Automatyzacja procesów biznesowych w Dynamics 365 CRM – Business Process Flow

Wykorzystanie Business Process Flow, czyli przepływu procesów biznesowych, to jeden ze sposobów na automatyzację działań w firmie. Warto jednak na samym początku odpowiedzieć sobie na pytanie – czym jest proces biznesowy? Najprościej opisać to jako zbiór działań zaprojektowanych w celu wytworzenia jakiegoś produktu bądź usługi. Można go sobie także wyobrazić jako schemat blokowy – należy wykonać jedną czynność, by przejść do następnej.

Business Process Flow jest zatem wizualnym przedstawieniem kroków wymaganych do ukończenia danego procesu.  Etapy są wyraźnie widoczne jako sekcje u góry rekordu w postaci wstążki. Każdy etap posiada nagłówek oraz listę kroków, które należy wykonać. Dodatkowo kroki te mogą być oznaczone jako wymagane, by zabezpieczyć się przed przejściem do kolejnego etapu, dopóki jeden lub wszystkie czynności nie zostaną zakończone. Jeśli pole jest już wypełnione w rekordzie, wynik będzie widoczny również na etapie przepływów procesów biznesowych. Po ukończeniu poszczególnych kroków mamy możliwość przejścia do następnego etapu lub powrotu do wcześniejszego. Wykonanie całości procesu od początku do końca jest niezwykle intuicyjne i łatwe w obsłudze.

Aby lepiej zobrazować działanie przepływu procesu biznesowego, opiszmy proces Szansy Sprzedaży, której przepływ procesu biznesowego jest dostępny w standardzie Dynamics 365 CRM.

Wyobraźmy sobie, że handlowiec Jan spotyka na targach potencjalnego klienta – pana Andrzeja. Panowie wymieniają się wizytówkami, dzięki czemu Jan może umieścić dane pana Andrzeja w systemie. Po paru telefonach i mailach okazuje się, że Pan Andrzej jest zainteresowany kupnem jednego z produktów, które oferuje firma Jana. Na podstawie tych informacji tworzona jest Szansa Sprzedaży składająca się z etapów: Zakwalifikuj, Opracuj, Zaproponuj i Zamknij.

Z racji tego, że Szansa Sprzedaży powstaje z Potencjalnego Klienta, rekord jest automatycznie przenoszony na etap Opracuj.

W pierwszej kolejności Handlowiec Jan wprowadza dodatkowe informacje, takie jak: szacowana data zamknięcia, potrzeby klienta, informacje budżetowe, a także może zaproponować rozwiązanie. Na tym etapie dodawani są również interesariusze oraz konkurenci. Zdefiniowane zostają też informacje o produktach oraz cenach.

Jan ustala spotkanie na następny dzień na 10:00. Podczas spotkania handlowiec dowiaduje się, że klient jest zainteresowany i prosi o formalną propozycję rozwiązania. Z tego powodu Jan może przejść na kolejny etap procesu, czyli Zaproponuj.

Formalna oferta zostaje wygenerowana i wysłana do pana Andrzeja. Handlowiec na tym etapieidentyfikuje zespół ds. sprzedaży oraz dodaje do niego członków. Dodatkowo dołącza do rekordu Szansy Sprzedaży wygenerowaną ofertę.

Następnie Jan planuje spotkanie z klientem, aby zaprezentować ofertę, a zespół przygotowuje ostateczną prezentację. Podczas spotkania klient akceptuje i podpisuje propozycję. Oferta jest konwertowana na zamówienie a handlowiec Zamyka Szansę Sprzedaży.

Oczywistym jest, że tyle ile firm na rynku, tyle istnieje różnych procesów biznesowych. Dlatego Business Process Flow dopasowuje się do naszych potrzeb. Co więcej, pozwala na tworzenie bardziej skomplikowanych sekwencji czynności. Przykładowo, jeśli szacowany dochód z Szansy Sprzedaży przekroczy milion złotych, handlowiec ma obowiązek poinformować o takiej sytuacji swojego przełożonego.  W momencie przekroczenia tej kwoty, na naszej wstążce pojawi się dodatkowy etap, który będzie sugerował powiadomienie przełożonego.

Przepływy procesów biznesowych można także powiązać z rolami zabezpieczeń, żebyśmy jako użytkownicy posiadający określoną rolę zabezpieczeń mogli zobaczyć proces.

Po utworzeniu rekordu domyślnym procesem jest przepływ procesów biznesowych o najwyższym priorytecie. Jeśli dostępnych jest wiele aktywnych przepływów procesów biznesowych, musimy użyć okna dialogowego do przełączania procesów. Za każdym razem, gdy procesy są przełączane, proces, nad którym aktualnie pracujemy przechodzi w tło i jest zastępowany przez wybrany proces. Zachowuje jednak swój stan i można do niego powrócić. Jest to pomocne w typowym scenariuszu, w którym wiele działów przetwarza ten sam rekord. Zarówno dział sprzedaży, jak i dział obsługi klienta mogą mieć procesy biznesowe działające w oparciu o zapis konta i mogą w razie potrzeby przełączać procesy. Zezwalając procesowi działającemu w tle na zachowanie swoich danych, drugi dział nie straci żadnego postępu.

Duża zaletą platformy Dynamics 365 CRM jest to, że daje możliwość wchodzenia w interakcje z innymi automatyzacjami np. regułami biznesowymi, czy skryptami. Wprowadzając dane przy użyciu Business Process Flow, zmianie ulegają powiązane pola z formularza, więc każda automatyzacja przypisana do tych pól może być wykonana od razu.

Siła przepływu procesów biznesowych tkwi w tym, że są one w stanie zapewnić spójne wprowadzanie danych oraz standaryzację wykonywanych kroków. Ponadto, przepływy procesów biznesowych są kompatybilne z urządzeniami mobilnymi. Możemy uzyskać dostęp do tego samego przepływu procesów biznesowych na urządzeniach mobilnych za pomocą aplikacji mobilnej Dynamics 365.

Business Proces Flows dają nam niesamowitą możliwość, by ulepszyć i przyspieszyć codziennie czynności wykonywane w pracy, bez zastanawiania się, jaką czynność powinienem wykonać następnie. A jest to tylko jedno z wielu narzędzi wspomagających automatyzację procesów, które oferuje nam Dynamics 365 CRM.

‍