Integracja Business Central i PowerBI – raporty dostępne „z pudełka” w interfejsie BC

Śmiało możemy twierdzić, że wersja 25.1 Business Central w modelu Cloud była przełomowa, jeżeli chodzi o raportowanie.

Od zawsze wiadomym było, że oprócz możliwości raportowych, które posiada BC jako system klasy ERP, można rozszerzać to raportowanie o wykorzystanie narzędzi Business Intelligence, jak PowerBI - co, od strony połączenia tych dwóch usług, czyli pobrania danych z BC i wizualizacji ich w BI, było łatwe i rozbudowane. Ta integracja, pomiędzy naszym ERP a BI, wchodzi teraz na jeszcze wyższy poziom!

‍
Microsoft pozwala połączyć środowisko BC Cloud z obszarem roboczym PowerBI w organizacji i skorzystać ze sporej ilości gotowych raportów, które mogą być wyświetlone bezpośrednio w interfejsie BC. Dostępnych jest już ich naprawdę sporo, w różnych obszarach:

• Księgowość i finanse: 14 raportów
• Sprzedaż: 12 raportów
• Zakupy: 13 raportów
• Magazyn: 11 raportów
• Wycena magazynu: 3 raporty
• Projekty/zlecenia: 7 raportów
• Produkcja: 11 raportów

Szczegółowo o tym, jakie raporty w danym obszarze występują oraz opis do każdego z nich znaleźć można tutaj: PowerBI apps/reports for functional areas - Business Central | Microsoft Learn

Na początek trochę o drobnych warunkach do spełnienia. Aby móc wykorzystać raporty PowerBI dostępne „z pudełka” w interfejsie Business Central, o których mowa, należy:

• Upewnić się, że wersja Business Central, z której korzystamy jest wersją Cloud o numeracji co najmniej 25.1, w której znajduje się zainstalowany connector – jest on instalowany automatycznie przez Microsoft w Twoim środowisku, w momencie aktualizacji systemu do wersji 25.1
• Zainstalować udostępniane globalnie szablony raportów BI w formie aplikacji z AppSource i umieścić je we współdzielonym obszarze roboczym
• Upewnić się, czy posiadamy odpowiednie licencje po stronie PowerBI – zgodnie z polityką Microsoft, wymagana jest licencja PowerBI Pro dla:
  • Użytkownika, który instaluje aplikacje z raportami z AppSource i umieszcza je we współdzielonym obszarze roboczym
  • Użytkownika, który odświeża dane w raporcie
  • Każdego użytkownika, który uzyskuje dostęp do raportów, zarówno do „oglądania” ich w samym PowerBI, jak i osadzonych w interfejsie BC

Mając spełnione te warunki można zauważyć, że przechodząc przez Widok główny użytkownika do Wszystkich raportów, pojawiły się dostępne raporty PowerBI przydzielone do odpowiednich obszarów tematycznych.

Próbując uruchomić któryś z nich, otrzymamy konfigurator połączenia BC z PowerBI. Ten sam konfigurator dostępny jest do uruchomienia z poziomu Konfiguracji z pomocą.

Przechodząc po kolei krokami konfiguratora, należy ustawić typ kalendarza, strefę czasową lub zdefiniować dni pracujące w ciągu tygodnia, aż do momentu, w którym konkretnym obszarom należy przypisać aplikacje ze standardowymi raportami, pobranymi z AppSource.

Linki do pobrania tych aplikacji znajdują się bezpośrednio w dokumentacji Microsoft: Installing Power BI apps for Business Central - Business Central | Microsoft Learn

Użycie jednego z tych linków przenosi do AppSource, gdzie należy pobrać daną aplikację.

Wybór Get it now spowoduje automatyczne przekierowanie do usługi PowerBI, gdzie należy utworzyć nowy obszar roboczy i zapisać w nim aplikację z raportami – jeżeli już wcześniej ta aplikacja została pobrana można nadpisać/zaktualizować istniejącą aplikację i obszar roboczy, lub utworzyć nowy.

Mając utworzony obszar roboczy z zapisanymi aplikacjami, należy zająć się konfiguracją po stronie PowerBI w zakresie odświeżania raportu czy źródła danych dla niego – należy podpiąć odpowiednią firmę jako źródło danych w PowerBI, ponieważ standardowo te raporty mogą wyświetlać dane z przykładowego źródła. W przypadku problemów z konfiguracją PowerBI - zapraszamy do bezpośredniego kontaktu na sales@intersys.pl

Wykonując wszystkie czynności opisane wyżej, po raz kolejny próbując uruchomić któryś ze standardowych raportów PowerBI, np. Finance Report:

Użytkownik otrzymuje otworzony bezpośrednio w Business Central raport PowerBI, na którym może pracować w kontekście weryfikacji danych tak, jakby to robił w tym narzędziu.

Podsumowując, Microsoft po raz kolejny udowadnia, że każda nowa aktualizacja systemu przynosi nowe, bardzo ważne zmiany – tym razem również w aspekcie raportowania. Udostępnione standardowe raporty PowerBI, jeżeli spełniają wymagania danej organizacji, pozwolą zaoszczędzić na kosztach związanych z tworzeniem custom'owych raportów.

A to jeszcze nie koniec, bo Microsoft już zapowiada, że w kolejnych wersjach będzie udostępniał nowe raporty, więc ta lista z początku wpisu z pewnością się rozszerzy! Zachęcamy do śledzenia bloga – na pewno będziemy o tym informować!