Master Data Management System (MDMS) - Erweiterung für erweiterte Datenverwaltung

In Unternehmensgruppen besteht eine der größten Herausforderungen darin, konsistente und aktuelle Stammdaten in den verschiedenen Gesellschaften zu gewährleisten, die mit demselben ERP-System arbeiten. Die Lösung für dieses Problem ist MDMS (Master Data Management System) – eine proprietäre Erweiterung von IT Integro, die speziell für Nutzer von Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt wurde und zum Lösungsportfolio von Intersys gehört.

Was ist MDMS?

MDMS ist ein Tool zur zentralen Verwaltung und Verteilung von Stammdaten zwischen verschiedenen Unternehmen (Gesellschaften) innerhalb einer einzigen Business Central-Instanz. Anstatt die Daten in jedem Unternehmen einzeln anzulegen und zu aktualisieren, können sie von einer einzigen, zentralen Einheit – dem sogenannten Quellunternehmen – aus verwaltet werden.

Auf unserem Blog ist bereits ein Artikel erschienen, der ausführlich beschreibt, worum es sich bei dieser Lösung handelt. Sie können ihn hier lesen (Dynamicsblog | Master Data Management System – ein einfaches Tool zur Verwaltung von Stammdaten in Business Central). In diesem Beitrag aus der Reihe „OutOfTheBox“ konzentrieren wir uns hingegen darauf, die Funktionsweise dieses Tools in der Praxis vorzustellen.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Der Funktionsablauf von MDMS lässt sich in mehrere wichtige Schritte unterteilen:

1. Konfiguration der zu synchronisierenden Daten (Datensätze)

Der Systemadministrator legt fest, welche Daten synchronisiert werden sollen – dies können beispielsweise der Kontenplan, Buchungsgruppen, Zahlungsbedingungen, Liefermethoden sowie Kunden- oder Lieferantenstammdaten sein.

2. Angabe des Ausgangs- und Zielunternehmens

Anschließend wird festgelegt, welches Unternehmen als Datenquelle dienen soll (z. B. die Muttergesellschaft) und welche Unternehmen die Empfänger sind (z. B. die lokalen Niederlassungen).

3. Synchronisationsmechanismen

Die Daten können manuell oder automatisch – regelmäßig nach einem Zeitplan – übertragen werden. Das System ermöglicht zudem die Freigabe von Änderungen und die Versionskontrolle.

4. Konfliktmanagement und Datenvalidierung

MDMS überprüft die Datenkonsistenz und ermöglicht die Analyse von Abweichungen. Außerdem ist es möglich, manuelle Datenänderungen in den Zielunternehmen zu sperren, um ein Überschreiben der Änderungen zu verhindern.

5. Änderungsprotokoll und Zugriffskontrolle

Das System protokolliert den Verlauf der Synchronisierung und der Datenänderungen und ermöglicht zudem die Verwaltung von Benutzerberechtigungen.

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Warum lohnt es sich?

Die Einführung von MDMS in einem Unternehmen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis – es ist nicht mehr nötig, dieselben Daten in mehreren Unternehmen manuell einzugeben.

• Datenkonsistenz – Die Stammdaten sind gruppenweit einheitlich.

• Fehlerreduzierung – weniger Fehler, die durch das manuelle Übertragen von Daten entstehen.

• Mehr Kontrolle und Transparenz – vollständiger Überblick darüber, wer wann welche Daten übermittelt hat.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich MDMS vor allem für Unternehmen eignet, die nach einem Mehrfirmenmodell mit zentraler Buchhaltung oder Verwaltung arbeiten – z. B. für Unternehmensgruppen, Handelsketten oder Produktionsunternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Tochtergesellschaften. Intersys verfügt über umfangreiche Erfahrung bei der Implementierung dieser Erweiterung.

Wenn Sie sich für die MDMS-Lösung von IT Integro interessieren, finden Sie weitere Informationen in der offiziellen Dokumentation des Anbieters: Master Data Management System | IT.integrooder wenden Sie sich direkt an Intersys, um einen Termin für eine Beratung zur Implementierung dieser Lösung in Ihrem Unternehmen zu vereinbaren.