Statement of Transactions and Balances for General Ledger Accounts in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Zachowanie równowagi bilansowej i zasady podwójnego zapisu to podstawowa zasada w księgowości, którą należy stosować i weryfikować. Związane jest to z ogromną ilością zapisów księgowych, które wpływają na bardzo duże ryzyko wystąpienia różnorodnych błędów. Kontrolę poprawności zapisów księgowych oraz dostarczenie informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału, potrzebnych do sporządzenia sprawozdań finansowych (bilansu, rachunku zysków i strat) dostarcza zestawienie obrotów i sald. Zestawienie to nazywane jest potocznie „obrotówką”, a także bilansem próbnym (ang. Trial Balance).

W serii trzech kolejnych wpisów zostaną omówione raporty dostępne w ramach Polish Localization dostarczonej od IT.Integro, które pozwalają na rzetelne weryfikowanie zapisów księgowych:

• Zestawienie obrotów i sald kont K/G,
• Zestawienie obrotów i sald kont nabywców i dostawców;
• Wiekowanie należności i zobowiązań.

W dzisiejszym wpisie omówię charakterystykę „Obrotówki” dla kont K/G, a także możliwości konfiguracji stałych filtrów, które ułatwiają sprawniejsze raportowanie.

Raport Zestawienia obrotów i sald kont K/G, a także raporty go uzupełniające – Zestawienie obrotów i sald nabywców oraz Zestawienie obrotów i sald dostawców znajdują się w sekcji raportów i analiz.

Zestawienie obrotów i sald kont K/G prezentuje następujące wartości dla wszystkich kont księgi głównej w układzie czterech kolumn:

• saldo początkowe,
• obroty okresu,
• obroty narastająco,
• saldo na dzień.

W Microsoft Dynamics 365 Business Central raport ten pokazuje zapisy z poziomu kont K/G, jednak może też odwoływać się do zapisów sum z ksiąg pomocniczych nabywców i dostawców.

Na powyższym screenie na żółto dodatkowy zapis sumy zapisów z księgi dostawców i nabywców, który pokazuje bardziej szczegółową informację, co składa się na wartość danej pozycji z planu kont na zestawieniu.

W celu przygotowania zestawienia należy wykonać następujące kroki:

1.Wyszukać w oknie wyszukiwania raport „Zest. obrotów i sald kont K/G”. Po jego wybraniu, pokazuje się okno konfiguracji raportu.

2. W oknie do ustawienia raportu należy ustawić na karcie skróconej Opcje odpowiednie pola (w zależności od potrzeby uzyskania danych):

3. Karta skrócona Konto K/G służy do ustawienia różnych filtrów ograniczających zakres danych w raporcie:

3a. Filtr: Konto K/G – jest tutaj do wyboru wiele pól, które pozwalają nam dokładnie sprecyzować wartości w generowaniu zestawienia, które odnoszą się do ustawień na kartotece konta K/G, np.:

3b. Filtruj sumy według – polem obligatoryjnym jest filtr daty, natomiast pozostałe filtry są dodatkowe, uszczegóławiające zakres danych w obrotówce:

4. Tak przygotowany raport możemy wydrukować, zapisać (wysłać do) PDF, XML, MS Word, MS Excel, a także wydrukować:

5. Podgląd zestawienia obrotów i sald kont K/G:

Należy przy tym wspomnieć, że bardzo przydatną opcją jest możliwość zapamiętywania wartości domyślnych ustawień generowania raportu. Mogą to być:

• ostatnio używane opcje i filtry,
• personalizowane widoki ustawione wg własnych preferencji, które usprawniają proces generowania zestawienia obrotów i sald kont K/G – możliwość ustawienia wielu takich opcji i filtrów.

W celu spersonalizowania własnych opcji i filtrów należy przejść na pełną listę i poprzez rozwinięcie dodatkowych opcji, wybrać Zarządzanie/Nowe:

Wystarczy uzupełnić nazwę własną widoku, ewentualnie zaznaczyć pozostałe opcje:

Kolejno ustawić opcje i filtry zapisanej personalizacji – np.: chcemy pokazać saldo początkowe, wykazać tylko konta mające obroty w danym okresie, połączyć z bardziej szczegółowymi danymi z ksiąg pomocniczych dostawców i nabywców oraz dane pokazać dane tylko dla MPK o wartości ADM:

Po zapisaniu, powstaje spersonalizowane ustawienie raportu, które będzie się pokazywało w opcjach:

Generując Zestawienie obrotów i sald kont K/G, gdy użyjemy wartości domyślnych z zapisanego widoku, wszystkie opcje i filtry automatycznie się uzupełniają.

Dzięki takiej możliwości ustawień możemy w szybki sposób generować w dowolnym momencie wiele zestawień o różnych ustawieniach. Szczególnie jest to pomocne i istotne, gdy potrzebujemy te same raporty wykonywać w tych samych odstępach czasu.  Każde takie zestawienie może pokazywać nam inne wartości danych, które są nam potrzebne w wielu obszarach.

Zestawienie obrotów i sald kont K/G jest raportem, który zbiera wszystkie zapisy kont księgi głównej, który można uzupełnić o zapisy sum ksiąg pomocniczych nabywców i dostawców.  Poprzez szerokie możliwości ustawienia opcji i filtrów można wygenerować wiele różnych kombinacji wartości danych oraz zapisywać je domyślnie na przyszłość.