzędzie zgodne z polskimi przepisami w ramach rozwiązania Polish Localization, umożliwiające bezpośrednią wymianę e-faktur z KSeF w środowisku Dynamics 365 Business Central. Z kolei Continia Document Capture wspiera przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych, zapewniając pełną automatyzację ich obiegu.

Wie bereitet man sich auf KSeF 2.0 vor?

Hier sind die grundlegenden Schritte, die jedes Unternehmen befolgen sollte:

1.sich mit den KSeF-Regeln und -Anforderungen vertraut zu machen - einschließlich der Überprüfung des Zeitpunkts der Verpflichtung zur Nutzung und zum Zugang zum KSeF

2. den derzeitigen Rechnungsstellungsprozess und Arbeitsablaufzu analysieren

3. dieAnforderungen zusammenstellen und mit dem Systemanbieter sprechen

4.die Systemintegration mit KSeF und die Tests planen

5.Benutzerschulung - neue Prozesse erfordern Schulungenfür Finanz-, Buchhaltungs- und IT-Abteilungen

Wie kann Intersys Ihnen helfen?

Als Microsoft-Implementierungspartner begleiten wir Unternehmen durch den gesamten KSeF 2.0-Einführungsprozess, unabhängig von der Branche und dem Grad der Digitalisierung.

Im Rahmen unserer Zusammenarbeit bieten wir:

- Anpassung der KSeF-Integration mit D365 Business Central Systemen

- Prozessberatung - wie Sie den Rechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen anpassen können

- Sicherheit, Autorisierung und Signaturunterstützung

- Anwenderschulung

- Tests in der KSeF-Demoumgebung des Finanzministeriums

- Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Produktionsversion

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Warten Sie nicht mit einer Entscheidung - gewinnen Sie Zeit und Vorteile!

Je früher Sie mit der Implementierung beginnen, desto geringer ist das Risiko von Fehlern und Ausfallzeiten für Ihr Unternehmen.

Bewerben Sie sich bei Intersys - wir helfen Ihnen, Ihre KSeF-Einführung effizient, sicher und vor allem termingerecht zu realisieren.

Buchen Sie einen Beratungstermin oder kontaktieren Sie unser Team: sales@intersys.pl

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Quellen:

1. das nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF)

Integration mit dem nationalen e-Rechnungssystem | IT.integro

3. Unterstützung für das FA(3)-Format in Polen