Wie viel Zucker steckt in einer E-Mail? Oder: Wie man die wichtigsten Informationen in den E-Mail-Anfragen von Kunden findet.

Als Unternehmer nutzen Sie sicherlich E-Mails für die Korrespondenz mit bestehenden und potenziellen Kunden.
Oft enthalten diese Nachrichten wichtige Informationen, die – wenn sie klar dargestellt und effizient verarbeitet werden – einen Wettbewerbsvorteil schaffen und somit dazu führen können, dass gerade Ihr Unternehmen als Geschäftspartner ausgewählt wird.

Im Folgenden wird eine Situation beschrieben, in der die eigens entwickelte Lösung Morpheus Mail, die auf der modernen und flexiblen Microsoft Azure-Plattform basiert, den Informationsfluss erheblich vereinfachen und die Bearbeitungszeit verkürzen kann.

Nehmen wir an, Sie betreiben einen Catering-Service, der verschiedene Arten von Veranstaltungen betreut, und erhalten eine E-Mail mit einer Anfrage von einem potenziellen Kunden, der sich über das Angebot, z. B. für das Catering bei einer bevorstehenden Veranstaltung in seinem Unternehmen, informieren möchte. Dabei gibt er das Datum, den Ort und die Anzahl der Personen an – alles in Form eines frei formulierten Textes, den wir im Inhalt der E-Mail erhalten.

Wie könnte ein solcher Briefwechsel aussehen?

„Guten Tag,

Für die bevorstehende Veranstaltung in unserer Organisation suche ich dringend einen Catering-Anbieter. Die Veranstaltung findet am 03.06.2019 in Warschau, Marszałkowska-Straße 123, statt; es werden 50 Personen daran teilnehmen. Wir legen Wert darauf, dass die Speisen vegetarisch und herzhafte Gerichte sind; das Budget für das Catering beträgt 8.000 PLN.

Können Sie uns auf der Grundlage dieser Informationen ein Angebot unterbreiten?

Mit freundlichen Grüßen,
Joanna Kowalska
000 Company
Telefon: +48 123-245-679”

Man sollte bedenken, dass bei der Suche nach einem Anbieter solcher Dienstleistungen dieselbe Nachricht in der Regel gleichzeitig auch an andere Unternehmen gesendet wird, um das optimale Angebot zu finden. Bei schnell näher rückenden Terminen kommt es häufig vor, dass solche E-Mails in der Hoffnung auf eine möglichst schnelle Antwort der Empfänger verfasst werden, zumal solche Anfragen manchmal erst in letzter Minute vor der Veranstaltung eingehen. Es ist kein Geheimnis, dass in solchen Fällen der Subunternehmer, der schneller auf eine solche Anfrage antwortet, im Vorteil gegenüber den anderen Mitbewerbern ist. In solchen Situationen wird auch berücksichtigt, dass ein Anbieter, der sachlich antwortet und ein passendes Angebot unterbreitet, den Kunden praktisch für sich gewinnen kann, da er schnell und konkret reagiert hat.

Daher ist es für Unternehmen, die Aufträge aus solchen Anfragen bearbeiten, von großer Bedeutung, die wichtigsten Daten aus der erhaltenen E-Mail schnell zu extrahieren, darunter Schlüsselwörter wie:
– Priorität für den Kunden: dringend
– Datum der Leistungserbringung: 03.06.2019
– Umfang der Dienstleistung: 50 Personen
– erwartete Art/Qualität der Dienstleistung: vegetarisch, herzhafte Speisen
– maximales vorgesehenes Budget: 8000 PLN

Wenn das Portfolio des Unternehmens übersichtlich strukturiert und in einer für die Anbieter leicht verständlichen Form aufbereitet ist, wissen diese, welches Gebiet sie betreuen, und kennen die oben genannten Details zum Auftrag. Mit Hilfe geeigneter Tools können die Mitarbeiter, die solche Anfragen bearbeiten,
deutlich schneller als die Konkurrenz ein entsprechendes Angebot erstellen und versenden und so ihre Chancen auf einen erfolgreichen Verkauf maximieren.

Ein Tool, das die Bearbeitung solcher Anfragen unterstützen soll, sollte folgende Module enthalten:
– Postfach(e),
– einen Mechanismus zum Abrufen von Daten aus dem Postfach samt Algorithmen zur Extraktion der erforderlichen Informationen,
– Zugriff auf den entsprechenden Katalog der beschriebenen Produkte,
– einen Mechanismus zur schnellstmöglichen Generierung eines Angebots,
– eine intuitive Benutzeroberfläche, über die die Elemente des Angebots präzisiert werden können.

Ein solches Tool ist die firmeneigene Lösung Morpheus Mail, die sich in das Postfach integriert, über das das Unternehmen Angebotsanfragen von Kunden entgegennimmt und von dem aus die Vertriebsmitarbeiter anschließend Angebote erstellen. Morpheus Mail erfasst automatisch vordefinierte Schlüsselwörter oder -kategorien, die für eine schnelle Bestimmung der Art und der wesentlichen Parameter der Anfrage erforderlich sind. Dadurch müssen die Vertriebsmitarbeiter den Inhalt der Nachrichten nicht mehr im Detail analysieren, da die Essenz der Anfrage automatisch für sie generiert wird. Dies beschleunigt die Angebotserstellung und maximiert die Chancen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und erfolgreich zu verkaufen. Zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung des Prozesses kann das gesamte System in der Azure-Cloud gehostet werden, wo entsprechende Komponenten wie SQL Azure, Machine Learning, App Service usw. zur Verfügung stehen.

Wie funktioniert das?
Der erste Schritt des Verarbeitungsprozesses besteht aus den Funktionen von Microsoft Graph (Exchange API), die eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Möglichkeit bieten, auf Exchange-Daten zuzugreifen und diese zu verwalten. In diesem Fall besteht die Hauptaufgabe darin, den Inhalt der empfangenen Nachricht, d. h. der Angebotsanfrage, aus dem E-Mail-Postfach abzurufen. Anschließend kommt Azure Cognitive Services zum Einsatz, das dank seiner Funktionen Formulare erkennt, identifiziert und wichtige Informationen sowie Daten aus den Formularen extrahiert. Im angegebenen Beispiel erkennt Azure Cognitive Services die Sprache und analysiert die Stimmung des Textes. Der letzte Schritt ist die proprietäre Lösung Morpheus, die die Aufgabenabwicklung durch eine effiziente Suche nach Schlüsselwörtern erheblich verkürzt, die Beziehungen zwischen Geschäftspartner und Kunde treffsicher zuordnet und Reaktionen automatisiert.

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