Jak poradzić sobie z natłokiem dokumentów?

Prowadzenie procesu sprzedażowego bez wygenerowania choćby pojedynczego dokumentu jest prawie niemożliwe. Nasi klienci proszą o przygotowanie wstępnej oferty, przygotowanie kosztorysu czy o wystawienie faktury. Możemy te dane przechowywać na naszych lokalnych komputerach i nie udostępniać ich nikomu albo drukować i wkładać do wielkich kolorowych teczek stojących w magazynie. Wtedy będą ogólnie dostępne dla każdego, kto ma wystarczająco dużo cierpliwości, żeby odnaleźć pojedynczą wycenę między tysiącem innych. Jak ułatwić życie naszym kolegom? Jak udostępnić dokumenty tym, którzy powinni je widzieć?

Im więcej dokumentów w systemie CRM tym mniej miejsca na dane o kolejnych klientach

Dynamics CRM nigdy nie był systemem dedykowanym do przechowywania dokumentów. Niektórzy użytkownicy, z braku innych możliwości, dodają załączniki do standardowych Notatek w systemie, jednak nie jest to rozwiązanie zalecane. Przede wszystkim dlatego, że ma ograniczenie w postaci liczby załączników. Do pojedynczej notatki możemy dodać tylko jeden załącznik. Jeśli więc chcemy dodać w systemie pod Szansą sprzedaży dokument oferty i kalkulacje kosztów i wykonalności, musimy dodać dwie notatki. Co prawda nie ma ograniczenia liczby notatek w systemie, ale wyobraźmy sobie, że mamy do dodania za każdym razem kilka plików.

Drugim problemem, jaki generuje dodawanie załączników do notatek, jest bardzo szybkie wykorzystanie wolnej przestrzeni dyskowej. Przestrzeń chmurowa, jaką otrzymujemy z instalacją systemu Dynamics 365 Online, jest zależna od liczby licencji – im więcej użytkowników, tym więcej GB do wykorzystania. Na wstępnie dostajemy 10 GB przestrzeni dyskowej, a za każdych 20 użytkowników o pełnych licencjach – kolejne 5 GB (aż do 30 TB).  Każdy załącznik do notatek czy maili zajmuje przestrzeń na dysku, która moglibyśmy wykorzystać na zapisanie nowego rekordu klienta, szansy sprzedaży, oferty itd. Oczywiście możemy dokupić przestrzeń na dysku (w subskrypcjach miesięcznych do wyboru zgodnie z naszymi potrzebami), ale lepiej wykorzystać tę przestrzeń na dane o naszych konsumentach.

Nie musimy rezygnować z dokumentów

Dokumenty sprzedażowe są ważne i nie warto rezygnować z łatwego dostępu do nich tylko dlatego, że Dynamics CRM nie wspiera przechowywania załączników. Rolę repozytorium dokumentów spełnia wielozadaniowa platforma MS SharePoint.

Natywna integracja Dynamics CRM z MS SharePoint pozwala na automatyczne tworzenie folderów w Sharepoint dla naszych klientów z poziomu interfejsu CRM. To oznacza, że nie musimy przełączać się między systemami, żeby dodać nowego klienta w obu systemach. Wystarczy, że utworzymy rekord nowego klienta w CRM. Kiedy będziemy dodawać pierwszy załącznik powiązany z klientem, system samodzielnie utworzy folder w SharePoint i zapisze plik. Z poziomu CRM z łatwością utworzymy plik pakietu Office (dokument Word, arkusz Excel, prezentację PowerPoint i notatki OneNote), który będziemy mogli edytować w przeglądarce.

Dokumenty dotyczące naszych klientów będą posegregowane w odpowiednich folderach. System daje nam możliwość automatycznego budowania biblioteki dokumentów, czyli stworzenia struktury folderów z dokumentami. Każdy klient będzie miał w bazie Sharepoint swój folder, a w nim odpowiednie foldery dla każdej szansy sprzedaży, oferty czy sprawy serwisowej. Dzięki temu, na liście dokumentów klienta w systemie CRM zobaczymy wszystkie dokumenty – związane z szansami sprzedaży, ofertami czy zamówieniami, ale z poziomu pojedynczej szansy sprzedaży jedynie dokumenty związane z nią. W efekcie, jeśli będziemy poszukiwać wyceny zapytania ofertowego klienta, możemy łatwo będzie nam uniknąć przeszukiwania całej bazy dokumentów wszystkich klientów i od razu szukać we właściwym folderze.

A jeśli zupełnie przypadkiem usuniemy jakiś plik z folderu SharePoint? Zaletą SharePointjest to, że usunięte dokumenty i załączniki nie przepadają – trafiają do kosza użytkownika. Z niego trafiają do kosza administratora. Dopiero usunięte z tej, trzeciej już lokalizacji, przepadają. Łatwo więc ich nie stracimy.

Materiały ogólne i materiały powiązane

SharePoint jest wyjątkowo elastycznym narzędziem i daje nam wiele możliwości. Wykorzystanie go do gromadzenia dokumentów związanych z klientami jest tylko jednym z wielu zastosowań. Jeśli jako przedsiębiorstwo generujemy liczną dokumentację, możemy stworzyć w systemie oddzielną bibliotekę dokumentów, np. bibliotekę umów z pracownikami, bazę materiałów marketingowych lub katalog z materiałami szkoleniowymi dla nowych pracowników. Do takiej bazy nie będziemy mieli dostępu z poziomu Dynamics CRM, tylko bezpośrednio z Sharepoint. Bezpośredni dostęp do materiałów klienta również jest możliwy bezpośrednio z witryny SharePoint – wystarczy, że odnajdziemy w bibliotece dokumentów folder z nazwa naszego klienta.

Osobną kwestia pozostaje zbudowanie struktury uprawnień w SharePoint, dzięki której zobaczymy folder naszego klienta. W odróżnieniu od Dynamics CRM, gdzie prawo dostępu do rekordu oparte jest na roli, SharePoint pozwala na budowę modelu dziedziczenia uprawnień. Na administratora narzędzia spada obowiązek udzielania uprawnień do odpowiednich folderów, tak by korespondowała z uprawnieniami w CRM. Bo to, że widzimy rekord w CRM, nie oznacza, że zobaczymy go w folderze SharePoint.

SharePoint też ma swoje ograniczenia

Microsoft SP pozwala nam na tworzenie list i bibliotek dokumentów o pojemności 30 milionów obiektów/plików. Pojedynczy plik w bibliotece dokumentów powinien być mniejszy niż 15 GB, a plik dołączony do listy – 250 MB. System działa optymalnie, jeśli przechowujemy na pojedynczej witrynie mniej niż 100 000 plików. Limity są jednak bezpiecznie wysokie i nie powinniśmy napotkać problemu z powyższymi ograniczeniami.

Krótka historia o wydawnictwie

Jednym z obowiązków, jakie otrzymał copywriter Paweł po przyjęciu do pracy w wydawnictwie K.O.Rektor, jest przygotowanie zamawianych artykułów do promocji na stronie WWW wydawnictwa. Artykuły pojawiają się na stronie codziennie, a Paweł i jego koledzy musza sprawnie przygotowywać treści do publikacji. Wszystkie artykuły są weryfikowane i redagowane przez Filipa. Nikt nie ma czasu na przesyłanie plików droga mailową, zwłaszcza, że łatwo o przeoczenie, więc wszystkie gotowe teksty mają zostać umieszczone w folderze „Teksty dla redaktora” na platformie SharePoint. Folder jest dostępny dla wszystkich copywriterów i dla Filipa. Redaktor, po opracowaniu treści, przekazuje je do publikacji umieszczając gotowe teksty w folderze „Do publikacji”. Po opublikowaniu, teksty trafiają do archiwum – biblioteki dokumentów podzielonej na autorów, lata, miesiące i dni publikacji. Dzięki temu, w każdej chwili można odnaleźć tekst Pawła z 23 kwietnia 2016 roku o wystawie kotów rasowych.

Od czasu do czasu Paweł ma przygotować tekst wizerunkowy na zamówienie klienta, czasem jest to artykuł promujący produkt, ale czasem jest to tylko treść banera do umieszczenia na stronie WWW. Po przygotowaniu takiego, mniejszego tekstu nie umieszcza go w folderze „Teksty dla redaktora” tylko w folderze klienta. Jego ostatni roboczy tekst, o najnowszej linii bielizny termoaktywnej, czeka na zredagowanie przez Filipa w folderze „WinterWear”. Po jego zatwierdzeniu tekst zostanie przesłany do klienta przez Michała – opiekuna klienta.

Michał nie musi przejmować się szukaniem gotowych tekstów do swoich klientów. Jak tylko Filip oznaczy na formularzu w CRM, że tekst jest gotowy, Michał otworzy zakładkę Dokumenty, pobierze z SharePoint plik z tekstem i wyśle go do „WinterWear” z prośba o opinię. Jeśli tekst wróci z komentarzami, wtedy Michał umieści go w folderze klienta i oznaczy na formularzu CRM, że tekst wymaga korekty. Paweł dostanie na maila powiadomienie o oczekującej korekcie dla klienta. Plik z komentarzami będzie mógł podejrzeć z SharePoint lub z CRM.

Dlaczego warto?

Repozytorium dokumentów jest nieodłącznym elementem usprawniającym codzienną pracę i odnalezienie się w natłoku dokumentów, niezależnie od rodzaju działalności. Dzięki spójnej bazie wszyscy nasi koledzy będą mogli sprawnie odnaleźć wszystkie dokumenty i załączniki. Żaden element nam się nie zgubi ani nie zostanie usunięte przez przypadek, a nasz CRM będzie pracował wydajniej dzięki oszczędności przestrzeni dyskowej. Automatyczne połączenie rekordu z folderem klienta pozwoli nam bezbłędnie odszukać plik w powiązaniu z informacją – czyli to, co pomaga jeszcze skuteczniej odpowiadać na potrzeby i wzmacniać relację z klientem.

‍