Nie sztuką jest obsłużyć idealną fakturę - sztuką jest obsłużyć każdą. W poprzednim odcinku serii Out of the Box pokazywaliśmy umowy zakupu, gdzie proces przebiega wzorcowo: dokument przychodzi, zostaje rozpoznany, dopasowany i zaksięgowany bez ingerencji człowieka. Tym razem przechodzimy do codzienności, w której faktury rzadko bywają idealne.
W praktyce skan bywa niskiej jakości, ilości nie zgadzają się z zamówieniem, cena odbiega od ustaleń, a dane z e-faktury trafiają nie tam, gdzie powinny. Continia Document Capture nie pomija takich sytuacji - ma na nie przygotowane, konkretne rozwiązania.
Kłopot z odczytem
Nietypowy układ albo słaby skan potrafią zablokować rozpoznanie. Ratunkiem jest nauczenie szablonu dostawcy: na podglądzie zaznaczamy wartość razem z jej opisem, a system zapamiętuje to miejsce. Kolejne dokumenty od tego samego kontrahenta czytają się już samodzielnie.
Gdy faktura obejmuje mniej niż dostawa
Domyślnie system próbuje rozliczyć całą otwartą ilość, tyle że dostawca rzadko fakturuje wszystko za jednym razem. Przyjęliśmy dziesięć sztuk, a na fakturze widnieją cztery? Wpisujemy właściwą liczbę w polu Dopasowana ilość, a pozostała część czeka na następny dokument. Ten sam mechanizm można również zautomatyzować w oparciu o reguły zdefiniowane na szablonie.
Kiedy cena nie trzyma się zamówienia
To jeden z najbardziej praktycznych scenariuszy. Na szablonie definiujemy dopuszczalne odchylenie kwoty. Szerszy margines sprawia, że niewielka różnica kończy się jedynie ostrzeżeniem i fakturę można zaksięgować. Po zawężeniu tolerancji ta sama różnica zatrzymuje dokument już na etapie rejestracji. To użytkownik decyduje, czy rozbieżność ma wyłącznie sygnalizować problem, czy realnie blokować księgowanie.
E-faktury z KSeF
Faktura ustrukturyzowana rządzi się inną logiką niż PDF - nie przechodzi przez OCR, lecz przez moduł Continia eDocuments, który mapuje dane wprost ze struktury pliku i uzupełnia większość pól automatycznie. Zdarza się jednak, że numer zamówienia wpada do niewłaściwego pola i wtedy dopasowanie nie działa. Rozwiązanie zajmuje chwilę: wskazujemy systemowi właściwe źródło danych, odświeżamy rozpoznawanie i połączenie z zamówieniem wraca. Jedna poprawka w szablonie przywraca pełną automatykę.
Prawdziwa wartość ujawnia się na trudnych dokumentach
Continia nie sprawia, że wyjątki znikają - one zawsze będą się pojawiać. Robi coś istotniejszego: pozwala obsłużyć je szybko, pod kontrolą i z pełnym śladem przeprowadzonych działań. Tolerancje kwot, rozliczenia częściowe, komentarze systemu i szablony, które da się dopasować - to nie doraźne obejścia, lecz przemyślane rozwiązania odpowiadające realnym potrzebom. O sile narzędzia nie decyduje faktura, która „sama się księguje”, lecz ta, która nastręcza problemów.
Skontaktuj się z ekspertami Intersys i umów bezpłatną konsultację:
Napisz do nas na:
.png)
