Unterstützung für Pro-Forma-Rechnung und Vorausrechnung in Business Central

Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Dokument, das vor der endgültigen Rechnungsstellung für einen Verkauf ausgestellt wird. Sie dient zwei Zwecken:

• Auf dieser Grundlage kann der Käufer eine Vorauszahlung für die Bestellung leisten und dabei den im Voraus zu zahlenden Betrag bestätigen
• Bei Verkäufen ins Ausland werden Pro-forma-Rechnungen an die Zollbehörde übermittelt, damit das Einfuhrzollanmeldungsformular (SAD) erstellt werden kann

Mit Business Central können Sie eine Proforma-Rechnung aus einer Verkaufsbestellung oder einer Verkaufsrechnung erstellen.

Über die Funktionen „Drucken/Senden“ im Verkaufsauftrag können wir eine Proforma-Rechnung per E-Mail versenden oder ausdrucken.

Der Ausdruck der Proforma-Rechnung enthält folgende Angaben: Nummer der Proforma-Rechnung, Datum, Adresse des Käufers, Unternehmensdaten und Verkaufspositionen. Darüber hinaus lässt sich durch die Anpassung der Berichte das Layout der Proforma-Rechnung ändern – verschiedene Felder können hinzugefügt oder entfernt werden. Beim Ausdruck können wir darauf achten, dass die Proforma-Rechnung genauso aussieht wie eine Einkaufsrechnung.

Eine Vorausrechnung kann hingegen direkt aus dem Verkaufsauftrag oder dem Einkaufsauftrag heraus verbucht und ausgedruckt werden. Klicken Sie dazu auf das Feld „Aktionen“ -> „Verbuchung“ -> „Vorauszahlung“ -> „Vorausrechnung verbuchen“.

In der Kunden-/Lieferantenkarte kann der Prozentsatz der Anzahlung festgelegt werden; in der Kurzansicht „Rechnungsstellung“ kann im Feld „Anzahlung (%)“ der Prozentsatz der Anzahlung eingegeben werden. Der Prozentsatz der Anzahlung kann auch einem ausgewählten Bestand in der Bestandskarte zugewiesen werden.

Man kann denselben Prozentsatz für die Anzahlung auf den gesamten Auftrag oder separat auf jede einzelne Position anwenden.

Nach der Verbuchung der Vorauszahlungsrechnung ändert sich der Status der Kauf-/Verkaufsbestellung in „Wartet auf Vorauszahlung“.

Das Verfahren zur Abrechnung einer Vorauszahlung entspricht dem Verfahren zur Abrechnung einer regulären Zahlung. Es ist sicherzustellen, dass der offene Posten im Kreditoren-/Debitorenbuch mit der Vorauszahlungsrechnung verrechnet wird.

Der nächste Schritt besteht darin, die Schlussrechnung für den Kauf/Verkauf zu verbuchen. Dies kann entweder über die Einkaufs-/Verkaufsbestellung oder über die Verkaufs-/Einkaufsrechnung erfolgen, indem man eine neue Rechnung erstellt, den Lieferanten/Käufer hinzufügt und die Positionen aus der Einkaufs-/Verkaufsbestellung übernimmt.

Bei der Verbuchung der Schlussrechnung wird diese mit der Vorauszahlungsrechnung verrechnet, wodurch der Vorauszahlungsbetrag vom Konto für Vorauszahlungen an Lieferanten/Käufer abgebucht und der Gesamtbetrag auf das entsprechende Einkaufs-/Verkaufskonto gebucht wird.

Wenn der Prozentsatz der Anzahlung auf dem Kauf-/Verkaufsauftrag 100 % beträgt, ist die Ausstellung einer Schlussrechnung obligatorisch. Genau wie bei einer Anzahlung von weniger als 100 % führt dies dazu, dass der Anzahlungsbetrag vom Anzahlungskonto für Lieferanten/Käufer umgebucht und auf das entsprechende Kauf-/Verkaufskonto verbucht wird.

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet Funktionen, die die Verwaltung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen vereinfachen und so zu einer effizienteren Abwicklung von Geschäftstransaktionen beitragen.

Wir laden Sie herzlich ein, unseren Blog zu verfolgen, wo wir Ihnen weitere neue und nützliche Funktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central vorstellen werden!