Wykorzystanie szablonów serii numeracji na przykładzie dokumentów noty obciążeniowej i noty uznaniowej

Szablony serii numeracji to jedna z nowszych funkcjonalności, dostępnych w ramach aplikacji Polish Functionality – Starter Pack, która służy do definiowania zestawów serii numeracji. Zestawy te mogą być podpinane pod różnego typu kartoteki dokumentów, dając tym samym możliwość tworzenia oraz księgowania dokumentów jednego typu, takich jak faktura, czy oferta pod różnymi seriami numeracji.

Tworzenie szablonów serii numeracji jest dostępna dla:

• dokumentów sprzedaży,
• dokumentów zakupu,
• zleceń przesunięcia.

Funkcjonalność szablonów serii numeracji można wykorzystać w sytuacji, kiedy z pewnych powodów chcemy od siebie oddzielić dokumenty jednego typu. Zestawy numeracji można utworzyć na przykład dla faktur sprzedaży dla nabywców B2B, czy dla nabywców zagranicznych.

Dobrym przykładem wykorzystania szablonów serii numeracji jest również sytuacja, kiedy dana kartoteka wykorzystywana jest do księgowania różnych typów dokumentów. Na przykład za pomocą kartoteki faktury sprzedaży księgowane są noty obciążeniowe, a za pomocą kartoteki faktury korygującej sprzedaży – noty uznaniowe.

Utworzenie odrębnych zestawów serii numeracji w wyżej opisanych przypadkach znacznie zwiększa przejrzystość oraz pomaga zachować porządek w dokumentach.

Zestawy serii numeracji dla dokumentów sprzedaży tworzone są na stronie Szablony serii numeracji dok. sprzedaży.

Każdy zestaw powinien mieć przypisany unikalny kod. Należy również wprowadzić opis oraz wskazać typ dokumentu, dla jakiego dany zestaw ma być zastosowany. Opcje możliwe do wyboru w przypadku dokumentów sprzedaży to:

• oferta,
• zamówienie,
• faktura,
• faktura korygująca,
• zamówienie zbiorcze,
• zamówienie zwrotu.

W kolejnym kroku należy przypisać wcześniej utworzoną serię numeracji. Dla każdego typu dokumentu można przypisać serię numeracji dokumentu roboczego, dokumentu zaksięgowanego, wydania, zaliczki oraz faktury korygującej zaliczki. Dodatkowo można zdefiniować kod opisu księgowania oraz kod VAT’u przekazanego. Ustawienia te będą automatycznie dziedziczone na dokumenty, po wskazaniu szablonu serii numeracji, dla którego zostały przypisane.

Na potrzeby prezentacji na stronie Szablony serii numeracji dok. Sprzedaży, oprócz standardowych numeracji dla faktury sprzedaży i faktury korygującej sprzedaży, zostały utworzone zestawy numeracji dla noty obciążeniowej oraz noty uznaniowej.

Aby zastosować utworzone szablony serii numeracji należy utworzyć dokument, dla którego zostały przypisane. W opisywanym przykładzie będzie to kartoteka faktury sprzedaży. Dokument początkowo nie ma przypisanego żadnego numeru.

Kursor myszy domyślnie znajduje się w polu Nr – należy przenieść go do innego, dowolnego pola.

Po przeniesieniu kursora pojawi się okno z listą szablonów serii numeracji zdefiniowanych dla dokumentu o typie faktura.

Należy wskazać szablon, który chcemy zastosować i zatwierdzić wybór przyciskiem OK.

Nocie obciążeniowej został przydzielony kolejny numer z serii numeracji wskazanej na stronie Szablony serii numeracji dok. sprzedaży w polu Seria numeracji.

Po uzupełnieniu nagłówka oraz wierszy należy zaksięgować dokument.

Zaksięgowanej nocie obciążeniowej został automatycznie przydzielony numer wskazany na stronie Szablony serii numeracji dok. sprzedaży w polu Seria numeracji księgowania.

Wykorzystanie szablonu serii numeracji dla dokumentu noty uznaniowej przebiega analogicznie, jak dla noty obciążeniowej. Jednak w tym przypadku dokument tworzony jest z poziomu kartoteki faktury korygującej sprzedaży.

Opisany wyżej przykład dotyczy wykorzystania szablonów serii numeracji dla dokumentów sprzedaży. Więcej informacji na temat całej funkcjonalności oraz jej zastosowania dla dokumentów zakupu oraz zleceń przesunięcia można znaleźć tutaj.

‍