Rozliczenia międzyokresowe kosztów/przychodów, a możliwości systemu Business Central

Efektywne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa to klucz do osiągnięcia sukcesu. Istotnymi elementami tego procesu są rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów. W dzisiejszym wpisie Out Of The Box przedstawimy, dlaczego warto zwrócić uwagę na możliwości oferowane przez system Business Central w kontekście tych rozliczeń. Zaprezentujemy dwa sposoby procesowania rozliczeń międzyokresowych kosztów - wykorzystanie dziennika cyklicznego oraz harmonogramu rozliczeń.

Opcji przetwarzania transakcji finansowych za pomocą dzienników cyklicznych używa się w przypadku transakcji, które są księgowane wielokrotnie z niewieloma zmianami lub bez zmian. W przypadku rozliczeń międzyokresowych jest to alternatywa do wykorzystania Dziennika głównego i przygotowaniu w nim ręcznie poleceń księgowania.

Dzienniki cykliczne w systemie Business Central to narzędzie, które umożliwia automatyzację i ułatwienie procesów księgowych, szczególnie tych, które zachodzą regularnie w określonych okresach. Są one bardzo przydatne w przypadku działań, które powtarzają się w cyklu, takich jak rozliczenia miesięczne, kwartalne lub roczne.

Tworzenie dzienników cyklicznych w Business Central:

Po zalogowaniu się do swojego konta w systemie Business Central, w polu wyszukiwania należy wyszukać "Cykliczny dziennik główny" i przejść do powiązanej strony. Następnie otworzyć stronę “Instancje dziennika głównego” poprzez wybranie pola “Nazwa instancji” i wybrać tą, z którą w danym momencie będziemy pracować.

Aby utworzyć nową instancję, należy wybrać akcję “+Nowy”. W polu “Nazwa” należy wprowadzić nazwę instancji, na przykład “Czynsz” - do uzupełnienia jest również opis instancji. Możliwe jest przypisanie serii numeracji dla instancji (system automatycznie będzie przypisywał numer dokumentu dla przeksięgowania) - w przeciwnym razie numer dokumentu będzie musiał być wypełniany ręcznie. Po wprowadzeniu danych i zamknięciu strony otworzy się nowy, pusty dziennik cykliczny. Kolejny etap to uzupełnienie pól wiersza.

Pole “Metoda cykliczna” służy do określania czy przeksięgowywana kwota ma być stała lub zmienna. Do najczęściej używanych metod cyklicznych zaliczamy:

• Stałą - kwota dziennika dla każdego okresu jest taka sama, używana w przypadku rozliczenia przedpłat składek ubezpieczeniowych, rejestrowanie faktur kosztów stałych.

• Zmienną - kwota dziennika dla każdego okresu jest różna, używana w przypadku rejestrowania faktur kosztów zmiennych bez użycia dokumentów zakupu.

• Saldo - saldo konta w wierszu jest alokowane pomiędzy konta wyszczególnione dla tego wiersza na stronie Alokacje. Obejmuje okresową alokację kosztów między działy lub między firmową alokację kosztów.

Następnym krokiem jest określnie “Częstotliwości cyklu”. Pole to zawiera formułę, która określa częstotliwość księgowania zapisu w wierszu dziennika. Trzy najczęściej stosowane formuły to:

• 1M - księgowanie co miesiąc, zgodnie z datą księgowania pierwsze przeksięgowania.

• 1D+1M-1D (1 dzień + 1 miesiąc - 1 dzień) - program określa datę na ostatni dzień miesiąca niezależnie od liczby dni w miesiącu.

• 1M+CM - przy pomocy tej formuły program oblicza jeden pełny miesiąc oraz pozostałe dni miesiąca bieżącego.

W celu dalszych rozważań jako przykład posłuży nam metoda stała z ustaloną częstotliwością cyklu przeksięgowywania na ostatni dzień miesiąca.

Kolejny krokiem jest wpisanie “Daty księgowania”. Pole to z każdym kolejnym księgowaniem będzie wypełniane automatycznie na podstawie określonej „Częstotliwości cyklu”. Należy określić pierwszą datę przeksięgowania. Wypełnieniu podlega także pole “Nr dokumentu” wiersza dziennika cyklicznego, jeżeli seria numeracji nie jest przypisana do instancji, “Typ” i “Numer konta” oraz kwotę jaka będzie podlegać przeksięgowaniu w danym okresie. Pole “Opis” może być uzupełniane automatycznie na podstawie nazwy konta. Przed księgowaniem można zmienić go manualnie lub zastosować formułę, która będzie wypełniać odpowiedni tekst: %1 odpowiada numerowi bieżącego dnia, a %3 numerowi bieżącego miesiąca (np. RMK %1%3).

Pole “Data ważności” – określa ostatnią datę z jaką zapis przy użyciu danego wiersza dziennika cyklicznego może być zaksięgowany.

Istnieje możliwość zaalokowania zapisu w dzienniku głównym na kilku kontach w trakcie księgowania dziennika. Alokację można przeprowadzić według ilości, wartości procentowej lub kwoty.

W wyniku księgowania tak przygotowanego dziennika cyklicznego można zauważyć, że z konta 641-01 wyksięgowana została kwota 2000 PLN z datą zgodną z ustawioną wcześniej formułą. Natomiast na koncie 400-01 pojawiło się księgowanie na 2000 PLN, zgodnie z ustawieniami dziennika cyklicznego.

Po zaksięgowaniu dziennika cyklicznego, który był przygotowany jak wyżej, zauważyć można, że wiersze dziennika zostają zachowywane po zaksięgowaniu i program podpowiada kolejne księgowanie, zmieniając datę księgowania na koniec następnego okresu.

Wykorzystanie harmonogramu rozliczeń międzyokresowych:

Drugą bardzo intuicyjną i szybką metodą stosowaną do rozliczeń międzyokresowych jest zastosowanie harmonogramu rozliczeń w Business Central. W tym przypadku o konkretnych przeksięgowaniach użytkownik decyduje już w momencie przygotowywania faktury zakupu. Na wierszu faktury zakupu dostępne jest pole “Kod rozliczeń międzyokresowych”.

Kod rozliczeń międzyokresowych posiada swoją kartotekę, na której należy zdefiniować parametry rozliczeń: kod i opis identyfikujący rodzaj kodu, konto rozliczeń międzyokresowych (konto K/G, na które księgowane są wydatki rozliczeń międzyokresowych), a także takie parametry jak procent rozliczeń międzyokresowych, metoda kalkulacji, data początkowa (określa datę rozpoczęcia obliczania kwot rozliczeń międzyokresowych), liczba okresów oraz opis okresu.

Wprowadzając kod rozliczeń międzyokresowych na dokument faktury, powstanie możliwość weryfikacji szczegółów harmonogramu, czyli tego, jak wyglądać będą przeksięgowania w ramach RMK, dla tego dokumentu - są to elementy edytowalne do momentu samego księgowania.

Po zaksięgowaniu faktury automatycznie powstaną wszystkie przeksięgowania pomiędzy kontem RMK, a docelowym kontem kosztów w zadanych okresach poprzez wybrany harmonogram.

Podsumowując, korzystając z harmonogramu rozliczeń międzyokresowych jesteśmy w stanie lepiej planować terminy płatności dostawcom i monitorować ich realizacje, a także zarządzać opłatami cyklicznymi, takimi jak abonamenty czy czynsze.

Natomiast jedną z głównych korzyści z wykorzystania dzienników cyklicznych jest automatyzacja procesu. Dzięki temu, że wiersze dziennika generowane są automatycznie na podstawie zadanych parametrów można zaoszczędzić dużą ilość czasu i zminimalizować ryzyko pomyłki mając tym samym pełną kontrolę nad procesem.  

Dzięki przedstawionym funkcjonalnościom można skutecznie organizować operacje finansowe, unikać opóźnień i błędów oraz efektywnie zarządzać aspektami finansowymi firmy.

Zachęcam do śledzenia naszego bloga w celu poznawania kolejnych możliwości systemu Business Central.