Daj szansę Tendersys i zwiększ swoje szanse na wygraną w przetargu

Każdy, kto brał udział w przetargach, wie, że ilość pracy włożonej w przygotowanie oferty może przerażać. Jeśli jest to jednorazowy przetarg, traktujemy go jako zwykły projekt, który wymaga więcej pracy i po jego zakończeniu (oby pomyślnym) staramy się zapomnieć o tym, ile nadgodzin wypracowaliśmy. Co jeśli udział w przetargach to nasz chleb powszedni? Jak możemy usprawnić proces przygotowania oferty?

Poszukiwanie nowych przetargów

Jako firma dostarczająca i serwisująca sprzęt i maszyny górnicze odpowiadamy na zapytania o serwis urządzeń do odmetanowania dla kopalń lub dostawę części zamiennych do kombajnów chodnikowych. Informacje o przetargach trafiają do nas na maila z różnych źródeł. Dzięki dodatkowi do Excela, możemy je szybko zaimportować do arkusza. Dzięki temu, Jerzy, zamiast czytać mail za mailem, otworzy arkusz kalkulacyjny z listą potencjalnych przetargów i zapozna się z ich podstawowymi danymi. Szybko odrzuci zapytania o dostawę środków wybuchowych do kopalni i skupi się na przetargach na serwis sprzętu. Kiedy jakiś przetarg go zainteresuje, za pomocą jednego przycisku pobierze szczegółowe dane przetargu do Excela. Po zapoznaniu się ze szczegółami przetargu, Jerzy analizuje, czy przetarg jest interesujący. Jeśli jest – zaimportuje go do CRM.

Śledzenie postępu

Zaimportowanie do CRM oznacza utworzenie rekordu Potencjalnego przetargu. Jerzy nie podejmuje ostatecznej decyzji, czy jego firma weźmie udział w postępowaniu. System sam przypisuje Potencjalny przetarg do klienta w systemie. Analizując dotychczasową współprace z klientem, Bohdan może zadecydować czy chce współpracować z klientem. Jeśli wie, że klient ogłasza przetarg na dużo większy wolumen niż później realizuje, może podjąć decyzje o wycofaniu się z uczestnictwa.

Bohdan nigdy nie zagląda do Excela Jerzego. Nie wchodzi na strony, na których ogłaszane są przetargi. Kiedyś to robił – kopiował ręcznie wszystkie dane ze stron internetowych do własnego arkusza w Excelu. Teraz korzysta z CRMa. Wszystkie przetargi warte uwagi znajdują się na liście Potencjalnych przetargów. Jeśli Bohdan uzna, że warto wystartować w przetargu – konwertuje rekord Potencjalnego przetargu na Przetarg. Dzięki temu, łatwiej będzie mu znaleźć wszystkie Przetargi, które są opracowywane w naszej firmie. Będzie mógł przygotować raporty i analizować dane na przykład na podstawie lejka sprzedaży.

System CRM zgromadzi informacje nie tylko o wymaganiach ujętych w SIWZ, datach rozpoczęcia i zakończenia przetargu czy dacie otwarcia ofert. Z poziomu Przetargu w systemie Bohdan zobaczy jakie kroki zostały podjęte w ramach przygotowania oferty oraz co jeszcze musi zostać przygotowane. Będzie mógł zlecić swoim pracownikom zadania do wykonania – na przykład wycenę zamówienia klienta.

Przygotowanie wyceny

Przygotowanie wyceny to kluczowy moment opracowania oferty. W tym momencie obliczamy wartość zamówienia i oceniamy swoje szanse na wygraną. W naszej firmie w wycenie nie bierze udziału tylko jeden pracownik. Zwykle jest to kilkuosobowy zespół, którego członkowie samodzielnie oceniają koszt i cenę produktów i usług. Tendersys pozwala nam na przygotowanie wyceny w zależności od wartości podanych przez różnych pracowników.

Dzięki niemu mamy również dostęp do informacji historycznych na temat cen towarów i usług. Tendersys przechowuje w bazie dane dotyczące kosztów realizacji zamówień, historię naszych i konkurencyjnych wycen oraz dane o zwycięskich cenach. Dzięki temu, nasz zespół wyceniający będzie mógł lepiej dopasować ofertę do warunków panujących na rynku.

System pilnuje również dokumentów przypisanych do produktów – jeśli w naszej ofercie znajdują się produkty opatrzone certyfikatami, które powinniśmy załączyć do oferty – system zadba o to, abyśmy o nich nie zapomnieli.

Dokument oferty

Kiedy już zakończymy wycenę nadchodzi czas na opracowanie oferty przetargowej, a to czasochłonna praca. Renata, odpowiedzialna za przygotowanie takiej ofert, musi zadbać o to, aby dokument zawierał wszystkie części wymaganie w SIWZ w odpowiedniej kolejności. Wymagania klientów mogą się od siebie różnic i nie możliwe jest przygotowanie jednego uniwersalnego szablonu. Przed wdrożeniem Tendersys, Renata musiała przeglądać każdą ofertę strona po stronie, podpisując każdą z nich, odpowiednio numerując. Musiała samodzielnie zadbać o to, aby wszystkie sprawozdania i dokumenty były aktualne i ważne. Zdarzało się jej siedzieć dniami nad jedną 200-stronicową ofertą. Dzięki kreatorowi dokumentów Tendersys z poziomu menu układa kolejne części dokumentu we właściwym porządku, oznacza strony znakami firmowymi, numeruje je i tworzy spis treści. Zajmuje jej to mniej niż godzinę. System sam sprawdza, czy wszystkie dokumenty są ważne (na dzień składania oferty a nie na dzień jej przygotowania – dzięki temu zmniejszamy prawdopodobieństwo sytuacji, w której dokument wygasa na chwilę przed złożeniem oferty u klienta) i generuje plik PDF z pełna ofertą, który można zapisać w SharePoincie.

Rozwiązanie własne Intersys

Tendersys to asystent przetargowy przygotowany przez Intersys na potrzeby firm, które startują w wielu przetargach. Powstał, aby pomóc firmom działającym na rynku B2B. Jest narzędziem zintegrowanym z Outlookiem, Excelem, Dynamics CRM i SharePoint. Pozwala nam na:

• automatyzację wyszukiwania aktualnych przetargów na rynku,
• monitorowanie przebiegu obsługi przetargu,
• sprawne generowanie oferty dla naszego klienta.

Tendersys składa się z kilku rozwiązań:

• dodatku do Excela, który pozwala nam na zaimportowanie z maila ogólnej informacji o przetargu oraz pobranie szczegółowych danych kiedy uznamy przetarg za interesujący,
• dostosowań w systemie CRM, dzięki którym będziemy mogli monitorować przebieg procesu ofertowania i analizować nasze szanse na wygrana w przetargu,
• dedykowane zintegrowane z CRM narzędzie do przygotowywania wyceny do oferty,
• kreatora dokumentów pozwalającego nam na przegotowanie pliku PDF ze wszystkimi załącznikami wymaganymi w SIWZ i zaimportowanie ich na Sharepointa.

Dlaczego warto dać szansę Tendersys?

Tendersys to gotowe rozwiązanie branżowe opracowane z myślą o klientach, którzy regularnie biorą udział w przetargach. Dzięki niemu:

• skrócimy czas przygotowania oferty dla klienta,
• wyeliminujemy błędy przy przygotowywaniu oferty a tym samym zwiększymy swoje szanse w przetargu,
• zwiększymy swoją efektywność – będziemy mogli obsłużyć nawet do 15% zapytań.

Tendersys to narzędzie, które pomoże nam zmaksymalizować nasze szanse w kolejnych przetargach. Dzięki niemu, zaoszczędzimy czas i będziemy mogli przeznaczyć go na obsługę kolejnych zapytań ofertowych i przetargów.

Więcej o Tendersys