Grywalizacja – jak zmotywować zespół i osiągać KPI?

Co zrobić, jeśli mamy problem ze zmotywowaniem niektórych pracowników? Jak zachęcić ich do zwiększania swojej efektywności? Jak sprawić, aby nasz zespół był najlepszy i wyprzedził kolegów z pokoju obok? Co jeśli na samo hasło KPI nasi koledzy uciekają z pokoju?

Grywalizacja

Grywalizacja to sztuka przeniesienia mechanizmów zabawy i rywalizacji znanych nam z gier komputerowych do naszego codziennego życia. Ma nam pomóc zmotywować się do wykonywania powtarzalnych i niezbyt interesujących obowiązków. Może być wykorzystywana w celu zmotywowania uczniów do nauki, klientów do gromadzenia punktów czy pracowników do poprawiania swoich osiągnięć. Sprawia, że powtarzalne czynności stają się mniej przytłaczające i nużące. Wykorzystanie grywalizacji w systemach informatycznych pozwala nam skupić się na użytkownikach a nie na funkcjonalności systemu. Nawet najbardziej funkcjonalny system nie zapewni nam maksymalnej wydajności pracowników, jeśli nie są zmotywowani do pracy.

Grywalizacja w Dynamics 365

Dodatek Gamification (znany również jako FantasySalesTeam) to kolejne z rozwiązań, które Microsoft przejął i włączył do swojej oferty. Jest przygotowane tak, aby wspierać dział sprzedaży, ale łatwo możemy dostosować je do stworzenia gier dla innych pracowników – wszystko sprowadza się do tego, jakie KPI określimy w grze.

Stworzenie gry w systemie jest wyjątkowo łatwe.  Wybieramy planszę, na której będziemy rozgrywać nasza grę, określamy cele, za osiągnięcie których nasi koledzy będą otrzymywać punkty oraz jakie nagrody ich czekają na zakończenie gry. Zespoły mogą same zarządzać tym, kto startuje w zawodach – wybierają członków zespołu, mogą wymieniać zawodników, tak aby zwiększyć szanse na wygraną swojego zespołu. Udział w grywalizacji musi być dobrowolny – nie możemy nikogo zmuszać do zabawy.

Grywalizacja zmienia podejście pracowników do wyznaczonych KPI. Standardowe KPI w Dynamics CRM pozwalają nam wyznaczyć cele do osiągnięcia w danym okresie, np. liczba zrealizowanych spotkań, liczba złożonych ofert w miesiącu czy rzeczywisty przychód osiągnięty w ciągu kwartału. Wykorzystując Gamification możemy przydzielać pracownikom punkty za mniejsze osiągnięcia. Dzięki temu, nie skupiają się na odległym celu, tylko zbierają punkty za mniejsze osiągnięcia i szybciej widzą swój progres.

Dlaczego system premiowy nie przemawia do Błażeja?

Wielu z nas poznało w życiu kogoś, kogo ciężko było zmotywować. Takiego, który przychodzi do pracy o 8:00 i wychodzi punktualnie o 16:00 nawet jeśli jest w połowie zadania. Samotnego wilka, który nie potrafi pracować w zespole i dla którego pozycja firmy na rynku nie ma większego znaczenia. Pesymistę, który nigdy nie widzi szans na sukces i nie widzi okazji do zmiany. Tak długo, jak widzi na koncie regularnie przychodząca wypłatę, nie zamierza niczego zmieniać.

Nazwijmy go Błażej.

Błażej jest grafikiem. Pracuje w agencji marketingowej. Odpowiada za przygotowywanie projektów kampanii marketingowych. Jego praca wymaga kreatywności i skupienia. Musi opracować na podstawie pomysłów swojego zespołu concept arty do nowej reklamy. Brak motywacji do pracy wynika z tego, że Błażej, po latach pracy z innymi ludźmi, zniechęcił się do współpracy. Z góry zakłada, że jego projekty nie spodobają się kolegom i, że cała jego praca pójdzie do kosza. Tęskni za czasami, kiedy słyszał, że projekt jest fajny, tylko trzeba przesunąć postać trochę bardziej w lewo. Teraz korekty i omawianie jego concept artów sprowadza się do krytyki jego wizji i opisywania nowych pomysłów, niezwiązanych z oryginalną koncepcja.

Błażej dużo czasu poświęca na odnalezienie weny, głównie czytając Facebooka. Jego szef ma dwie możliwości: zwolnic go i zatrudnić nowego pracownika lub znaleźć sposób, aby go zmotywować. Premie na Błażeja nie działają. Wie, że jeśli chciałby otrzymać premie musiałby więcej pracować albo zostawać po godzinach. W konkursie na najlepszego grafika nigdy nie wygra – w jego firmie pracuje Zośka, która zawsze ma genialne pomysły i Błażej nigdy jej nie przegoni. Jest zadowolony ze swojej wypłaty i ceni sobie swój czas wolny – wraca wtedy do domu, gra w gry online i planszówki ze znajomymi i ogląda seriale w Internecie. Takie życie mu odpowiada.

Błażej na torze wyścigowym

Szef nie chce zwalniać Błażeja i szuka sposobu, aby poprawić jego wydajność w pracy. W imię przysłowia „kto nie ryzykuje, ten nie wygrywa” postanawia zaryzykować i wdrożyć w firmie grywalizację wykorzystując Dynamics 365 Gamification.

Na pierwszy rzut oka, nie różni się to niczym od przydzielania premii najbardziej kreatywnym grafikom. Błażej z góry założy, ze nie wygra w konkursie, więc po co się starać. Po co brać udział w zabawie? Po co siedzieć dłużej w pracy? Dla wirtualnej odznaki? Zośka i tak prześcignie go na każdej płaszczyźnie – przygotuje więcej concept artów, zrealizuje więcej zadań, spotka się z większą liczba klientów i zaprezentuje im skutecznie pomysły na kampanie. Błażeja nie zmotywuje plansza do gry, ani Stream TV wyświetlający wyniki członków zespołu na monitorze w pokoju (choć ucieszy ona jego oko bardziej niż zwykły szary Excel).

Wygrana zespołu a wygrana indywidualna

Grywalizacja w Dynamics 365 pozwala nam na rywalizację zespołową. Błażej nie musi rywalizować przeciw Zośce – mogą być w jednym zespole i konkurować z drugim pokojem grafików. To jest podstawowy aspekt, który go może zmotywować i zachęcić do pracy zespołowej – będzie miał szanse wygrać nagrodę. Nie będzie za każdym razem na dole rankingu. Co prawda, nie wygra nagrody dla najlepszego MVP (tę nagrodę prawdopodobnie zdobędzie Zośka) ani za najwyższy wynik w określonym KPI, ale jako członek grupy ma szansę na zwycięstwo zespołowe. Ma to ogromne znaczenie dla Błażeja – zmniejszy się jego poczucie bezsensowności udziału w rywalizacji. Zacznie postrzegać rywalizacje jako uczciwą i angażującą.

Prosty dodatek, który może wiele zmienić

Grywalizacja nie oznacza, że my i nasi koledzy będziemy siedzieć i grać na konsoli zamiast pracować. Będziemy dalej wykonywali te same obowiązki. Dodatek Gamification zmieni to jak podejdziemy do swojej codziennej pracy. Wprowadzi element zabawy i rywalizacji do naszego życia profesjonalnego. W pracy spędzamy ok. 1/3 naszego dorosłego życia. Dajmy sobie i swoim kolegom szansę na rozluźnienie i odejście od schematów.

‍