Możliwość śledzenia zmian w systemie za pomocą Dziennika zmian oraz Arkusza monitorowanych pól

W dzisiejszym wydaniu OutOfTheBox zaprezentujemy Państwu możliwość śledzenia zmian zachodzących w systemie Business Central za pomocą Dziennika zmian oraz Arkusza monitorowanych pól.

‍

Codzienne funkcjonowanie każdego biznesu powoduje całe mnóstwo akcji w bazie danych, na której opiera się dana firma – niezależnie od tego czy rejestrujemy nowych, albo rewidujemy dane już istniejących w naszej bazie kontrahentów, zastępujemy ilości podane w zamówieniu, czy też dodajemy lub modyfikujemy produkty w naszej ofercie handlowej – w efekcie generujemy zmiany.

Mnogość działań w systemie oraz osób uprawnionych do ich wykonywania zwiększa ryzyko powstawania błędów, a co za tym idzie, potęguje potrzebę śledzenia i raportowania ich potencjalnych przyczyn w celu umożliwienia szybkiej i precyzyjnej naprawy.

System ERP Business Central od firmy Microsoft daje nam możliwość wyciągania potrzebnych do tego informacji przy pomocy narzędzi takich jak Dziennik zmian oraz Arkusz monitorowanych pól.

Narzędzi tych możemy używać w celu śledzenia zmian danych wrażliwych, omyłkowe bądź niekompetentne zarządzanie którymi mogłoby negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

‍

W celu skonfigurowania Dziennika zmian, przejdźmy razem poniższe kroki:

1. Odszukajmy Zapisy dziennika zmian i przejdźmy do jego strony

gdzie ze wstążki wybierzemy opcję Ustawienia

2. Na stronie ustawień dziennika zmian mamy możliwość aktywowania jego działań używając przeznaczonego do tego suwaka

‍

Przed włączeniem tego narzędzia należy zapoznać się ważnymi uwagami jakie w tym miejscu przygotował dla nas wydawca!

‍

następnie system poprosi nas o restart sesji w celu zastosowania funkcji

po czym na liście zobaczymy już pierwszy zapis odnoszący się do zmiany, której właśnie dokonaliśmy

3. Potrzebujemy teraz ustalić dokładnie czego ma dla nas pilnować dziennik zmian, przejdźmy więc do Konfiguracja -> Tabele

Możemy tutaj wybrać by kolejno nie rejestrować, rejestrować wybrane lub wszystkie pola danej tabeli pod kątem wstawień, modyfikacji lub usunięć

a po wybraniu opcji rejestrowania wybranych pól i przejściu do kolejnej strony poprzez przycisk asysty edycji (…), zawęzić śledzenie do konkretnych interesujących nas danych

teraz po zmianie Nr telefonu na kartotece naszego nabywcy NAB/001 i po odświeżeniu sesji

w Zapisach dziennika zmian widzimy tę modyfikację na liście

4. W każdej chwili, wybierając funkcję ze wstążki, możemy wydrukować raport Zapisów dziennika zmian

po zafiltrowaniu rekordów do interesujących nas szczegółów

otrzymamy dokument jak niżej

Dodatkowo, jak wspomniałem wcześniej, możliwe jest monitorowanie pól z danymi wrażliwymi oraz automatyczna wysyłka maili z powiadomieniami o zmianach w tych polach.

Aby skonfigurować monitorowanie pól w Business Central, powinniśmy przeprowadzić kolejno przedstawione poniżej działania:

1. Przejść do Konfiguracji z pomocą

z dostępnej listy wybrać Skonfiguruj monitorowanie pól

gdzie przewodnik, krok po kroku, przeprowadzi nas przez proces konfiguracji

będziemy stąd mogli sklasyfikować pola pod kątem wrażliwości danych przechodząc bezpośrednio do Arkusza klasyfikacji danych co pozwoli nam na wstępne przefiltrowanie interesujących nas pól

określić odbiorcę powiadomień mailowych w przypadku zmian danych w tych polach

po włączeniu wyświetlania monitorowanych pól i kliknięciu przycisku zakończ, przeniesieni zostaniemy do Arkusza monitorowanych pól

2. W Arkuszu monitorowanych pól zarządzać będziemy ustawieniami monitorowania – określać czy i dla których pól mają być wysyłane powiadomienia oraz dodawać lub usuwać funkcję monitorowania z pól poprzez edycję wierszy arkusza

Stąd też, przejść możemy do Zapisów dziennika monitorowanych pól

3. Należy pamiętać, że niemożliwe jest śledzenie danego pola jednocześnie za pomocą obu funkcji. Pola takie w przypadku Arkusza monitorowanych pól nie będą generowały zapisów, natomiast w przypadku ustawień Dziennika zmian będą przed nami ukrywane uniemożliwiając ich wybór

Podsumowując, omówione powyżej narzędzia mogą być bardzo pomocne dla administratorów w zarządzaniu systemem.

‍

Aby poznać więcej przydatnych funkcjonalności i być na bieżąco z nowościami zapraszamy do śledzenia naszego bloga 😊

‍