Reguły wykrywania duplikatów w Microsoft Dynamics 365 CRM

Duplikaty, czy kopie to dokładnie te same informacje, które zaśmiecają naszego CRM-a, wprowadzają istotne zamieszanie w pracy naszych handlowców, a przede wszystkim powodują niespójność danych biznesowych. W modułach klasy CRM rozwiązania Microsoft Dynamics 365 dostajemy całkiem sprawny sposób eliminacji duplikatów podczas wprowadzania kolejnych rekordów do systemu.

Praktycznie każdy system zmaga się z tym problemem. Zasilamy bazę danych inicjalnie, wprowadzamy pierwsze informacje, dbamy o nie, aby były jak najczystsze. Pozbawione błędów, a przede wszystkim pozbawione duplikatów. Następnie już jest trochę pod górkę. Oddajemy system do ręki handlowcom czy użytkownikom, a ci, pozbawieni kontroli nie sprawdzają czy jakieś dane istnieją już w systemie. Zresztą, najczęściej nie mają na to czasu. Prowadzi to w oczywisty sposób do niespójności, kopii wprowadzonych informacji.

Istotne jest zatem, aby wprowadzić reguły, ograniczenia, które wyszukają potencjalne duplikaty za naszych użytkowników. Które podpowiedzą, że wprowadzana właśnie informacja z dużą lub wręcz stuprocentową dozą prawdopodobieństwa, istnieje już w systemie. I tutaj z pomocą przychodzą reguły wykrywania duplikatów w systemie Microsoft Dynamics 365, wraz z ich nową, dostępną od październikowej aktualizacji odsłoną.

Ich konfiguracja jest banalnie prosta. Wybieramy tabelę, której chcemy zapewnić ochronę przed duplikatami, konfigurujemy pola oraz sposób dopasowania, jaki system powinien zastosować przy wykryciu kopii. Musimy określić, czy zastosujemy dokładne dopasowanie, czy będziemy weryfikować potencjalny duplikat po wybranej liczbie znaków. Musimy również sprecyzować, czy podczas weryfikacji duplikatów będziemy sprawdzać wielkość znaków w określonych przez nas polach. Następnie sprawdzamy regułę, a później publikujemy ją jako aktywną w systemie. Po publikacji naszej reguły CRM będzie automatycznie weryfikował każdy nowostworzony wpis w kontekście potencjalnych duplikatów w bazie danych.

To wszystko. Ustawiamy pożądane przez nas reguły. Uruchamiamy je w systemie i w momencie wprowadzenia danych nasz CRM będzie podpowiadał użytkownikowi, iż wprowadzona przez niego informacja już istnieje. Warto zaznaczyć, iż reguły wykrywania duplikatów dotyczą zarówno modułu sprzedażowego Sales, jak i modułów Marketingu oraz Obsługi Klienta.

‍