.png)
W Microsoft Dynamics 365 Business Central mechanizm rozliczania zapisów kojarzy się przede wszystkim z należnościami i zobowiązaniami, czyli zapisami nabywców i dostawców. Podobna potrzeba występuje jednak również na kontach księgi głównej, szczególnie przejściowych, technicznych i rozliczeniowych.
Na takich kontach mogą znajdować się zapisy, które powinny zostać ze sobą powiązane i rozliczone. Samo saldo nie zawsze jednak wystarcza, aby szybko określić, które operacje zostały już zakończone, a które nadal wymagają wyjaśnienia lub dalszego rozliczenia.
Odpowiedzią na ten problem jest funkcja G/L Open Entries dostępna w Continia Finance. Pozwala ona obsługiwać otwarte zapisy na kontach księgi głównej w sposób zbliżony do rozliczania zapisów nabywców i dostawców.
Większa kontrola nad zapisami księgi głównej
G/L Open Entries nie zmienia podstawowych zasad księgowania w Business Central. Rozszerza natomiast możliwości pracy z zapisami, pozwalając określić, które pozycje na koncie K/G zostały już rozliczone, a które nadal pozostają otwarte.
Funkcja jest szczególnie przydatna w przypadku kont, których saldo składa się z wielu przejściowych lub technicznych zapisów wymagających regularnego uzgadniania. Dzięki niej użytkownik może łatwiej kontrolować poszczególne operacje, bez konieczności każdorazowego analizowania całej historii konta.
Dlaczego samo saldo konta może nie wystarczyć?
Dobrym przykładem jest konto przejściowe wykorzystywane do ewidencji transferów pieniężnych pomiędzy rachunkami bankowymi.
W takim przypadku na jednym koncie mogą pojawiać się zarówno zapisy dotyczące środków wychodzących z jednego rachunku, jak i wpływających na drugi. Operacje te nie zawsze są księgowane w tym samym momencie. Zdarza się również, że transfer zostaje rozliczony tylko częściowo albo jeden z zapisów oczekuje jeszcze na potwierdzenie w wyciągu bankowym.
W efekcie część zapisów wzajemnie się bilansuje, a pozostałe tworzą aktualne saldo konta. Samo saldo nie daje jednak informacji o tym, które operacje zostały już zakończone, a które nadal wymagają wyjaśnienia.
Bez dodatkowego mechanizmu księgowy musi samodzielnie analizować historię konta i ustalać, które zapisy można ze sobą powiązać. W praktyce często wiąże się to z prowadzeniem dodatkowych zestawień w Excelu, ręcznym oznaczaniem rozliczonych pozycji lub przechowywaniem informacji poza systemem.
G/L Open Entries, czyli rozrachunki również na kontach księgi głównej
G/L Open Entries rozszerza sposób pracy z wybranymi kontami księgi głównej. Po włączeniu funkcji można śledzić otwarte pozycje i rozliczać odpowiadające sobie zapisy.
Użytkownik może:
• przeglądać otwarte zapisy dla konkretnego konta K/G,
• wskazywać pozycje przeznaczone do wzajemnego rozliczenia,
• wykonywać pełne i częściowe rozliczenia,
• ponownie otwierać wcześniej rozliczone pozycje,
• analizować zapisy, które nadal pozostają otwarte.
Proces przypomina pracę z otwartymi zapisami nabywców i dostawców. Użytkownik wskazuje zapisy przeznaczone do rozliczenia, przypisuje im identyfikator rozliczenia, a następnie księguje rozliczenie.
Obsługa częściowych rozliczeń pozwala dodatkowo pracować z operacjami realizowanymi etapami, bez konieczności zamykania całego zapisu jednorazowo.
Automatyczne rozliczanie zapisów
Przy większej liczbie operacji ręczne wskazywanie każdej pary zapisów może być czasochłonne. Dlatego G/L Open Entries umożliwia również uruchomienie procesu automatycznego rozliczania zgodnie z wybranymi parametrami.
Funkcja może wspierać obsługę powtarzalnych księgowań, w których zapisy po przeciwnych stronach konta można ze sobą jednoznacznie powiązać. Użytkownik zachowuje przy tym możliwość wcześniejszego podglądu otwartych pozycji oraz kontroli wyniku rozliczenia.
Możliwość rozpoczęcia pracy na koncie posiadającym zapisy
Podczas włączania funkcji dla istniejącego konta system uwzględnia jego aktualny stan.
Jeżeli saldo konta wynosi zero, nowe zapisy mogą być od tego momentu obsługiwane jako otwarte zapisy K/G. Jeśli konto posiada saldo, użytkownik może zostać poproszony o otwarcie wszystkich albo wybranych istniejących zapisów.
Pozwala to wdrożyć funkcję nie tylko na nowych kontach, ale również objąć nią konta już wykorzystywane w bieżącej księgowości.
Przed aktywacją warto jednak uzgodnić, które historyczne pozycje powinny zostać oznaczone jako otwarte oraz czy ich zestaw poprawnie odzwierciedla saldo konta.
Raportowanie i specyfikacja salda
Jedną z istotnych korzyści G/L Open Entries jest możliwość łatwiejszego kontrolowania i analizowania sald kont księgi głównej. Służy do tego dedykowana strona „Otwarte konta K/G”, która zapewnia użytkownikowi centralny widok kont objętych obsługą modułu.
Z poziomu tej strony dostępna jest lista aktywnych kont K/G wraz z przypisanymi do nich otwartymi zapisami. Użytkownik może dzięki temu szybko sprawdzić, które konta są objęte funkcjonalnością, jakie pozycje nadal oczekują na rozliczenie, a także przejść do szczegółowej analizy zapisów. Co istotne, bezpośrednio z tego poziomu można również przeprowadzać rozliczenia otwartych pozycji, bez konieczności przechodzenia do innych widoków systemu.
Dodatkowo strona umożliwia uruchomienie raportu prezentującego aktualnie dostępne otwarte zapisy. Pozwala on przygotować czytelną specyfikację pozycji składających się na saldo danego konta, co ułatwia ich weryfikację, uzgadnianie oraz wyjaśnianie ewentualnych różnic.
Dzięki temu użytkownik zyskuje jedno miejsce, z którego może zarówno kontrolować konta objęte modułem G/L Open Entries, monitorować i rozliczać nierozliczone pozycje, jak i przygotowywać zestawienia na potrzeby bieżącej pracy księgowości, zamknięcia okresu czy kontroli audytorskiej.
Mała funkcja, duża różnica w kontroli kont
G/L Open Entries nie zmienia podstawowych zasad księgowania w Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dodaje jednak istotną możliwość: pozwala określić, które zapisy na koncie księgi głównej zostały już wzajemnie rozliczone, a które nadal pozostają otwarte.
Największą wartość przynosi w przypadku kont, na których regularnie pojawia się wiele przejściowych lub technicznych operacji wymagających późniejszego uzgodnienia.
Dzięki temu księgowość zyskuje większą przejrzystość zapisów, łatwiejszy dostęp do nierozliczonych pozycji i sprawniejszy sposób kontroli sald – bez konieczności opierania całego procesu na dodatkowych zestawieniach prowadzonych poza Business Central.
Skontaktuj się z ekspertami Intersys i umów bezpłatną konsultację:
Napisz do nas na:
