Cyfrowe życie dokumentu z MS SharePoint

Sprawne zarządzanie dokumentami to klucz do optymalizacji procesów biznesowych w naszym przedsiębiorstwie. Jeśli nie chcemy utonąć w papierowych stertach otaczających nas ze wszystkich stron, warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu klasy DMS (Document Management System), takiego jak MS SharePoint. Dzięki temu zyskamy narzędzie kontroli nad dokumentami, stworzymy dobrze zorganizowane archiwum i usprawnimy przepływ dokumentów między działami i zespołami projektowymi.

MS SharePoint

SharePoint to system, który może pełnić funkcję prostego repozytorium dokumentów i w takiej formie wspierać naszą codzienną pracę nad dokumentami. Dzięki integracji z Dynamics 365 zyskujemy narzędzie do archiwizowania dokumentów sprzedażowych powiązanych z działaniami w systemie CRM. Jednak SharePoint to o wiele więcej niż zwykły dysk sieciowy i z łatwością może stać się zaawansowanym systemem klasy DMS do kompleksowego zarządzania dokumentami i budowania wielu różnorodnych procesów biznesowych opartych na dokumentach i opisujących ich metadanych.

Rejestracja dokumentu

Początek cyfrowego życia dokumentu zaczyna się przy rejestracji. Kilka razy w tygodniu do naszej firmy „ŻELusie” przyjeżdża listonosz i dostarcza dokumenty nadane przez klientów, dostawców i partnerów. Wśród nich znajdują się zamówienia sklepów wielkopowierzchniowych na towar czy faktury od dostawców składników do produkcji żelek. Wszystkie dokumenty przechodzą przez ręce Moniki – recepcjonistki. To ona własnoręcznie otwiera koperty, weryfikuje ich zawartość i archiwizuje ją. Jednak zanim papierowe dokumenty zostaną odłożone na półkę jako zarchiwizowane, muszą zostać zeskanowane i wprowadzone do systemu SharePoint.

Monika nakleja kod kreskowy na każdy dokument, a następnie skanuje je – każdy oddzielnie – i przesyła do systemu SharePoint w formie elektronicznej. Kiedy skończy skanować całą paczkę dokumentów, kontynuuje swoją pracę już na wersji elektronicznej dokumentu w SharePoint, a dokument papierowy zostaje przekazany do archiwum. Każdy dokument w zależności od typu (np. faktura, dokument przychodzący, umowa) ma swój zestaw pól koniecznych do wypełnienia przed rozpoczęciem procesu obsługi, takimi jak data wystawienia i nazwa klienta. Dzięki zautomatyzowaniu procesów biznesowych Monika nie musi uzupełniać wszystkich pól – duża ich część wypełnia się automatycznie lub zostaje zawężona do kilku określonych wartości. W wyniku działań Moniki dokument zostaje przekazany do odpowiednich osób w celu dalszej obsługi i realizacji dokumentu.

Ścieżka akceptacji: sekwencyjna czy równoległa?

Proces akceptacji dokumentu to kwestia polityki wewnętrznej każdej firmy. Niektóre dokumenty wymagają zgody pojedynczej osoby, inne wymagają akceptacji na każdym szczeblu zarządzania. Ścieżka akceptacji może zostać dostosowana do potrzeb biznesowych, tak aby w pełni uwzględniała wewnętrzne procedury. Oznacza to, że z łatwością opracujemy zarówno sekwencyjną jak i równoległą ścieżkę akceptacji.

Budowa ścieżki akceptacji zależy od typu dokumentu i może się składać z wielu parametrów. Dla przykładu, ścieżka akceptacji faktury zależy od: lokalizacji, działu, wartości kwoty netto. Każda z tych ścieżek może być wieloetapowa i przypisywana do pojedynczych osób jak i zespołów. Możemy stworzyć tak wiele różnych ścieżek, jak dużo mamy kombinacji parametrów opisujących ją.

Kiedy Monika wprowadzi dokument i oznaczy dział oraz typ, system automatycznie dopasuje ścieżkę akceptacji i przepisze dokument do odpowiedniej osoby merytorycznej. W tym przypadku osobą merytoryczną jest Justyna, która weryfikuje już wprowadzone dane na formularzu oraz rozpoczyna opisywanie dokumentu i rozpisanie linii faktur. Dokumenty przypisane do osoby merytorycznej będą widoczne na jej liście dokumentów „Moje dokumenty do obsługi”. Kiedy tylko uzupełni wymagane informacje i zainicjuje proces akceptacji, dokument zniknie z jej widoku i pojawi się u Elżbiety, kolejnej osoby w przypisanej ścieżce akceptacji.

Faktury i linie faktur

Akceptacja dokumentu może przebiegać na kilku poziomach. W przypadku faktur proces akceptacji może zostać podzielony na akceptację pojedynczych linii faktur oraz akceptację całej faktury. Po przekazaniu faktury do akceptacji system uruchamia mechanizm akceptacji linii faktur – każda linia powinna zostać zaakceptowana przez osoby uwzględnione w ścieżce akceptacji – Elżbietę i Mariusza. W przypadku ścieżki sekwencyjnej Mariusz będzie mógł ocenić linię dopiero po jej zatwierdzeniu przez Elżbietę. Gdyby ścieżka była równoległa, oboje mogliby wydać decyzje jednocześnie, a zgoda jednego nie byłaby uzależniona od zgody drugiego. Użytkownicy mają możliwość dodania komentarza – napisania, dlaczego odrzucają linię faktury. Odrzucenie chociaż jednej blokuje możliwość akceptacji całej faktury.

Po otrzymaniu faktury od naszego dostawcy soku owocowego do produkcji żelków, Monika skanuje dokument, wprowadza wymagane dane na dokumencie, a system przekazuje go do odpowiedniej osoby merytorycznej – Justyny. One opisuje fakturę dodatkowymi parametrami, rozpisuje linie faktury i przekazuje do akceptacji. Jeśli którakolwiek z osób zauważy błąd związany z fakturą lub jej liniami (np. niepoprawny NIP, albo fakt, że dostawca nie uwzględnił uzgodnionego rabatu), odrzuci linię, poda przyczynę odrzucenia i skontaktuje się z dostawcą. W takiej sytuacji Elżbieta lub Mariusz odrzucą fakturę. Jeśli faktura jest wystawiona poprawnie, przejdzie pomyślnie przez wszystkie kroki akceptacji i zostanie zaksięgowana.

Życie papierowego dokumentu

Jeśli podczas rejestracji dokumentu Monika oznaczyła go kodem kreskowym, system będzie w stanie śledzić lokalizację papierowej wersji dokumentu.  Przesyłając papierowy dokument między oddziałami w firmie i każdorazowo skanując go, system, w zależności od miejsca skanowania, będzie przypisywał mu nową lokalizację.  W końcowej fazie podróży dokumentu, gdy trafi on do lokalizacji, w której odbywa się archiwizowanie, zostaną nadane mu odpowiednie parametry określające miejsce archiwizacji dokumentu. Jak wygląda budowa uporządkowanego archiwum?

Każdy dokument ma swój kod kreskowy i, w zależności od stopnia złożoności struktury archiwum, również każdy segregator, półka, szafa i pomieszczenie mają swoje kody. Monika, przed włożeniem dokumentu do segregatora w celu jego archiwizacji, skanuje oba kody. W tym momencie system rozpoznaje, że dokument znajduje się w segregatorze. Kiedy segregator wypełni się dokumentami, trafia na półkę do szafy w archiwum. Ponieważ Monika zeskanowała kod kreskowy z półki, odstawiając segregator, system jest w stanie później udzielić nam informacji o lokalizacji segregatora. Każdy dokument będzie miał przypisaną ścieżkę lokalizacyjną. Jeśli jakakolwiek osoba w firmie potrzebuje odnaleźć wersję papierowa, aby ją zweryfikować lub wypożyczyć, może w systemie sprawdzić jego dokładną lokalizację.

Bezpieczeństwo danych

SharePoint pozwala nam chronić nasze dane – dzięki dobrze zbudowanej strukturze uprawnień zadbamy o to, aby nasze wrażliwe dane, rozliczenia z klientami, plany rozwojowe były dostępne jedynie dla upoważnionych osób. Niektóre będą miały jedynie prawo podglądu danych, nieliczni będą mogli edytować rekordy w systemie. Dostęp do edycji dokumentów może być uzależniony od etapu obiegu dokumentu. Monika będzie mogła edytować dokument przed przekazaniem go do odpowiedzialnego działu. Kiedy zostanie uruchomiona ścieżka akceptacji, jedynie osoby wyznaczone w systemie będą mogły modyfikować dane.

Warto zaznaczyć, że każda zmiana w SharePoint jest zapisywana w historii zmian. Dzięki temu, mamy pełną kontrolę nad zmianami w systemie, wiemy kto i kiedy je wprowadził, jakie były wartości historyczne. Zyskamy pełną historię akceptacji naszych dokumentów.

Jak sprawnie zarządzać obiegiem dokumentów z MS SharePoint?

Jeśli chcemy uporządkować nasze dokumenty i usprawnić proces ich przetwarzania w przedsiębiorstwie, warto zainwestować w narzędzie klasy DMS. MS SharePoint to wielozadaniowa platforma integrowana z innymi rozwiązaniami Microsoft. Odpowiednie zmiany potrafią przekształcić proste repozytorium danych w rozbudowany system elektronicznego obiegu dokumentów, tym samym pozwalając nam na:

• szybką rejestrację dokumentów przychodzących i wychodzących,
• usprawnienie procesu akceptacji dokumentów w oparciu o równoległe i sekwencyjne ścieżki akceptacji,
• zoptymalizowanie czasu pełnego obiegu dokumentu,
• monitoring fizycznej lokalizacji dokumentu,
• kontrolę dostępu i wprowadzanych zmian.

To wszystko dostępne jest w MS SharePoint dzięki dostosowaniom opracowanym przez Intersys.

‍