Kilka sposobów na ograniczenie działań związanych z daną lokalizacją w Business Central

Stosunkowo często spotykamy się z pytaniem: jak zablokować lub ograniczyć działanie w ramach danej lokalizacji w Business Central?

Zacznijmy od tego, czym właściwie są lokalizacje w Business Central. Otóż lokalizacje w BC to miejsca, takie jak magazyny, w oparciu, o które prowadzimy naszą sprzedaż, zakup czy magazynowanie i przechowywanie naszych zapasów.

Co ważniejsze, system wykorzystuje lokalizacje do kompleksowego zarządzania zapasami – zarówno w prostych, jak i bardziej zaawansowanych procesach logistycznych. Pozwalają one przypisywać dokumenty do konkretnych miejsc, sprawdzać dostępność towarów oraz przenosić zapasy między lokalizacjami.

Jest jednak pewna zmiana – począwszy od aktualnej wersji systemu BC25.3 lokalizacje nie posiadają funkcji blokuj. Możemy co prawda zablokować zapasy przed wprowadzaniem do wierszy w dokumentach sprzedaży i zakupu oraz zablokować ich księgowanie w poszczególnych miejscach, lecz samej lokalizacji już nie.

Jak więc zarządzać nieużywanymi lokalizacjami? W tym wpisie przedstawię trzy sposoby, które mogą Wam w tym pomóc. Zapraszam do lektury!

1.    Usuwanie ustawień księgowania zapasów i pracowników magazynowych

Jest to najczęściej stosowane obejście. Na stronie Ustawienia księgowania zapasów można ustawić numer konta K/G, na którym księgowane są transakcje zapasów z kombinacją lokalizacji i grupy księgowej zapasów.

W przypadku wybrania lokalizacji, w której nie skonfigurowano ustawień księgowania zapasów na wierszach dokumentu, najpierw wyświetlane jest następujące powiadomienie:

Następnie, w momencie księgowania dokumentu pojawia się błąd:

Podobny błąd występuje przy próbie zaksięgowania dziennika zapasów:

Kolejna kwestia, która pomoże nam ograniczyć przeprowadzanie działań w oparciu o daną lokalizację, to usunięcie Kodu lokalizacji danemu użytkownikowi. Każdy użytkownik wykonujący czynności magazynowe w danej lokalizacji, musi być skonfigurowany jako pracownik magazynowy z przypisanym konkretnym kodem lokalizacji. Business Central filtruje działania magazynowe, uwzględniając domyślną lokalizację pracownika. Pracownicy mogą wykonywać operacje magazynowe jedynie w tej lokalizacji, choć istnieje możliwość przypisania ich także do innych lokalizacji.

Na przykład, jeżeli na kartotece danej lokalizacji zaznaczone zostało ustawienie Wymagane wydanie i następnie na podstawie zamówienia sprzedaży utworzymy Wydanie magazynowe, a Pracownik magazynowy nie jest podpięty do tej lokalizacji, wówczas pojawi się następujący komunikat:

Aby wybrać Tak i wprowadzić wymagane ustawienie oczywiście potrzeba specjalnych uprawnień, które zazwyczaj posiadają tylko administratorzy. W przypadku wybrania opcji Nie zostanie wyświetlony następujący błąd:

W efekcie, utworzone zostało wydanie magazynowe, natomiast dany użytkownik bez ustawionego kodu lokalizacji nie będzie w stanie się do niego dostać (po przejściu na listę wydań magazynowych nie wyświetli się utworzone wydanie) i tym samym nie będzie mógł go zaksięgować.

Dlatego, jeżeli chcemy ograniczyć użytkownikom możliwość korzystania z lokalizacji w funkcjach zarządzania magazynem, wystarczy usunąć takiego użytkownika z danej lokalizacji na stronie Pracownicy magazynowi.

2.    Korzystanie z filtrów zabezpieczeń

Kolejny sposób na ograniczenie działania związanego z daną lokalizacją to wykorzystanie filtrów zabezpieczeń. W tym celu, musimy odpowiednio przygotować i skonfigurować Zestaw uprawnień.

Po przejściu na zestawy uprawnień i utworzeniu nowego zestawu, konfigurujemy go w następujący sposób:

a) Wprowadzamy przykładowy zestaw uprawnień, ja użyłem D365 BUS PREMIUM

b) Uzupełniamy tabelę Uprawnienia w następujący sposób:

c) Przechodzimy do pola Filtr zabezpieczeń i konfigurujemy go tak, jak poniżej:

W kolumnie Filtr pola wprowadzamy filtr „<>”, czyli „różne od” i następnie kod lokalizacji, czyli w naszym przypadku EAST. Dzięki temu uzyskujemy filtr „różne od lokalizacji EAST”

W efekcie, po zastosowaniu przygotowanego zestawu uprawnień na konkretnym  użytkowniku, lokalizacja ta pozostaje dla niego ukryta i niemożliwa do obrania.

3.    Usuwanie nieużywanych lokalizacji

Trzeci i ostatni sposób w zasadzie wydaje się najprostszy, lecz może okazać się najbardziej skutecznym. Sposób ten polega na usunięciu zbędnej, niewykorzystywanej lokalizacji w systemie.

W tym celu należy przejść do strony Lokalizacje, następnie wystarczy wskazać i usunąć daną lokalizację. Natomiast, co jest bardzo istotne, nie będziemy mogli usunąć lokalizacji:

·      Która wciąż zawiera jakiś zapas

·      Na której oczekuje jakieś nieukończone działanie magazynowe

·      Która zawiera otwarty zapis danej księgi

Jeżeli lokalizacja, którą chcemy usunąć zawiera jedno z powyższych, to przy próbie jej usunięcia pojawi się jeden z błędów:

Natomiast, jeżeli taka lokalizacja zostanie oczyszczona z powyższych ograniczeń, to wtedy usuniemy ją bez żadnego problemu.

Podsumowując, blokowanie lokalizacji checkbox'em nie jest dostępne w aktualnej wersji systemu Business Central. Mamy jednak możliwość zastosowania jednego z kilku sposobów na obejście, dzięki którym dysponujemy możliwością zablokowania/ograniczenia danej lokalizacji w systemie.

Zachęcamy do śledzenia naszego bloga w celu poznawania kolejnych przydatnych możliwości systemu Business Central.