Czy warto rozliczać projekt IT w modelu Time & Material, a może jednak Fixed Price?

Różnorodność modeli współpracy przy wdrożeniach systemów IT pozwala nam lepiej dopasować się do projektu, który aktualnie znajduje się na etapie planowania. Jedną z istotniejszych do podjęcia decyzji jest wybór modelu rozliczeń, który przyjmiemy. To od niej będzie zależało rzetelne ukończenie prac na każdym z etapów projektu, możliwość wprowadzenia usprawnień pojawiających się często dopiero podczas prac, jak również harmonijna i oparta na zaufaniu współpraca z podwykonawcą.

Często mniej świadomi pewnych zagrożeń Klienci będą upierać się w swoim przekonaniu, że Fixed Price jest najlepszą metodą rozliczeń. Chcieliby przecież już na początku współpracy znać ostateczną cenę wdrożenia. Zakres prac również maja dobrze ustalony (wiedzą już dobrze, co chcą zrobić!). Z kolei może ci bardziej świadomi klienci wybiorą Time & Material, bo stawka jest bardzo atrakcyjna, a projekt jakoś pójdzie. Czy oby na pewno to tak działa?  

W 4 na 5 przypadków oprogramowanie, które Klient zamierza wdrożyć w swojej firmie,  jest na tyle złożone, że trudno dokonać rzetelnej wyceny. W tym artykule wyjaśnimy różnice między modelami płatności, a także wskażemy ich zalety i wady oraz zastanowimy się, w jakich sytuacjach warto wybrać najtańszy i najlepszy model współpracy.

Czym zatem jest Fixed Price?

Jest to model, w którym odgórnie oszacowujemy cenę za projekt jeszcze przed wykonaniem analizy przedwdrożeniowej, wraz z możliwie szczegółowym harmonogramem i zakresem. Z założenia Klient przyzwyczaja się do ceny i specyfikacja zazwyczaj nie jest zmieniana w trakcie projektu, niezależnie od ewentualnych dodatkowych potrzeb usprawnienia systemu, które zostają wykryte na etapie audytu.  

Z reguły Fixed Price jest droższy od modelu Time & Material, ponieważ firma IT bierze na siebie całe ryzyko niedoszacowania projektu. Niestety, ryzyka wpływają na cenę, a w przypadku złożonej wyceny Klient może otrzymać gorszą jakość wymarzonego systemu wywołaną niedoszacowaniem nakładów pracy na projekt lub brakiem świadomości pewnych niezbędnych zmian, będąc jeszcze przed audytem. Model Fixed Price jest mniej podatny na zmiany w czasie trwania projektu – z jego wykorzystaniem zmiany stają zazwyczaj bardzo kosztowne, często wręcz nieopłacalne. Razem z kolejnymi, wprowadzanymi na bieżąco zmianami cena projektu może kilkukrotnie przekroczyć przeznaczony budżet Klienta, finalnie nawet tracąc rentowność dla obydwu zaangażowanych stron.

Kiedy warto rozliczać się w Fixed Price?

– Kiedy nasze przedsięwzięcie nie jest duże,

– kiedy jesteśmy w stanie dokładnie oszacować budżet projektu, którego nie możemy przekroczyć,

– gdy wystarczy odebrać skończone dzieło, najlepiej bez zmian na projekcie,

– kiedy mamy obowiązek łatwego raportowania dla sponsora projektu, zazwyczaj po określonych kamieniach milowych w ustalonym harmonogramie,

– gdy specyfikacja jest bardzo dokładnie rozpisana,

– kiedy Klient może zgodzić się na kompromisy jeśli chodzi o jakość wymarzonego systemu.

A kiedy nie rozliczać się w modelu Fixed Price?

– kiedy trudno określić dokładne założenia już na początku projektu,

– kiedy nasz biznes rozwija się bardzo szybko i pojawia się konieczność częstych zmian w specyfikacji,

– gdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich niezbędnych funkcjonalności systemu,

– kiedy oczekujemy najwyższej jakości wymarzonego systemu i nie jesteśmy gotowi na kompromisy.

A czym zatem jest Time & Material?

To model, w którym płaci się za faktycznie przepracowane godziny na podstawie zaakceptowanych kart pracy w projekcie. Niesie za sobą to wiele korzyści, Klient ma swobodę co do zmiany specyfikacji lub dostarczenia większego zespołu, jeśli czas i jakość są priorytetem. W modelu Time & Material często stawia się mniejszy nacisk na analizę, ponieważ wszystko można zrobić później, w zależności od bieżących potrzeb. Sam start projektu jest dzięki temu łatwiejszy i wymaga mniejszych nakładów planowania, bez konieczności dostarczenia pełnej specyfikacji i harmonogramu wdrażanego systemu. Model ten jest bardzo elastyczny, umożliwia wdrażanie zmian i usprawnień na bieżąco, podczas trwania projektu, a wraz z postępem prac klient otrzymuje dokładne raporty i analizy, które weryfikują pracę zespołu po stronie firmy IT. Klient ma poczucie, że aktywnie uczestniczy w projekcie, a nie czeka na ustalone kamienie milowe, które często są przesuwane z uwagi na częste zmiany zakresu. Taki model oferuje świadomość kontroli nad przebiegiem wdrożenia i możliwość bezpośredniego wpływania na bieżące prace.  

Kiedy warto rozliczać się w modelu Time Materials?

– kiedy zależy nam na szybkim starcie projektu,

– kiedy na początku nie jesteśmy w stanie określić dokładnie wszystkich założeń i harmonogramu projektu,

– gdy finalna niska cena jest dla nas ważna,

– kiedy kluczowe jest dla nas elastyczne zarządzanie zakresem prac,  

– kiedy jako Klient oczekujemy zwiększenia tempa prac w przypadku większej dostępności osób decyzyjnych lub zespołu technicznego po naszej stronie,

– gdy kluczowe jest dla nas przejrzyste monitorowanie statusu projektu,

– kiedy oczekujemy większej kontroli nad zespołem wdrożeniowym oraz większe zaangażowanie zespołu w projekt.  

– kiedy chcemy mieć możliwość łatwego wpływania na skład zespołu oraz kontrolowania, czy prace są faktycznie wykonywane przez zamówione osoby,

– kiedy chcemy łatwiej klasyfikować koszty.
Istnieje duża elastyczność w rozdzielaniu kosztów operacyjne (OPEX) od nakładów inwestycyjnych(CAPEX). Przykładowo po pierwszej części wdrożenia część poprawek można kwalifikować jako koszty utrzymaniowe.

Kiedy za to nie rozliczać się w modelu Time & Material?

– kiedy nie mamy czasu na ciągłe planowanie i rozliczanie pracy dostawcy,

– kiedy nie mamy czasu na stały nadzór nad budżetem i czasem realizacji,

– gdy jesteśmy w stanie dokładnie oszacować budżet projektu, który jest nieprzekraczalny,

– kiedy specyfikacja jest bardzo dokładnie rozpisana i mamy pewność, że nie ulegnie żadnym zmianom,

– kiedy możesz zgodzić się na kompromisy, jeśli chodzi o jakość wymarzonego systemu.  

Czy nadal masz wątpliwości?

Naszym zdaniem wybór pomiędzy tymi dwoma metodami finansowania zależy głównie od zaufania. Najlepszym rozwiązaniem jest połączenie obu modeli lub współpraca tylko w modelu Time & Material. Na przykład fazę zbierania potrzeb proponujemy rozliczyć według modelu Fixed Price; o ile nie musi być to szczegółowa i kosztowna analiza, wystarczy zebranie podstawowych informacji aby poznać rząd wielkości naszego wymarzonego projektu. Proces wdrażania możemy już zastąpić modelem Time & Material. Pozwoli to na dokładną i bieżącą weryfikację jakości pracy dostawcy i jednoczesne obniżenie kosztów projektu w stosunku do rozliczenia Fixed Price, które z reguły zawiera bufory bezpieczeństwa.

Ze względu na odmienność każdej organizacji, końcowy produkt musi być dostosowany do specyfiki danej firmy, a przez to każde wdrożenie jest inne. Rekomendujemy każdorazowe przygotowanie systemu poprzez wdrożenie kolejnych sprintów.

Dzięki takiemu podejściu, w relatywnie krótkim czasie system jest gotowy do pracy, a kolejne elementy systemu dedykowane dla kolejnych odbiorców biznesowych powstają w uporządkowanych, równie krótkich iteracjach.

Dobrze, czyli świadomie podjęta decyzja odnośnie modelu wdrożenia lub jego poszczególnych aspektów uchroni Państwa od przepłacenia za otrzymaną usługę bez rezygnacji z wysokiej ceny, osiągając jednocześnie najwyższą jakość wymarzonego systemu.

‍