O codzienności superhandlowców

Dynamics 365 for Sales to system wspierający nas – sprzedawców w osiąganiu celów. Pozwala nam na zarzadzanie naszym dniem pracy, monitorowanie potencjalnych klientów i szans sprzedaży, przygotowywanie ofert. Jak wygląda nasz dzień po wdrożeniu tego systemu w firmie? Jak pomoże nam zmaksymalizować szanse na udaną transakcję.

Pani Daria i jej poniedziałkowy poranek z kawą w biegu

Pani Daria zaczyna swój dzień na długo przed przekroczeniem progu biura. Codziennie rano odwozi swoje bliźniaczki do szkoły podstawowej. Po odprowadzeniu córek do szatni, idzie do pobliskiej kawiarni po flat white na wynos i wraca do samochodu. Ma przed sobą około 45 minut drogi do pracy, głównie w korkach. Może ten czas wykorzystać na przygotowanie się do pracy, aby po przyjeździe od razu zająć się efektywnym działaniem.
Stojąc w korku, sprawdza outlookową skrzynkę w telefonie i przegląda kalendarz spotkań. Przełożony wysłał jej mailem listę zadań do wykonania i celów do osiągnięcia na ten tydzień. Pani Daria wzdycha – będzie musiała pomóc koledze z pokoju rozwiązać problem z klientem i przygotować się do spotkania na 13:00 – wszystko w ramach zadań w Dynamics 365. Jest jednak zadowolona, że już teraz może ułożyć sobie w głowie plan działania i priorytety na cały dzień, dzięki czemu lepiej wykorzysta czas pracy.

Pan Karol i jego pierwszy miesiąc w pracy

Pan Karol, po latach pracy w dziale R&D popularnego producenta elektroniki, postanowił się przebranżowić i zostać sprzedawcą. Nie ma doświadczenia w sprzedaży, ale doskonale rozumie produkty i zna ich możliwości. Ma potencjalnego klienta – firmę Fontanna S.A., ale nie ma pewności, że decydent będzie skłonny do złożenia zamówienia. Potrzebuje pomocy pani Darii.
Kiedy pani Daria dociera przygotowana do pracy, siadają razem i logują się do systemu. Na pulpicie sprzedawcy pana Karola widzą, że zbliża się data zamknięcia szansy sprzedaży dla Fontanna S.A. Niestety, negocjacje pana Karola są na wstępnym etapie. Z poziomu rekordu w systemie, pani Daria analizuje co zostało zrobione: na business process flow widzi, że pan Karol nie zorganizował spotkania i nie przedstawił oferty. Wspólnie dzwonią do klienta i proponują spotkanie na następny dzień – pan Karol będzie musiał się sam do niego przygotować, ale w każdej chwili będzie mógł poprosić panią Darię o pomoc.
Pan Karol zapisuje spotkanie w systemie Dynamics 365, a dzięki integracji z Outlookiem widzi je również na telefonie i w lokalnej skrzynce mailowej. Po przerwie na kawę wraca do stanowiska i, za radą pani Darii, analizuje potrzeby Fontanna S.A. i konkurentów, aby móc zmaksymalizować swoje szanse na wygranie klienta. Pan Karol nie zna jeszcze w pełni otoczenia zewnętrznego firmy – nie zna wszystkich konkurentów i ich mocnych, i słabych stron, ale może te informacje znaleźć w systemie – inni pracownicy już je uzupełnili. Okazuje się, że większość konkurentów to niewielkie i młode firmy. Największe zagrożenie stanowi lider na rynku, któremu firma pana Karola depcze po piętach w rankingach. Jeśli uda mu się przekonać klienta do swojej oferty, przychód z wygranej szansy sprzedaży pozwoli prześcignąć konkurenta i zdobyć pierwsze miejsce w rankingu. Dlatego tak ważne jest szybkie zorganizowanie spotkania i zainteresowanie klienta. Pan Karol, stawiający pierwsze kroki w roli handlowca, nie znałby tych wszystkich niuansów, gdyby nie pełne dane zgromadzone w systemie Microsoft Dynamics 365.

Pani Daria – spotkanie o 13:00 z zespołem menadżerów

Spotkania z menadżerami są dla pani Darii chlebem powszednim. Raz na dwa tygodnie musi zdać raport z pracy swojego zespołu i KPI, które udało się osiągnąć. Dwugodzinne spotkanie to czas, w którym menedżerowie analizują, co można poprawić i którzy pracownicy są mniej wydajni od innych. Pierwsza połowa spotkania to analiza, do której pani Daria musi się dobrze przygotować. W zapisanym szablonie raportów Power BI ma opracowane wykresy i tabele, które pozwolą jej najlepiej przedstawić osiągnięcia swoich podwładnych. Za pomocą kilku kliknięć myszką, z raportu w Power BI przygotowuje prezentację multimedialną, która przedstawi o 13:00. Menedżerowie ocenią, czy sprzedaż osiągnęła oczekiwane rezultaty i zdiagnozują problemy, jakie mogą pojawić się w nadchodzących tygodniach.
Aby dobrze przygotować się do spotkania, pani Daria postanawia przejść do jednego z pokoi konferencyjnych, w którym nikt nie będzie jej przeszkadzał. Pan Karol, jednakże, wciąż potrzebuje jej pomocy. Pisze do niej na Skype for Business i zadaje pytania, na które pani Daria, z pomocą danych z systemu Dynamics 365, szybko odpowiada. Miała już kiedyś klienta z tej samej branży co Fontanna S.A. i postanawia udostępnić szanse sprzedaży swojego klienta panu Karolowi. Dzięki temu będzie mógł lepiej przygotować się do swojego spotkania i zaprezentować doświadczenie firmy w branży, w czasie, kiedy pani Daria będzie omawiać możliwości maksymalizacji sprzedaży na spotkaniu.
Pan Remigiusz – sprzedawca z wieloletnim doświadczeniem

W czasie, gdy pani Daria relacjonuje minione dwa tygodnie, pan Remigiusz odbiera telefony od swoich wieloletnich klientów. Nie byłby w stanie zapamiętać, który klient zamówił który model komputerów. Nie musi też tego robić – system gromadzi dane o zrealizowanych zamówieniach, więc kiedy pan Remigiusz odbiera telefon od pani Barbary z firmy Wilczomlecz Sp. z.o.o., szybko odnajduje wszystkie potrzebne informacje. Wyjątkowo, pani Barbara nie chce złożyć kolejnego zamówienia – interesują ja parametry zakupionych komputerów. Chce wiedzieć, jak może poprawić ich wydajność – czy dział IT z jej firmy może do wszystkich posiadanych maszyn dołożyć dyski SSD i jakie modele będą odpowiednie.

Mimo wieloletniego doświadczenia w branży, pan Remigiusz nie jest w stanie udzielić jej tej informacji. Grzecznie przeprasza ją i zakłada sprawę w systemie. Z panią Barbarą skontaktuje się pracownik DOK, który udzieli jej wszystkich informacji. Pracownik DOK nie musi pamiętać, jaki model pamięci RAM pasuje do poszczególnych komputerów. Te informacje znajdują się w bazie wiedzy – jedyne, co musi zrobić pracownik DOK, to wybrać odpowiednie artykuły z bazy wiedzy i wysłać je mailem do pani Barbary. Dzięki temu, uda mu się obsłużyć klienta w najkrótszym możliwym czasie. Takie zgłoszenie to też możliwość utworzenia nowej szansy sprzedaży – pani Barbara będzie zainteresowana zakupem dodatkowego RAMu. Pracownik DOK wraz z panem Remigiuszem mogą przygotować odpowiedź i ofertę, które wyślą w jednym mailu do pani Barbary. W efekcie, lejek sprzedażowy pana Remigiusza rozwinie się w szansę sprzedaży z dużym prawdopodobieństwem wygranej.

Pan Karol – przygotowanie dokumentu z ofertą

Po kilku godzinach żmudnej pracy, pan Karol kończy przygotowanie oferty. Dokument ma ponad 50 stron i zawiera wiele załączników. Pan Karol zapisuje wszystkie pliki w SharePoint w folderze Fontanna S.A. Dzięki integracji z Dynamics 365 będzie mógł podejrzeć pliki bezpośrednio z kartoteki klienta w CRM. Wykorzystując informacje zgromadzone w CRM pan Karol przygotował ofertę dużo szybciej i przygotował się do spotkania z klientem w krótszym czasie niż gdyby miał to robić poza systemem. Zaoszczędzony czas mógł przeznaczyć na analizowanie kolejnych szans sprzedaży lub przygotowanie ofert dla klientów.

Pani Daria – zakończenie spotkania

Po przeciągającym się spotkaniu z zespołem menedżerów, pani Daria sprowadza ofertę przygotowana przez pana Karola. W jej opinii, wszystko jest gotowe do prezentacji przed klientem. Jest zadowolona, bo pan Karol coraz lepiej sobie radzi – chwali go i idzie na lunch. Wraca po przerwie obiadowej, siada przed komputerem i sprawdza maile, które przyszły w trakcie spotkania i przerwy – dział marketingu utworzył w systemie klika nowych leadów – potencjalnych klientów, którzy zareagowali na kampanię marketingową. Pani Daria musi przydzielić swoich pracowników do leadów i zlecić im zadania. Postanawia przydzielić panu Karolowi nowego klienta – jeśli rozmowa z Fontanna S.A. się nie powiedzie, będzie miał szanse wykazać się przy innej szansie sprzedaży. Korzystając z Dynamics 365 przetwarza informacje o leadach i kontaktuje się z potencjalnymi klientami błyskawicznie, maksymalizując szanse na udaną transakcję. Po raz kolejny oszczędza czas, który przeznaczy na dalszą optymalizację pracy swojej i Pana Karola, któremu pomaga wdrożyć się w rolę handlowca, oraz na budowanie głębszych i trwalszych relacji ze swoimi klientami.

Zakończenie dnia pracy

Dynamics 365 wspiera pracę wszystkich – pani Darii, pana Karola, pana Remigiusza i pracownika DOK. Pani Daria ma wgląd w dane dotyczące swoich klientów i klientów swoich podwładnych. Panowie Karol i Remigiusz mogą przeglądać kartoteki swoich klientów oraz te, które zostały im udostępnione. Maja do nich dostęp z każdego miejsca na świecie i mogą szybko reagować na ich potrzeby. Pracownik DOK zajmuje się obsługa zgłoszeń klientów – sprawnie rozwiązuje ich sprawy i pozytywnie wpływa na wizerunek firmy. Wszyscy na co dzień korzystają z poczty w Outlooku, która jest zintegrowana z CRM oraz z Sharepoint, gdzie przechowywane są wszystkie dokumenty. Dzięki temu pracownicy mogą szybko wymieniać się informacjami skracając czas realizacji poszczególnych kroków w procesie biznesowym. Gdyby nie system Dynamics 365, nie mogliby pracować równie wydajnie, zyskując wiele czasu na optymalizację, strategiczne planowanie i budowanie relacji.

‍