W przedsiębiorstwach z rozwiniętą ścieżką magazynową, w których chociażby garstką zakresu funkcjonowania jest obrót zapasami, należy co najmniej raz w roku obrachunkowym przeprowadzić inwentaryzację. Inwentaryzacja sama w sobie dla wielu kojarzona jest negatywnie jako monotonna czynność zliczania każdej najmniejszej sztuki zapasów zazwyczaj pod koniec roku, w celu weryfikacji stanów zarejestrowanych kontra rzeczywistych.
W systemie Business Central, aby proces ten ułatwić oraz móc go zaliczyć do tych z zakresu przyjemnych, dostępne jest kilka funkcjonalności w których skład wchodzi m.in.:
- Dziennik inwentaryzacji
- Zlecenie inwentaryzacji
Aby móc poprawnie przeprocesować inwentaryzację, musimy wpierw skonfigurować odpowiednie ustawienia księgowe dla ewentualnych nadwyżek (korekt in-plus) jaki niedoborów (korekt in-minus). W systemie Business Central za pomocą lupki należy wyszukać kartotekę Ustawienia zapasów, gdzie w folderze Inwentaryzacja należy wskazać odpowiednie domyślne główne gospodarcze grupy księgowe nadwyżek oraz niedoborów.
Przechodząc w głąb domyślnych głównych gospodarczych grup księgowych dla nadwyżek oraz niedoborów, w macierzy głównych ustawień księgowania dla każdej z grup oraz kombinacji wykorzystywanych głównych towarowych grup księgowych konieczne jest wskazanie odpowiedniego konta korekty magazynu odnoszącego się do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Tym oto sposobem fundamentalne ustawienia w systemie w obrębie procesu inwentaryzacji mamy już gotowe. Możemy przejść do części głównej omawianego procesu czyli do kartoteki „Dziennika inwentaryzacji”
Dziennik inwentaryzacji sam w sobie działa identycznie jak każde z innych, znanych nam rodzajów dzienników, jak np. dziennik zapasów, lecz jego widok nagłówka, wierszy, wstążki czy filtracji jak i funkcjonalności jest okrojony lub rozszerzony o te niezbędne do zliczenia rzeczywistej ilości oraz sprawdzenia czy jest ona równa ilości zarejestrowanej w systemie.
Zanim przejdziemy bezpośrednio do omówienia zasad funkcjonowania tego dziennika warto przed tym wspomnieć o kilku aspektach z nim związanych:
- W przypadku potrzeby częstszego zliczania zapasów np. tych częściej rotujących, można w tym celu przypisać zapasom w ich kartotece specjalne okresy inwentaryzacji, aby ułatwić jej przeprowadzacie np. raz w miesiącu
- Korektę zapasów możemy przeprowadzić również przy użyciu dziennika zapasów, nanoszącego zmiany bezpośrednio w zapisach księgi zapasów
- Dziennik inwentaryzacji w głównej mierze sformułowany jest do weryfikacji ilości zapasów. W przypadku jednoczesnej potrzeby zmiany danych pomocniczych dla zapasów, jak np. atrybuty, numery partii lub numery seryjne należy wykorzystać np. dziennik przesunięć zapasów. To samo dotyczy przypadku, gdy w trakcie fizycznego zliczania zidentyfikowaliśmy różnice wynikające z zaksięgowania zapasów z niepoprawnymi kodami lokalizacji lub pojemnika
- Dziennik inwentaryzacji zawiera funkcję „Release to Mobile”, umożliwiającą przeprowadzenie bezpośredniego zliczenia ilości zapasów z wykorzystaniem rozwiązania Mobile WMS od Tasklet
Przeprowadzając inwentaryzację za pomocą dziennika, na sam początek daje nam on możliwość jej rozdzielenia za pomocą instancji zgodnie z nasza potrzebą biznesową, np. per lokalizacje lub grupy zapasów.
Aby przygotować dziennik inwentaryzacji, czyli obliczyć ilości przewidywane, zarejestrowane w systemie, należy przejść na wstążce w Przygotuj -> Oblicz ilość zapasów.
Jest to główna funkcjonalność wsadowa dziennika inwentaryzacji, dzięki której z wykorzystaniem pożądanych przez nas filtrów system wygeneruje macierz przewidywanych zapasów. W folderze Opcje dostępne do wyboru mamy pola definiujące:
- Datę księgowania (zazwyczaj jest to 31.12.2024, czyli końcówka okresu obrachunkowego)
- Nr. dokumentu pod jakim chcemy zaksięgować inwentaryzację
- Checkbox definiujący czy chcemy wziąć pod uwagę zapasy nie na stanie, czyli te, których aktualna ilość (obliczona) według systemu na dzień księgowania wynosi 0
- Checkbox definiujący czy chcemy wziąć pod uwagę zapasy, których nie posiadamy na magazynie oraz które nie były wykorzystywane dotychczas w żadnych transakcjach
- Jeżeli przy zapasach określamy wymiary możemy je również w tym miejscu oznaczyć
Na omówienie wszystkich dostępnych filtrów, na podstawie których system wygenerować ma dziennik zapasów, nie wystarczy nam dzisiaj czasu. Tutaj zachęcam mocno to samodzielnego ich zweryfikowania, na pewno każdy z nas znajdzie te odpowiadające naszym potrzebom biznesowym.
Po uruchomieniu funkcji, otrzymamy na wierszach obliczone według systemu stany magazynowe
Warto zwrócić uwagę, że w polu Ilość (inwentaryzacja), czyli w polu, gdzie użytkownik powinien wprowadzić faktyczną, rzeczywistą ilość zapasów, automatycznie została wstawiona wartość równa polu Ilość (obliczona). Manewr ten przyspiesza jak i ułatwia nam samą inwentaryzację z racji tego że w przypadku zapasów, których ilość obliczona równa się ilości rzeczywistej nie ma konieczności ręcznego wprowadzania wartości. Dopiero w momencie wystąpienia różnic wartość w polu ilość(inwentaryzacja) należy skorygować.
Dziennik inwentaryzacji w celu ułatwienia nam fizycznego zliczania poszczególnych zapasów na magazynie, posiada wydruk całego arkusza. Przechodząc na wstążce w Strona główna -> Drukuj, otrzymamy okno wydruku z możliwymi opcjami jak np. pokazanie ilości obliczonej, numerów śledzenia zapasu, jeżeli są wykorzystywane jak i dodatkowymi filtrami.
Po obliczeniu ilości rzeczywistych na magazynie, z wykorzystaniem listy inwentaryzacji, wprowadzamy bezpośrednie dane do dziennika inwentaryzacji w kolumnie Ilość (inwentaryzacja). W przypadku różnic pomocne może być wyciągnięcie za pomocą personalizacji pola Gł. Gosp. Grupa księgowa.
W momencie, gdy ilość (Inwentaryzacja) różni się od Ilości (obliczonej), system zmienił Typ zapisu na odpowiedni typ korekty, oraz wprowadził różnicę w kolumnie Ilość.
Jeżeli jesteśmy już pewni, że obliczyliśmy wszystkie rzeczywiste stany magazynowe oraz wprowadziliśmy ich wartość do dziennika inwentaryzacji, możemy przejść bezpośrednio do księgowania oraz analizy powstających tam zapisów księgowych.
W przypadku, gdy ilości wszystkich zapasów byłyby poprawne, otrzymalibyśmy tylko zapisy księgi inwentaryzacji, czyli zapisy w dodatkowej księdze pomocniczej odnoszącej się tylko i wyłączenie do inwentaryzacji zapasów. W momencie, gdy otrzymaliśmy różnice w ilości zapasów obliczonych a inwentaryzacyjnych, otrzymamy zapisy w trzech dodatkowych księgach: Zapisy K/G, księgi zapasów oraz wyceny.
Aby sprawdzić zapisy, które interesują nas najbardziej, możemy zweryfikować zapisy księgi zapasów pod kątem odpowiedniego typu korekty odnoszącej się do korygowanych ilości
oraz najważniejsze zapisy K/G pod kątem zejścia lub wejścia wartości kosztu z odpowiedniego konta korekty magazynu ustawionego wcześniej w kartotece „Ustawienia zapasów”.
Podsumowując, celem inwentaryzacji jest zliczenie rzeczywistych stanów zapasów na magazynie oraz porównanie ją z ilością zarejestrowaną w systemie przez cały okres obrachunkowy. W systemie Business Central jedną z kartotek personalizowanych temu procesowi jest „Dziennik inwentaryzacji”, która dzięki swoim funkcjonalnościom pozwala na wielostopniową weryfikację ilości zarejestrowanych w systemie a tych fizycznie obliczonych na magazynie.
Na dzisiaj to wszystko z mojej strony, w kolejnej części przyjrzymy się bliżej „Zleceniu inwentaryzacji”, czyli kolejnej dostępnej w systemie kartotece poświęconej inwentaryzacji.
Zachęcam jak zawsze do przetestowania funkcjonalności oraz śledzenia naszego bloga w celu poznawania kolejnych przydatnych możliwości systemu Business Central.
