%20(1080%C3%971500%20px)%20(1000%C3%971400%20px)%20(600%C3%97600%20px)%20(4).png)
Obowiązkowy KSeF zmienia sposób obsługi faktur zakupowych. Dla wielu firm pojawia się nowe wyzwanie: jak rozliczyć wydatek pracownika opłacony prywatnymi środkami, jeśli faktura trafia jednocześnie do KSeF?
Bez odpowiedniego procesu łatwo o duplikaty dokumentów i podwójne księgowanie kosztów. Na szczęście Continia oferuje sposób na bezpieczne połączenie obu procesów.
Gdzie pojawia się problem?
W tradycyjnym modelu pracownik przekazywał księgowości fakturę lub jej skan, który stanowił podstawę zarówno do rozliczenia wydatku, jak i zaksięgowania kosztu. Wraz z pojawieniem się KSeF sytuacja się zmienia. Faktura może zostać pobrana bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, niezależnie od tego, że wcześniej została zgłoszona przez pracownika jako wydatek.
Pojawia się więc pytanie: jak uniknąć sytuacji, w której ten sam dokument zostanie obsłużony dwukrotnie?
Wyzwanie w erze KSeF
Wyobraźmy sobie następującą sytuację - pracownik odbywa delegację służbową i opłaca nocleg własną kartą. Hotel wystawia fakturę na firmę. Dokument trafia do KSeF, a pracownik równocześnie rozlicza wydatek w aplikacji mobilnej Continia Expense Management.
Bez odpowiedniego powiązania procesów, ten sam koszt może zostać obsłużony dwukrotnie – raz jako wydatek pracowniczy, a drugi raz jako faktura zakupowa pobrana z KSeF. To nie tylko dodatkowa praca dla księgowości, ale również ryzyko błędów i podwójnego księgowania.
Continia daje rozwiązanie tego problemu
Funkcjonalność Continii umożliwia obsługę jednego dokumentu zarówno w Expense Management, jak i Document Capture. Dokument zgłoszony przez pracownika może zostać przekazany do procesu obsługi faktur zakupowych, przy jednoczesnym zachowaniu powiązania z wydatkiem pracowniczym.
Dzięki temu:
• dział księgowości może pracować na fakturze zakupowej
• pracownik nadal rozlicza wydatek w Expense Management
• zachowana jest informacja, że oba procesy dotyczą tego samego dokumentu
• system pomaga uniknąć podwójnego księgowania
Jak działa proces?
1. Pracownik zgłasza wydatek w Continia Expense Management
2. Faktura pojawia się w KSeF
3. Dokument jest pobierany do Continia Document Capture
4. System umożliwia powiązanie faktury z wydatkiem pracownika
5. Księgowość księguje koszt tylko raz
6. Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych wydatków
Podsumowując, KSeF wymusza nowe podejście do obsługi dokumentów zakupowych. Dzięki integracji Continia Expense Management i Continia Document Capture organizacje mogą skutecznie połączyć proces rozliczania wydatków pracowników z obsługą faktur z KSeF, eliminując ryzyko duplikatów i podwójnego księgowania.
Chcesz sprawdzić, jak przygotować proces rozliczania wydatków pracowników do KSeF w Dynamics 365 Business Central? Skontaktuj się z ekspertami Intersys i umów bezpłatną konsultację:
Napisz do nas na:
.png)
