Definiowanie zasad księgowania faktur dla różnych użytkowników

Nową, kolejną już funkcjonalnością, która ujrzała światło dzienne wraz z wprowadzeniem najnowszej aktualizacji systemu Business Central, a także z którą będą mogli zapoznać się Państwo w tym artykule, jest możliwość definiowania polityki księgowania faktur dla różnych użytkowników w systemie.

Funkcjonalność ta sprawia, że możemy w bardzo prosty sposób decydować, którym użytkownikom ograniczamy, a którym nadpisujemy możliwość księgowania faktur, a także od których wymagane będzie, aby faktury księgowane były razem z wydaniem lub przyjęciem, wykluczając w ten sposób konieczność pracy z dodatkowymi zestawami uprawnień lub odpowiednimi modyfikacjami. Zapobiega to także niechcianym pomyłkom, które mogą być popełnione przez użytkowników, którzy omyłkowo mogą wybrać złą opcję podczas wyboru sposobu księgowania dokumentu.

Aby skorzystać z tej funkcjonalności musimy przejść do strony „Konfiguracja użytkownika”, a następnie wybrać odpowiedniego użytkownika systemu, któremu chcemy zmienić politykę księgowania.

Następnie, w polach: „Sales Invoice Posting Policy”- odnoszącym się do dokumentów sprzedaży oraz „Purchase Invoice Posting Policy” - odnoszącym się do dokumentów zakupu, musimy wybrać jedno z trzech dostępnych ustawień.

Każde z poszczególnych opcji ustawień (Allowed, Prohibited lub Mandatory) ma inny wpływ na treść pojawiającego się okna dialogowego podczas księgowania dokumentu przez użytkownika.

Ustawienia te, mają wpływ na następujące dokumenty:

• Zamówienia sprzedaży
• Zamówienia zwrotu sprzedaży
• Zamówienia zakupu
• Zamówienia zwrotu zakupu
• Wydania magazynowe
• Pobrania zapasów
• Odłożenia zapasów

Teraz na przykładzie zamówienia zakupu opiszę oraz pokażę Państwu czym różnią się od siebie dane ustawienia oraz jaki mają wpływ na wyświetlane okno dialogowe w momencie księgowania dokumentu: ‍‍

1. Allowed (domyślne) - pozostawia wybranemu użytkownikowi dotychczasową możliwość wyboru jednego z trzech dostępnych ustawień księgowania dokumentu jakimi są: przyjęcie, faktura lub przyjęcie i faktura oraz wydanie, faktura lub wydanie i faktura (w zależności od rodzaju księgowanego dokumentu):

2. Prohibited - uniemożliwia wybranemu użytkownikowi księgowanie faktur. W rezultacie, użytkownik z takim ustawieniem w momencie księgowania dokumentu zostaje poproszony przez system o potwierdzenie samego wydania bądź samego przyjęcia (w zależności od rodzaju księgowanego dokumentu):

3. Mandatory - zezwala wybranemu użytkownikowi na księgowanie faktur razem z wydaniem, bądź przyjęciem. W rezultacie użytkownik, z takim ustawieniem w momencie księgowania dokumentu, zostaje poproszony przez system o potwierdzenie księgowania przyjęcia i faktury lub wydania i faktury (w zależności od rodzaju księgowanego dokumentu):

Podsumowując, jest to prosta, ale bardzo przydatna funkcjonalność, która zapobiega niechcianym pomyłkom podczas wybierania sposobu księgowania dokumentów przez użytkowników systemu.

Więcej o tej funkcjonalności mogą przeczytać Państwo tutaj: Definean Invoice Posting Policy for Users - Business Central | Microsoft Learn