Kontekstowe zarządzanie e-mailami w Microsoft Dynamics 365

Praca z e-mailami, ich odbieranie, wysyłanie, przeglądanie w kontekście zdarzeń w historii relacji z danym Klientem to codzienność pracowników działów sprzedaży. Przez wiele lat działania Microsoft Dynamics CRM, handlowcy byli skazani na pracę w Outlooku, aby wykorzystać w pełni kontekstowe możliwości wiadomości e-mail. Od kwietnia 2020 uległo to zasadniczej zmianie.

E-mail to podstawa pracy każdego handlowca. Integralny element kontaktu z Klientem, rzecz, bez której nie istnieje codzienność funkcjonowania w sprzedaży. Tworzenie e-maili jest więc chlebem powszednim i wszystkim, którzy wykonują tę czynność po kilkadziesiąt czy kilkaset razy dziennie zależy, aby była ona jak najprostsza, a przy okazji ułatwiała orientację – do kogo piszemy, dlaczego piszemy, w jakim celu piszemy.

Naprzeciwko tym oczekiwaniom wychodzi całkowicie nowy, rozbudowany, kontekstowy edytor wiadomości e-mail w Microsoft Dynamics 365 Sales, który pozwala na sprawne i szybkie wysyłanie e-maili bez wykorzystywania Microsoft Outlook. Handlowiec wreszcie może rozpocząć pracę z e-mailem z poziomu systemu CRM i w tym samym systemie ją skończyć. W tym celu użytkownicy dostali do ręki szereg narzędzi i usprawnień, które przybliżają funkcjonalność wysyłania maili do sposobu znanego nam z wysłużonego Outlooka.

Nowy e-mail w oknie typu “popup” W obserwacjach użytkowników systemu Dynamics CRM dotyczących e-maili, przewijało się jak mantra jedno pytanie: “dlaczego e-maile nie otwierają się w nowym, małym okienku, tak jak w Outlooku? Dlaczego nie mogę spojrzeć na kontekst innych e-maili, innych informacji na Kliencie, tylko muszę tego szukać w kolejnych oknach przeglądarki?”. Microsoft postanowił wreszcie zaadresować i rozwiązać ten problem. Teraz, po kliknięciu na osi czasu naszego Klienta polecenia utworzenia nowego maila, wyświetla się nam funkcjonalny popup, dzięki któremu możemy łatwo sprawdzić informacje o tym Kliencie, wcześniejsze zdarzenia na jego osi czasu, pisząc dzięki temu maila w kontekście wcześniejszych zdarzeń.

Warto zwrócić uwagę, że popup nie jest blokowany przez przeglądarki i daje nam możliwości tworzenia dowolnej liczby wersji roboczych danego e-maila. Dokładnie tak, jak w Outlooku.

Obsługa podpisów wiadomości

Naturalnym i oczywistym jest, iż w dzisiejszej komunikacji korporacyjnej e-mail, nie istnieje e-mail, który nie posiada stopki, z pełnymi informacjami kontaktowymi, stanowiskiem, etc. Nowa obsługa mailingu przez Microsoft Dynamics pozwala na stworzenie w HTML domyślnego podpisu dodawanego każdorazowo do wiadomości.  Przy wysyłaniu wszelkich e-maili możliwa jest także zmiana, na podpis wybierany przez użytkownika do dedykowanej wiadomości.

Korzystanie z szablonów wiadomości

Wszyscy znamy to z autopsji. Praca handlowca bywa powtarzalna i wysyłanie w kółko tych samych wiadomości potrafi być irytujące. W tym celu Microsoft Dynamics 365 w nowej, kontekstowej komunikacji e-mail oferuje funkcję szybkiego i intuicyjnego wstawiania szablonów wiadomości. Kolejna wysyłka oferty? Odświeżenie kontaktu z Klientem? Nic prostszego. Wystarczy przygotować sobie odpowiedni szablon, a potem w łatwy sposób dodać go do wiadomości, zaoszczędzając tym samym cenne godziny na pracę bardziej kreatywną.

Edytor tekstu HTML

Brak możliwości bogatej edycji tekstu był powszechną bolączką zgłaszaną przez użytkowników chcących wysyłać e-maile bezpośrednio z systemu CRM. Dziś ten problem jest już przeszłością. Możemy edytować czcionkę, wstawiać linki, obrazki, elementy interaktywne, dostosowywać położenie tekstu, dokładnie tak, jak w przypadku naszych maili wysyłanych z Outlooka.

Dodawanie załączników do wiadomości

Po raz kolejny Microsoft wyszedł naprzeciw potrzebom użytkowników i poszedł nawet dalej, niż w przypadku Outlooka. Do nowej wersji wiadomości otwieranych w popupie, mamy bowiem możliwość przeciągnięcia plików z dowolnej lokalizacji i tym samym automatycznego dodania ich do przygotowywanej wiadomości e-mail.

Efekt? Kontekstowe śledzenie konwersacji!

Sumą wszystkich tych nowych funkcjonalności w systemie Microsoft Dynamics 365 Sales jest jedna, istotna, podstawowa korzyść – oszczędność cennego czasu handlowca. Możemy śledzić i prowadzić nasze e-mailowe konwersacje z poziomu jednego systemu, bez uporczywego przełączania się pomiędzy Microsoft Outlook,a naszym narzędziem CRM. Przy porównywalnej jakości w tworzeniu wiadomości e-mail, w obu tych aplikacjach handlowiec nie musi już nieustannie wracać do Outlooka.  Kontekstowe zarządzanie e-mailami z poziomu Dynamics 365 na pierwszy rzut oka nie wygląda jak rewolucyjna zmiana, w istocie jednak może wpłynąć znacząco na jakość pracy i uczynić życie użytkowników naszego CRM zdecydowanie lepszym.

‍