Nowe oblicze Dynamics 365 Business Edition

Pod koniec czerwca podczas Preview Executive Briefing Microsoft ogłosił zakres zmian, jakie obejmie lipcowa aktualizacja Dynamics 365. Zmiany dotyczą w dużej mierze Dynamics 365 Business Edition skierowanego do małych i średnich przedsiębiorstw, ale niektóre obejmą również Enterprise Edition. Przeglądając ogłoszone zmiany łatwo zauważyć, że czeka nas metamorfoza CRM.

Dynamics 365 Business Edition

System Dynamics 365 w wersji Enterprise Edition jest naszpikowany gadżetami. Umożliwia nam między innymi: zarzadzanie pracownikami w terenie (Field Service), realizację projektów (Project Service Automation), rekrutację i zarzadzanie pracownikami (Talent), integrację z LinkedIn czy analizę danych rozproszonych z MS Azure. A co, jeśli tego wszystkiego nie potrzebujemy, bo nasze przedsiębiorstwo jest niewielkie? Microsoft postanowił wyjść naprzeciw potrzebom małych i średnich firm i wprowadza na rynek Dynamics 365 Business Edition – system CRM dostosowany funkcjonalnie i cenowo do oczekiwań sektora MŚP.

Nowy interfejs

Najnowsza aktualizacja wprowadza wiele zmian wizualnych. Większość z nich związanych jest z tym, że Microsoft postanowił ujednolicić interfejsy swojego systemu. Nowy interfejs użytkownika jest w pełni responsywny – daje nam podgląd na najważniejsze informacje o naszej sprzedaży i klientach w spójny i czytelny sposób, niezależnie od urządzenia i rozdzielczości. Korzystać z informacji możemy więc wszędzie – w pracy przy biurku, na smartfonie w drodze na spotkanie czy podczas prezentacji na tablecie.

Ujednolicenie w systemie nie objęło jedynie interfejsu. Microsoft postawił na przygotowanie komponentów wielokrotnego użytku. I tak, zamiast wykorzystywać poszczególne rodzaje siatek w systemie, jak np. siatka z opcją wyszukiwania, pod-siatka czy siatka z obsługą wykresów, w każdym miejscu w systemie zobaczymy ten sam komponent – np. ujednoliconą siatkę z możliwością wyświetlenia wykresu i wyszukiwania rekordów.

Interaktywne pulpity

Jedną z dotychczas dostępnych funkcji w Centrum Usług Interaktywnych CRM były interaktywne pulpity społecznościowe. Ich największą zaletą było gromadzenie danych z systemu i prezentowanie ich z wykorzystaniem filtrów wizualnych. Dzięki nim mogliśmy zawęzić zakres danych prezentowanych na pulpicie wybierając element wykresu, który nas interesował. Microsoft wykorzystał to rozwiązanie i przygotował interaktywne pulpity sterujące dostępne z poziomu CRM.

Nowy, ujednolicony interfejs będzie dostępny dla użytkowników Business Edition.

Activity Timeline

Activity Timeline to następca Panelu Społecznościowego. W odróżnieniu od poprzednika, zbiera dane dotyczące naszej aktywności w systemie w jednym miejscu, bez podziału na kilka zakładek (Panel Społecznościowy podzielony jest na Wpisy, Działania i Notatki). Na Activity Timeline zobaczymy wszystkie nasze aktywności ułożone chronologicznie na jednym panelu, dzięki czemu będziemy mogli przeanalizować swój czas pracy i zidentyfikować obszary do ewentualnego usprawnienia. Ułatwimy sobie również raportowanie godzin pracy.

Activity Timeline posiada mechanizm wyszukiwania oparty na filtrach słownych i wizualnych, który pozwoli nam sprawniej odnaleźć istotne dla nas informacje wśród naszych notatek, wpisów i działań. Ogromnym krokiem w stronę użytkownika jest umożliwienie podglądu załącznika w mailu z poziomu Activity Timeline bez konieczności otwierania rekordu maila oraz dodanie sekcji „Co przegapiłeś” kumulującej zdarzenia od momentu, w którym użytkownik ostatni raz oglądał rekord w systemie.

Zmodyfikowana aplikacja mobilna

Dotychczasowa aplikacja mobilna do CRM miała mnóstwo ograniczeń. Nowa wersja, poza zmianą wizualną i wykorzystaniem ujednoliconych interfejsów (włącznie z interaktywnymi pulpitami), zyska kilka przemyślanych funkcji, m.in. obsługę gestów jak powiększanie (pinch to zoom) czy wyświetlanie sugestii (tooltip) po kliknięciu obszaru wykresu.

Aplikacja zacznie wspierać wybór formularza kartoteki. Będziemy mogli wybrać jeden z formularzy tak samo, jak w przypadku wersji przeglądarkowej systemu. Aby usprawnić nawigację po stronie, Microsoft dodał zakładki na mobilnym formularzu. W rezultacie, zamiast przewijać w dół i w górę ekranu, wystarczy, że wybierzemy interesująca nas zakładkę, jak np. Podsumowanie, Oferty czy Informacje szczegółowe. Sprawnie i szybko.

Z poziomu Activity Timeline będziemy mogli dodać do rekordu zdjęcia, nagrania audio i wideo prosto z naszego telefonu. Do tej pory dodawanie załączników do notatek było możliwe jedynie z poziomu wersji przeglądarkowej.

Chociaż w dobie aplikacji mobilnych te zmiany nie wydają się być przełomowe, znacznie poprawiają ergonomię pracy, co w dłuższej perspektywie przekłada się na wymierną wydajność działań.

Pozostałe zmiany

Lipcowa aktualizacja przyniesie też wiele innych drobniejszych zmian. Zmieni się planowanie przestrzeni na formularzu – białe przestrzenie między polami zostaną zredukowane, a etykiety pól będą mogły być zawijane. Te dwie, z pozoru niewielkie, zmiany pozwolą efektywniej wykorzystać przestrzeń formularza i lepiej wyeksponować najważniejsze informacje o naszych klientach. Na uwagę zasługuje również fakt, że na formularze rekordów powrócą zakładki znane z poprzednich wydań systemu. Pomoże nam to szybciej poruszać się po formularzu i sprawniej odnajdywać kluczowe na danych etapie procesu informacje.

Formularz w CRM zyska też nową kontrolkę – długo oczekiwaną listę wielokrotnego wyboru. Do tej pory CRM nie dawał możliwości wyboru kilku elementów z jednej listy co powodowało, że dostawcy musieli dodawać wiele innych pól. Dodając jedno pole, np. „Rynek” zamiast wielu innych, np. „Rynek lokalny”, „Rynek regionalny” „Rynek krajowy” czy „Rynek zagraniczny”, zyskamy przestrzeń na formularzu i przejrzystość informacji.

Dynamics 365 zyska też kolejny mechanizm wspierający ochronę danych – administratorzy systemu będą mogli skonfigurować czas bezczynności, po którym nastąpi wylogowanie użytkownika z systemu. Po wygaśnięciu sesji użytkownika ekran przestanie wyświetlać dane zgromadzone w systemie.

Kiedy zmiany?

Lipcowe wydanie Dynamics CRM niesie ze sobą wiele zmian. Wyraźnie widać, że Microsoft stawia na User Experience i dąży do usprawnienia naszej codziennej pracy, zwiększenia jej komfortu i wydajności. Aktualizacja systemu nie spowoduje rewolucji – wyeliminuje niewygodne aspekty w systemie i pozytywnie wpłynie na ergonomię naszej pracy. Niestety większość ze zmian dotyczy jedynie Dynamics 365 Business Edition. Na Business Edition i wejście zmian w życie trzeba jeszcze poczekać – powinny być dostępne w drugiej połowie roku.

‍