W wydaniu 2024 Wave 2, w ramach licencji Essentials, pojawił się nowy mini moduł – zarzadzanie subskrypcjami. Moduł ten wychodzi naprzeciw rosnącym potrzebom współczesnego biznesu, a coraz więcej firm dostarcza rozwiązania w oparciu o model subskrypcyjny (abonamentowy).
Zestaw funkcjonalności zebranych w module zarządzania subskrypcjami obniża próg wejścia w ten obszar prowadzenia działalności i w prosty sposób umożliwia automatyzację procesów biznesowych poprzez rejestrowanie i cykliczne rozliczanie działalności operacyjnej, a także dedykowany obszar raportowania, który będzie rozwijany w kolejnych wydaniach.
Możliwości modułu nie ograniczają się jedynie do klasycznego rozliczania usług abonamentowych. Obszary potencjalnego zastosowania to m.in.:
- gwarancje
- konserwacje
- należności za najem czy zarządzanie
- sprzedaż i rozliczenie usług przedpłaconych
W zasadzie obsługa wszystkiego co jest fakturowane cyklicznie może mieć miejsce w module zarządzania subskrypcjami, co w raz z zapowiadanym przez producenta rozwojem funkcjonalności czyni ten moduł perspektywicznym w kolejnych miesiącach.
Link do strony producenta: Manage subscription billing andrevenue and expense recognition | Microsoft Learn
Podstawowa konfiguracja
Operacyjna warstwa zarządzania subskrypcjami składa się z:
- pakietów zobowiązań do świadczenia usług
- kartotek zapasów będących przedmiotem fakturowania
- określeniu na kartotece zapasu sposobu realizacji subskrypcji
- dedykowanych list do zarządzania zarejestrowanymi umowami i zobowiązaniami
W ramach listy rozwijanej na kartotece zapasu, mamy do wyboru cztery możliwości (sekcja Ceny i sprzedaż, pole Opcja zobowiązania do świadczenia usług):
o ustawienie domyślne dla każdej istniejącej oraz nowo wprowadzanej kartoteki
o do kartoteki nie da się przypisać pakietu zobowiązań
o nie podlega działaniom w ramach modułu zarządzania subskrypcjami
Sprzedaż ze zobowiązaniem do świadczenia usług:
o do kartoteki można przypisać pakiet zobowiązań
o kartoteka podlega działaniom w ramach modułu zarządzania subskrypcjami
Przedmiot zobowiązania do świadczenia usług:
o możliwy do ustawienia na kartotekach o typie pozamagazynowy
o kartoteka może być dodana ręcznie na wierszu zamówienia sprzedaży, ale wartość zapasu nie zostanie zaksięgowana na zamówieniu sprzedaży
Przedmiot fakturowania:
o możliwy do ustawienia na kartotekach o typie pozamagazynowy
o kartoteka nie może być dodana ręcznie na wierszu zamówienia sprzedaży
Pakiet zobowiązań do świadczenia usług składa się z sekcji nagłówkowej oraz wierszy, gdzie w osobnych kolumnach wprowadzić należy niezbędne dla dalszego procedowania informacje m.in.:
- czy zobowiązanie ma podlegać fakturowaniu?
- co będzie podstawą do kalkulacji fakturowanej kwoty?
- jaki będzie okres i cykl fakturowania?
Po skonfigurowaniu pakietu zobowiązań, należy przypisać kartoteki zapasów, które podlegać będą działaniom w nim opisanym. Możliwe jest też przypisanie pakietów z poziomu kartoteki zapasów.
Zastosowanie modułu subskrypcji
Moduł subskrypcji można swobodnie dostosowywać do zmieniających się uwarunkowań biznesowych. Jednym z podstawowych zastosowań może być sytuacja, w której sprzedawca oferuje rozszerzoną gwarancję na wybrany towar.
Po skonfigurowaniu pakietu i kartoteki zapasu, która ma podlegać rozszerzonej gwarancji, informacja o zdarzeniu pojawi się na zamówieniu sprzedaży w kolumnie Zobowiązania do świadczenia usług.
Po zaksięgowaniu faktury sprzedaży, należy przejść na stronę Cykliczne fakturowanie i po uzupełnieniu filtrów wybrać Utwórz propozycję fakturowania. System przeszuka wiersze dokumentów sprzedaży i wskaże, dla których należy wykonać akcje tworzenia faktur. Strona cyklicznego fakturowania służy także do zarządzania fakturami przed ich wystawieniem.
Po dokonaniu selekcji należy wybrać ze wstążki Utwórz dokumenty. System poinformuje o utworzeniu nowych dokumentów, które znajdą się na liście faktur roboczych. Zawartość faktury to wiersz przedmiotu podlegającemu zobowiązaniu do świadczenia usług oraz wiersze komentarzy opisujących usługę. Kwota faktury wynika bezpośrednio z wyliczeń dla zastosowanego pakietu zobowiązań do świadczenia usług.
Przy księgowaniu faktury pojawia się dodatkowa sekcja Rozliczenia międzyokresowe umowy z nabywcą, w której dostępne jest pełne zestawienie kwot wynikających z przeprowadzonej transakcji oraz daty rozliczenia.
Podsumowując, opisywany w tym wpisie moduł zarządzania subskrypcjami jest pomysłem od producenta oprogramowania Business Central na kolejne „ułatwienie życia” użytkownikom.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych wpisów, gdzie z pewnością będziemy prezentować kolejne usprawnienia w tym obszarze!
