Kto ma zająć się nowym leadem? To pytanie, które w wielu organizacjach pojawia się właściwie każdego dnia.
Nowy lead trafia do systemu. Ktoś musi go przejąć, sprawdzić, skontaktować się z potencjalnym klientem i rozpocząć proces sprzedażowy. Przy kilku rekordach nie stanowi to większego problemu. Co jednak w sytuacji, kiedy każdego dnia pojawiają się dziesiątki albo setki nowych leadów?
Możemy oczywiście ręcznie przypisywać je poszczególnym handlowcom. Możemy też stworzyć własne automatyzacje, workflowy czy Power Automate.
Ale… nie zawsze trzeba.
W Dynamics 365 Sales znajdziemy funkcję „Przypisz pracę” dostępną w ramach Sales Accelerator, która pozwala zautomatyzować właśnie ten proces. System może na podstawie zdefiniowanych reguł zdecydować, do którego handlowca lub zespołu powinien trafić dany rekord.
Załóżmy prosty przykład:
Do naszego CRM trafiają nowe leady z różnych źródeł. Chcemy, aby leady z określonego źródła trafiały do odpowiedniej grupy handlowców. Nie chcemy jednak, aby manager codziennie przeglądał nowe rekordy i ręcznie decydował, kto powinien się nimi zająć.
I tutaj właśnie pojawia się Przypisywanie pracy.
Segment + sekwencja + reguła przypisania
Mechanizm opiera się przede wszystkim na trzech elementach: segmentach, sekwencjach oraz regułach przypisania. Segment pozwala określić, jakie rekordy nas interesują.
Możemy więc powiedzieć na przykład: interesują mnie leady pochodzące z targów, z określonego regionu albo spełniające inne kryteria biznesowe.
Następnie możemy połączyć taki segment z odpowiednią sekwencją, która definiuje kolejne kroki procesu sprzedażowego.
I wreszcie mamy reguły przypisania, czyli regułę, która odpowiada na najważniejsze pytanie: komu przypisać ten rekord? Reguły przypisania mogą automatycznie kierować leady i szanse sprzedaży do konkretnych handlowców lub zespołów. Nie tylko „przypisz do Alicji”. Najciekawsze zaczyna się wtedy, kiedy przestajemy traktować automatyczne przypisywanie jako prostą regułę typu:
„Jeżeli lead spełnia warunek X, przypisz go do użytkownika Y”.
Dynamics 365 może uwzględniać przy przypisywaniu również informacje dotyczące handlowców, ich dostępności czy pojemności. Dzięki temu mechanizm może pomagać nie tylko w automatyzacji, ale również w bardziej równomiernym rozdzielaniu pracy pomiędzy członków zespołu.
Jednym z dostępnych sposobów dystrybucji jest „przypisuj okrężnie”, czyli sprawiedliwe rozdzielanie kolejnych rekordów pomiędzy handlowców spełniających kryteria reguły. System bierze przy tym pod uwagę, kto najdłużej czekał na nowe przypisanie.
To szczególnie przydatne w zespołach, w których nowych leadów pojawia się dużo i nie chcemy, aby wszystkie trafiały przypadkowo do jednej osoby. Co dzieje się później?
Automatyczne przypisanie to jednak dopiero początek!
Po stronie handlowca rekord może trafić do listy pracy w Sales Accelerator, gdzie użytkownik widzi swoją pracę i może skupić się na kolejnych działaniach. Sales Accelerator został zaprojektowany właśnie po to, aby ograniczyć czas potrzebny na wyszukiwanie kolejnego klienta, z którym należy się skontaktować, i dostarczyć handlowcowi odpowiedni kontekst w jednym miejscu.
W połączeniu z sekwencjami otrzymujemy więc znacznie więcej niż samo „przerzucenie” rekordu pomiędzy użytkownikami. Możemy stworzyć cały scenariusz:
nowy lead → spełnia kryteria segmentu → zostaje automatycznie przypisany → trafia do pracy handlowca → handlowiec otrzymuje kolejne kroki procesu sprzedażowego.
I wszystko to możemy skonfigurować w ramach standardowych funkcjonalności Dynamics 365 Sales.
Po co to wszystko?
Bo w sprzedaży czasem nie potrzebujemy kolejnego raportu pokazującego, że mamy 500 nieprzypisanych leadów. Potrzebujemy, żeby ktoś się nimi zajął.
Przypisanie pracy pozwala przenieść część odpowiedzialności za organizację pracy z managera i handlowców na system. Zamiast codziennie zastanawiać się, kto powinien otrzymać kolejny rekord, możemy wcześniej zdefiniować zasady, według których Dynamics 365 zrobi to automatycznie.
Mniej ręcznego przypisywania.
Mniej nieobsłużonych leadów.
Lepsze wykorzystanie dostępności zespołu.
I przede wszystkim - więcej czasu na faktyczną sprzedaż.
.png)
