Intercompany – funkcjonalność ułatwiająca realizację transakcji międzyfirmowych

Długi czas trwania procesów oraz częste błędy użytkowników to tylko nieliczne problemy, z którymi borykają się organizacje składające się z kilku firm. Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala na dokonywanie szybkich i skutecznych transakcji międzyfirmowych pomiędzy spółkami zależnymi, korzystającymi z systemu w ramach tych samych, bądź różnych baz danych.  Standardowa funkcjonalność systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central, jaką jest Intercompany, umożliwia prowadzenie interesów z oddziałami oraz z wewnętrznymi organizacjami partnerskimi w taki sam sposób, jak z klientami i dostawcami zewnętrznymi. Informacje dotyczące transakcji międzyfirmowych wprowadzane są w odpowiednich dokumentach tylko raz, znacznie ułatwiając pracę użytkownikom.

Z racji tego, że Intercompany jest dużym zagadnieniem i daje użytkownikowi wiele możliwości, seria filmów nt. tej funkcjonalności zostanie podzielona na 3 części.

• W pierwszym filmie zaprezentowana została podstawowa konfiguracja, która pozwoliła na dokonanie transakcji międzyfirmowej pomiędzy dwoma spółkami, w której jedna ze spółek dokonała sprzedaży zapasu na rzecz drugiej, wykorzystując standardowe dokumenty, faktury sprzedaży i zakupu.
• W drugiej części, czyli drugim filmie z tej serii dokonamy przejścia poprzez analogiczny proces handlowy, lecz wówczas z wykorzystaniem transakcji na Kontach k/g oraz wymiarów.
• Cały cykl zakończy prezentacja transakcji przy użyciu międzyfirmowego dziennika głównego, gdyż taką możliwość również daje Business Central w swojej standardowej postaci.

Zaczynając od pierwszego przypadku, wykonana została sprzedaż zapasu jednej ze spółek partnerskich na rzecz drugiej. Cały proces prezentuje prosty schemat:

Firma A, która jest partnerem Firmy B, dokonała sprzedaży na rzecz swojego partnera. Utworzono w systemie odpowiedni dokument sprzedaży, wprowadzając jako nabywcę Firmę B i przypisując mu odpowiednie parametry. Zaksięgowanie dokumentu sprzedaży przez Firmę A, spowodowało automatyczne przesłanie dokumentu do międzyfirmowej skrzynki nadawczej, która następnie zgodnie z konfiguracją dotyczącą automatycznej wysyłki przekierowała dokument do międzyfirmowej skrzynki odbiorczej Firmy B. W skrzynce odbiorczej Firmy B, przesłany dokument pojawił się już jako dokument zakupu.  Firma B mogła negatywnie rozpatrzeć odebrany dokument i odesłać go z powrotem do partnera, a proces rozpocząłby się od początku. Jeżeli dokument jest zaakceptowany, w systemie Firmy B automatycznie tworzy się dokument zakupu, który można zaksięgować. Takie działanie powoduje zbilansowanie kont obu firm zaangażowanych w transakcję, z uwzględnieniem odpowiednich parametrów po obu stronach.

Funkcjonalność Intercompany pozwala na transakcje między firmami, używając w systemie faktur sprzedaży i zakupu. Logika tej funkcjonalności polega na tym, że tworząc transakcję (np. dokument sprzedaży) w jednej firmie, można wysłać ją i utworzyć automatycznie (jako dokument zakupu) w firmie partnerskiej.

Obie firmy partnerskie muszą również utworzyć Kod partnera międzyfirmowego, który następnie przypiszą do partnerów biznesowych, jako klientów i dostawców na kartotekach. Partner międzyfirmowy pełni rolę pośrednika między firmami partnerskimi. Dzięki temu dokumenty trafiają do międzyfirmowej skrzynki nadawczej, do której firmy mogą wysyłać dokumenty i międzyfirmowej skrzynki odbiorczej, z których firmy mogą pobierać przesłane dokumenty, przetransformowane na faktury sprzedaży bądź zakupu, w zależności od sytuacji biznesowej.

Podsumowując, funkcjonalność Intercompany pozwala na zwiększoną produktywność, dzięki oszczędności czasu i uproszczeniu transakcji, a także na zminimalizowany potencjał błędów, dzięki jednorazowemu wprowadzaniu informacji i automatycznym aktualizacjom obejmującym cały system. Dodatkowo użytkownicy posiadają pełną ścieżkę audytu oraz wgląd w działania biznesowe i historie transakcji. W kolejnych odsłonach serii OutOfTheBox odkryjemy pozostałe możliwości związane z Intercompany.

‍