Ile czasu dział księgowości traci co miesiąc na księgowanie dokładnie tych samych faktur?
Czynsz, leasing samochodów, abonamenty, licencje na oprogramowanie - te dokumenty wracają cyklicznie, w niemal identycznej formie, a mimo to za każdym razem ktoś musi je ręcznie zarejestrować, wskazać konto, uzupełnić wymiary i przekazać do akceptacji.
Problem nie kończy się jednak na samym księgowaniu. Informacje o umowach są rozproszone po skrzynkach mailowych i arkuszach kalkulacyjnych, przez co łatwo przeoczyć moment odnowienia kontraktu albo podwyżkę ceny. W efekcie firmy płacą za subskrypcje, z których dawno nie korzystają, i dowiadują się o tym dopiero przy zamknięciu roku.
Moduł umowy zakupu w Continia Document Capture rozwiązuje oba te problemy naraz. Gromadzi wszystkie powtarzalne koszty w jednym miejscu i pozwala skonfigurować je raz, po czym przejmuje obsługę kolejnych faktur.
Cały proces opiera się na trzech rolach:
• księgowości
• osobie zarządzającej umowami
• osobie zatwierdzającej
Na podstawie faktury tworzymy umowę zakupu, która trafia do przeglądu i akceptacji. Od tego momentu kolejne, powtarzalne faktury, system rejestruje, akceptuje i księguje już automatycznie - człowiek angażuje się tylko raz.
Na karcie umowy kluczowymi polami są:
• Typ ceny: kwota stała oznacza automatyczną akceptację faktury o tej samej wartości, a kwota zmienna dopuszcza odchylenie procentowe
• Po ustawieniu okresu fakturowania system sam wylicza kwotę roczną
• Włączając „Automat. Akceptację w zakresie odchylenia” i opcję „Przedstaw do akceptacji” w szablonie dokumentu sprawiamy, że wystarczy zaakceptować umowę raz
Natomiast kolejne faktury wystarczy powiązać przez „Dopasuj do umowy zakupu”, a wiersze, konto i wymiary podpowiedzą się same. Powiązanie powstaje przez szablon dokumentu przypisany już do konkretnego dostawcy po pierwszym utworzeniu umowy zakupu.
Należy przy tym pamiętać, że samo powiązanie to dopiero połowa sukcesu. O tym, czy faktura zostanie zaakceptowana automatycznie, decyduje jeszcze zgodność kwoty z umową oraz data dokumentu. Domyślnie faktura może wyprzedzać lub opóźniać się o trzy dni względem umowy albo poprzedniej faktury, a tolerancję tę można swobodnie zmienić w ustawieniach modułu.
Warto podkreślić, że korzyści z umów zakupu wykraczają poza samo księgowanie. Zebranie wszystkich kontraktów i subskrypcji w jednym miejscu pozwala łatwo porównać je z ofertami innych dostawców, a nawet sprawdzić, czy kilku osobnych umów nie da się połączyć w jedną i obniżyć w ten sposób łącznego kosztu.
Regularny przegląd, wymuszany przez ustawioną częstotliwość akceptacji, sprawia, że żadna umowa nie przedłuża się automatycznie bez świadomej decyzji firmy, która w porę rozstrzyga, czy kontrakt kontynuować, zmodyfikować, czy zakończyć.
Podsumowując, moduł umowy zakupu ogranicza pracę manualną, przyspiesza przetwarzanie dokumentów i daje pełny przegląd kosztów cyklicznych - kolejny dowód, że Continia rozszerza standard Business Central o pełny obieg dokumentu.
Skontaktuj się z ekspertami Intersys i umów bezpłatną konsultację:
Napisz do nas na:
.png)
