W pracy działu sprzedaży dobra organizacja czasu i pełna widoczność interakcji z klientem to podstawa skuteczności. Handlowcy pracują jednocześnie w kilku narzędziach - CRM, poczcie e-mail i kalendarzu. Aby uniknąć podwójnej pracy i ryzyka utraty informacji, kluczowa jest ich właściwa integracja.
W Dynamics 365 Sales standardowo dostępna jest funkcjonalność synchronizacji spotkań z Outlookiem oraz Microsoft Teams.
1. Wymagania wstępne
Aby integracja działała poprawnie, muszą zostać spełnione następujące warunki:
Synchronizacja skrzynki użytkownika
• Włączona Server -Side Synchronization
• Skrzynka pocztowa zatwierdzona
• Skrzynka przetestowana i aktywna
Konfiguracja środowiska
• Włączona integracja z Exchange
• Włączona integracja z Microsoft Teams
• Włączona synchronizacja kalendarza
Szczegółowe wymagania znajdują się w dokumentacji Microsoft: Connect to Exchange Online - Power Platform | Microsoft Learn
2. Tworzenie spotkania w Dynamics 365
Krok 1: Przejdź do rekordu kontaktu lub wybierz inny typ rekordu którego będzie dotyczyło spotkanie, np. szansa sprzedaży czy potencjalny klient.
Otwórz wybrany kontakt (np. z poziomu listy kontaktów).
Krok 2: Dodaj nowe spotkanie
Na osi czasu kliknij:
+ Nowa aktywność → Spotkanie (Termin)
Można również utworzyć spotkanie z poziomu:
Obszar Działania → Kalendarz
Krok 3: Uzupełnij dane spotkania
W formularzu spotkania uzupełnij:
• Temat (np. Omówienie oferty)
• Datę i godzinę
• Czas trwania
• Uczestników wymaganych
• Opis spotkania
• Zaznacz opcję „Spotkanie online (Teams)”
Właściciel spotkania jest dodawany automatycznie jako uczestnik.
Krok 4: Zapisz spotkanie
Po zapisaniu:
• Spotkanie pojawi się na osi czasu rekordu
• System wygeneruje link do Microsoft Teams
• Zaproszenia zostaną automatycznie wysłane do uczestników
• Spotkanie zostanie zsynchronizowane z Outlookiem
3. Weryfikacja synchronizacji
3.1. Outlook
Po przejściu do kalendarza w Outlook:
• Spotkanie widoczne jest w odpowiednim dniu
• Zawiera temat, opis i link do Teams
• Uczestnicy są poprawnie dodani
3.2. Microsoft Teams
W kalendarzu Teams:
• Spotkanie widoczne jest automatycznie
• Dane są zgodne z CRM i Outlook
• Synchronizacja działa dwukierunkowo
Integracja spotkań w Dynamics 365 z Outlookiem i Microsoft Teams jest funkcjonalnością dostępną w standardzie (Out of the Box). Nie wymaga dodatkowych modyfikacji ani customizacji – kluczowa jest jedynie poprawna konfiguracja środowiska oraz skrzynek użytkowników.
Dzięki temu organizacja może w pełni wykorzystać potencjał ekosystemu Microsoft 365 w codziennej pracy zespołów sprzedaży.
