Zamówienia zbiorcze – najlepsza opcja na zarządzanie długoterminowymi kontraktami

W dzisiejszym wpisie poznamy w jaki sposób możemy znacząco ułatwić zarządzanie oraz konfigurowanie procesu sprzedaży jak i zakupu, opartych o długoterminowe umowy, używając pewnego udogodnienia, jakim jest Zamówienie Zbiorcze.

Zacznijmy od tego czym właściwie jest Zamówienie Zbiorcze. Tak więc Zamówienie Zbiorcze jest to rodzaj umowy między firmą, a klientem na powtarzalną dostawę towarów lub usług przez dany okres czasu. Co więcej, oprócz tego, że udogodnienie to pozwala firmom na zawieranie długoterminowych umów oraz kontraktów z klientami, eliminuje także potrzebę tworzenia oddzielnych zamówień sprzedaży lub zakupów każdej dostawy z osobna, co pozwala na zaoszczędzenie znacznej ilości czasu.

Należy także wspomnieć, iż procesy zakupu jak i sprzedaży zużyciem Zamówień zbiorczych są bliźniaczo podobne, dlatego więc skupimy się na zaprezentowaniu jednego z nich – w tym przypadku na procesie sprzedaży.

Aby przejść przez proces sprzedaży z użyciem Zamówienia zbiorczego sprzedaży, należy zacząć od przejścia na stronę Zamówienia zbiorcze sprzedaży, gdzie musimy utworzyć nowe zamówienie.

Teraz wybieramy naszego nabywcę, po czym możemy dostrzec od razu, iż system automatycznie wypełnia jego pozostałe dane.

Załóżmy teraz, że zawarliśmy długotrwałą umowę z klientem, który zdecydował się na zakup jednego z naszych towarów w ilości sześciuset sztuk. Podczas uzgadniania szczegółów umowy, poinformował On także, że chciałby, aby zamówiony przez niego towar został mu dostarczany w ciągu trzech następujących po sobie dostawach w te same dni przez najbliższe trzy miesiące.

Poznawszy już szczegóły naszej przykładowej umowy, możemy przejść do wypełnienia wierszy naszego zamówienia. Lecz nim to zrobimy należy zaznaczyć, iż możemy to zrobić na dwa sposoby:

Opcja pierwsza, czyli tworzymy tylko jeden wiersz, gdzie w polu „ilość” wpisujemy łączną ilość zamówionego towaru, później w polu „ilość do wydania” wpisujemy ilość, która ma być dostarczona w pierwszej dostawie, a następnie w polu „data wydania” wpisujemy datę, kiedy ma być najbliższa dostawa. W ten sposób mając wypełniony tylko jeden wiersz na zamówieniu, przy kolejnych dostawach zmieniamy na wierszu tylko datę lub ilość kolejnej dostawy i tworzymy zamówienie z tego samego wiersza kilkukrotnie.

Opcja druga wygląda w taki sposób, że w pierwszej kolejności tworzymy tyle wierszy, ile ma być łącznie dostaw. Później, na każdym wierszu wypełniamy pole „ilość”, gdzie wpisujemy kolejno ilości, jakie mają być wydane przy każdej dostawie, a także pole „data wydania”, gdzie wpisujemy daty każdej z dostaw. Kolejnym krokiem jest uzupełnienia pola „ilość do wydania”, natomiast bardzo ważnym jest, aby pamiętać, że pole to wypełniamy tylko i wyłącznie w tym wierszu, z którego w danym momencie chcemy utworzyć zamówienie. Tak więc przykładowo, jeżeli mamy kilka wierszy i chcemy utworzyć zamówienie tylko na pierwszym, to wartości w polu „ilość do wydania” na pozostałych wierszach muszą pozostać puste. Następnie pozostaje już tylko tworzenie zamówienia wiersz po wierszu przed każdą dostawą.

W naszym przykładowym procesie skorzystamy z drugiej opcji.

Tak więc tworzymy trzy wiersze, ponieważ właśnie tyle ma być łącznie dostaw do nabywcy. Następnie wypełniamy w nich następujące pola: zapas, numer zapasu, kod lokalizacji, ilość, rabat wiersza (opcjonalnie), ilość do wydania i na końcu datę wydania.

Mając już odpowiednio uzupełnioną, właściwą ilość wierszy, możemy utworzyć zamówienie sprzedaży. Aby tego dokonać należy wybrać wiersz, z którego chcemy utworzyć zamówienie sprzedaży, a następnie ze wstążki wybrać Przetwarzanie i Utwórz Zamówienie.

Warto również wspomnieć, iż podczas tego procesu zarówno dane nabywcy, jak i dane znajdujące się w danym wierszu są kopiowane i przenoszone do tworzonego zamówienia sprzedaży automatycznie.

Po utworzeniu zamówienia sprzedaży, możemy do niego przejść poprzez powrót na wiersze i kliknięcie kolejno: Wiersz, Wiersze nie zaksięgowane, Zamówienia i Pokaż dokument.

Teraz, będąc na zamówieniu sprzedaży, możemy zweryfikować dane, które zostały skopiowane oraz przeniesione z zamówienia zbiorczego. Następnie tworzymy wydanie magazynowe poprzez kliknięcie na Przetwarzanie i Utwórz wydanie magazynowe.

Pozostaje już tylko zaksięgować nasze wydanie magazynowe, klikając na Księgowanie, Księguj wydanie… i Wydanie.

Teraz, po zaksięgowaniu wydania można zaksięgować fakturę sprzedaży do obsługiwanego zamówienia. Następnie, możemy podglądnąć nowo powstały zaksięgowany dokument lub wrócić od razu na zamówienie zbiorcze sprzedaży, skąd także możemy mieć wgląd na nasze zaksięgowane dokumenty. Aby przeglądnąć zaksięgowane dokumenty, wystarczy, że na wierszach klikniemy na Wiersz, Wiersze zaksięgowane i wybieramy dokument jaki chcemy podglądnąć.

Oprócz tego możemy także zweryfikować status oraz pozostałą ilość towaru, jaka pozostała do dostarczenia dla określonego nabywcy. Aby to sprawdzić musimy skopiować numer naszego zamówienia zbiorczego sprzedaży (w naszym przypadku jest to 1054) i przejść do listy nabywców. Tam otwieramy okienko pola informacji, wyszukujemy obszar Sprzedaż i klikamy na wartość przy Zamówienia pozostałe do realizacji, aby wejść do Wierszy sprzedaży.

Następnie, na Wierszach sprzedaży musimy ustawić trzy filtry w następujący sposób: Nr Odbiorcy Faktury filtrujemy dla naszego nabywcy, Typ dokumentu na Zamówienia zbiorcze i Nr dokumentu, gdzie wpisujemy nasz wcześniej skopiowany numer Zamówienia zbiorczego sprzedaży.

Teraz widzimy aktualny status zamówienia zbiorczego sprzedaży.

W ten oto właśnie sposób przeszliśmy przez proces sprzedaży zwykorzystaniem Zamówienia Zbiorczego Sprzedaży. Teraz, gdybyśmy chcielisfinalizować opisaną w przykładzie wyżej umowę z nabywcą, wystarczyłoby tylkopowtórzyć te same kroki dwukrotnie dla dwóch pozostałych dostaw.

Podsumowując, wykorzystywanie Zamówień zbiorczych w procesach zarówno zakupu jak i sprzedaży jest bardzo przydatne, choćby ze względu na dużo lepszą kontrole nad przebiegiem całego procesu oraz przede wszystkim pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu.