Mehrere Möglichkeiten zur Verringerung standortspezifischer Aktivitäten in Business Central

Relativ häufig wird uns die Frage gestellt: Wie kann man in Business Central Funktionen für einen bestimmten Standort sperren oder einschränken?

Beginnen wir damit, was Standorte in Business Central eigentlich sind. Nun, Standorte in BC sind Orte wie Lager, auf deren Grundlage wir unseren Verkauf, unseren Einkauf sowie die Lagerung und Aufbewahrung unserer Bestände abwickeln.

Vor allem nutzt das System Standorte für eine umfassende Bestandsverwaltung – sowohl bei einfachen als auch bei komplexeren Logistikprozessen. So lassen sich Dokumente bestimmten Orten zuordnen, die Verfügbarkeit von Waren prüfen und Bestände zwischen Standorten verschieben.

Es gibt jedoch eine Änderung: Ab der aktuellen Version BC25.3 verfügen Lagerorte nicht mehr über eine Sperrfunktion. Wir können zwar Bestände vor der Erfassung in den Zeilen von Verkaufs- und Einkaufsbelegen sperren und ihre Buchung an bestimmten Stellen sperren, den Lagerort selbst jedoch nicht mehr.

Wie geht man also mit ungenutzten Räumlichkeiten um? In diesem Beitrag stelle ich euch drei Möglichkeiten vor, die euch dabei helfen können. Viel Spaß beim Lesen!

1. Löschen der Buchungseinstellungen für Lagerbestände und Lagerpersonal

Dies ist die am häufigsten verwendete Umgehungslösung. Auf der Seite„Einstellungen für die Bestandsbuchhaltung“können Sie das Debitoren-/Kreditorenkonto festlegen, auf dem Bestandstransaktionen mit einer Kombination aus Standort und Bestandsbuchungsgruppe verbucht werden.

Wenn Sie einen Standort auswählen, für den keine Einstellungen für die Bestandsbuchung auf Belegzeilen konfiguriert wurden, wird zunächst folgende Meldung angezeigt:

Anschließend tritt beim Buchen des Belegs folgender Fehler auf:

Ein ähnlicher Fehler tritt auf, wenn versucht wird, den Bestandsjournal zu buchen:

Ein weiterer Punkt, der uns dabei hilft, die Durchführung von Vorgängen auf der Grundlage eines bestimmten Standorts einzuschränken, ist das Entfernen des Standortcodes für einen bestimmten Benutzer. Jeder Benutzer, der Lageraktivitäten an einem bestimmten Standort ausführt, muss als Lagermitarbeiter mit einem bestimmten Standortcode konfiguriert sein. Business Central filtert Lageraktivitäten unter Berücksichtigung des Standardstandorts des Mitarbeiters. Mitarbeiter können Lageraktivitäten nur an diesem Standort ausführen, obwohl die Möglichkeit besteht, sie auch anderen Standorten zuzuweisen.

Wenn beispielsweise in der Kartei eines bestimmten Standorts die Einstellung „Ausgabe erforderlich“ markiert wurde und wir anschließend auf Grundlage eines Verkaufsauftrags eine Lagerausgabe erstellen, der Lagerarbeiter jedoch nicht diesem Standort zugeordnet ist, erscheint folgende Meldung:

Um „Ja“ auszuwählen und die erforderliche Einstellung vorzunehmen, sind natürlich besondere Berechtigungen erforderlich, über die in der Regel nur Administratoren verfügen. Wenn Sie „Nein“ auswählen, wird folgende Fehlermeldung angezeigt:

Infolgedessen wurde eine Lagerausgabe angelegt; ein Benutzer ohne festgelegten Standortcode kann jedoch nicht darauf zugreifen (nach dem Aufrufen der Liste der Lagerausgaben wird die angelegte Ausgabe nicht angezeigt) und kann sie somit nicht verbuchen.

Wenn wir also die Möglichkeit der Benutzer einschränken möchten, Standorte in den Funktionen zur Lagerverwaltung zu nutzen, reicht es aus, den betreffenden Benutzer auf der Seite „Lagerarbeiter“ aus dem jeweiligen Standort zu entfernen.

2. Verwendung von Sicherheitsfiltern

Eine weitere Möglichkeit, die mit einem bestimmten Standort verbundenen Aktionen einzuschränken, ist die Verwendung von Sicherheitsfiltern. Dazu müssen wir das Berechtigungsprofil entsprechend vorbereiten und konfigurieren.

Nachdem wir zu den Berechtigungssätzen gewechselt und einen neuen Satz erstellt haben, konfigurieren wir ihn wie folgt:

a) Wir richten ein Beispiel-Berechtigungsprofil ein; ich habe D365 BUS PREMIUM verwendet

b) Wir ergänzen die Tabelle „Berechtigungen“ wie folgt:

c) Wir wechseln zum Feld „Sicherheitsfilter“ und nehmen folgende Einstellungen vor:

W kolumnie Filtr pola wprowadzamy filtr „<>”, czyli „różne od” i następnie kod lokalizacji, czyli w naszym przypadku EAST. Dzięki temu uzyskujemy filtr „różne od lokalizacji EAST”

Infolgedessen bleibt dieser Standort für den jeweiligen Benutzer verborgen und kann von ihm nicht ausgewählt werden, sobald die vorbereitete Berechtigungskonfiguration auf ihn angewendet wurde.

3. Löschen nicht verwendeter Standorte

Die dritte und letzte Methode scheint auf den ersten Blick die einfachste zu sein, könnte sich jedoch als die wirksamste erweisen. Diese Methode besteht darin, überflüssige, ungenutzte Speicherorte im System zu entfernen.

Gehen Sie dazu auf die Seite „Standorte“ und wählen Sie dort den gewünschten Standort aus, um ihn zu löschen. Wichtig ist jedoch, dass wir folgende Standorte nicht löschen können:

· die noch einen gewissen Vorrat enthält

· Bei der noch eine unvollendete Lagerbuchungstransaktion aussteht

· Die einen offenen Eintrag in dem betreffenden Buch enthält

Wenn der Eintrag, den wir löschen möchten, eines der oben genannten Elemente enthält, wird beim Versuch, ihn zu löschen, eine der folgenden Fehlermeldungen angezeigt:

Sollte dieser Standort jedoch von den oben genannten Einschränkungen befreit werden, werden wir ihn ohne Probleme entfernen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Sperren von Standorten über ein Kontrollkästchen in der aktuellen Version von Business Central nicht verfügbar ist. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, dies zu umgehen, sodass wir einen bestimmten Standort im System sperren bzw. einschränken können.

Wir laden Sie herzlich ein, unseren Blog zu verfolgen, um weitere nützliche Funktionen von Business Central kennenzulernen.