Korzyści z analizy – poznaj swój system jeszcze przed wdrożeniem

Zastanawiając się nad doborem odpowiedniego dla przedsiębiorstwa systemu informatycznego powinniśmy najpierw sprecyzować nasze oczekiwania. Przeanalizować, co chcemy osiągnąć lub czego chcemy uniknąć, wdrażając nowe rozwiązanie. Dobrze znając swoje potrzeby jesteśmy w stanie określić cele dla systemu, a nawet i czasem wymagania dla nowego rozwiązania. Przykładowo:

„Nowy system ma wspomóc działania sprzedażowe w obszarze stałych klientów, a tym samym podnieść wyniki sprzedaży w tym segmencie o 10% w ciągu roku.”

„System powinien przypominać o potrzebie kontaktu z klientem, jeżeli od spotkania/ rozmowy minęło więcej niż 90 dni.”

Ale czy wiemy, czego potrzebujemy, by system spełnił nasze wymagania i wspomógł nas w realizacji celu?

Zanim zaczniemy projektować i tworzyć rozwiązania systemowe, warto zastanowić się, z czego wynika potrzeba wprowadzenia nowego rozwiązania oraz jakie korzyści mamy osiągnąć lub jakie problemy wyeliminować. Czy główne funkcjonalności powinny skupić się wokół modułu sprzedażowego, by mieć dostęp do kluczowych informacji o klientach, przejrzystych danych sprzedażowych lub raportów przedstawiających osiągnięte już cele. Może jednak aspekt marketingu potrzebuje dodatkowych modułów, które w jasny sposób będą zarządzać listami marketingowymi, planowanymi i zrealizowanymi kampaniami, materiałami produktowymi lub konstruować raporty z podjętych już działań. Potrzebą klienta może być również rozwinięcie zarówno jednej jak i drugiej sekcji.

Każde z planowanych rozwiązań wymaga analizy wszystkich możliwości oraz dostosowania ich do rzeczywistych potrzeb klienta. Dlatego też pierwszym krokiem do wprowadzenia innowacji powinno być zrozumienie oczekiwań oraz zaproponowanie optymalnych i elastycznych rozwiązań. Poruszaliśmy ten temat na naszym blogu już kilkakrotnie: „Po co mi ta analiza?”, „Przychodzi analityk do lekarza”.

Dziś w tym kontekście zaprezentujemy korzyści z analizy przedwdrożeniowej oraz jak przekłada się ona na osiągnięcie celów, które ma realizować system.

• System uszyty na miarę

Dobrze zaprojektowany, spełniający wszystkie wymagania użytkowników system jest jedną z kluczowych wartości dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Tym większą, im więcej funkcjonalności planujemy wdrożyć oraz obszarów działalności zagospodarować przy jego pomocy.

Brak analizy przedwdrożeniowej najczęściej prowadzi do tego, że zbudowane rozwiązanie nie spełnia podstawowych oczekiwań firmy, bowiem już na etapie przygotowania i wdrożenia narzędzia potrzeby te nie zostały odpowiednio zbadane, przeanalizowane i uwzględnione w kształcie systemu. Rezultatem jest najczęściej brak możliwości uzyskania pożądanych informacji lub wykonania niezbędnych czynności w systemie, pomimo posiadania odpowiednich danych lub komponentów.

Produkt ostateczny bez pogłębionej analizy zostaje dostosowany do wymagań ogólnych, nie spełnia zatem wszystkich potrzeb, nie jest wystarczająco elastyczny i nie dostarcza pożądanych efektów w odpowiedniej formie lub czasie. Takie rozwiązanie, mimo pozornej funkcjonalności samego systemu, nie spełnia dla firmy roli, do której jest przeznaczone.

Analiza przedwdrożeniowa pozwala na dotarcie do potrzeb biznesowych oraz kluczowych użytkowników i zaprojektowanie systemu w ten sposób, by był w pełni funkcjonalny (spełniał potrzeby biznesowe oraz wspomagał w pracy użytkowników systemu).

• Świadoma i optymalna decyzja, podjęta dzięki konsultacjom z ekspertami

Analiza przedwdrożeniowa ma nam pomóc zebrać wymagania odnośnie wdrażanego systemu. Zdarza się, że wstępne wymagania klienta są często na poziomie ogólnym, a w momencie konkretyzowania ich oraz odkrywania nieuświadomionych potrzeb lista ta staje się coraz dłuższa.

Problem leży w tym, że w trakcie wdrożenia wymagania potrafią rosnąć bardzo szybko, a z góry ustalony budżet, jak i czas przeznaczony na wdrożenie systemu nie przewiduje takich zmian, co znacznie wydłuża termin finalizacji projektu i generuje nieprzewidziane koszty.

Z kolei podczas analizy jesteśmy w stanie omówić z analitykiem, architektem wszystkie wymagania stawiane systemowi, uświadomić sobie faktyczną potrzebę ich wdrożenia w nowym systemie, określić ich wagę oraz priorytet, a także z wyprzedzeniem uwzględnić je w harmonogramie i budżecie projektowym. Zespół projektowy, znając potrzeby biznesu, również na tym etapie jest w stanie doradzić, jakie rozwiązanie byłoby bardziej elastyczne, tańsze czy szybsze w realizacji. Dzięki temu możemy świadomie i optymalnie zarządzać zakresem projektu już od samego początku.

• Szczegółowy harmonogram i budżet

Mówiąc o zakresie projektu nie można nie wspomnieć o budżecie i harmonogramie. Po analizie nasz podwykonawca jest w stanie dość szczegółowo określić, jak długo zajmie wdrożenie poszczególnych funkcjonalności oraz wycenić koszt projektu. Kiedy posiadamy już dobrze zebrane i sprioretyzowane wymagania względem naszego przyszłego systemu, możemy podzielić zakres wdrożenia na etapy, dzieląc tym samy budżet i termin wdrożenia na mniejsze części, co pozwoli na lepsze skoordynowanie prac około-projektowych tj. zaplanowanie wymiany systemów, ale i kosztów np. budżetów na kolejne lata.

• Obrazowa wizja systemu

Ciężko wyobrazić sobie, jak będzie wyglądał system informatyczny po zakończeniu prac, poza świadomością, iż będzie on zawierał wszystkie ustalone elementy, takie jak np.: przycisk, który będzie otwierał okno wyceny oferty lub kartoteka klienta, która zawierać będzie odpowiednie pola, wykresy i listy.

Stąd kolejną korzyścią płynąca z analizy są ekrany systemu, dzięki którym już na bardzo wczesnym etapie przygotowania projektu możemy zweryfikować wygląd naszego przyszłego systemu i potencjalną intuicyjność korzystania z niego. Mowa tu o wizualizacjach, które dokładnie pokazują nam wygląd systemu, rozmieszczenie elementów, czasem może nawet zachowanie funkcjonalności. Dzięki temu również zaczynamy je sobie coraz lepiej wyobrażać w praktycznym użytkowaniu, co pozwala na szybsze dokonanie funkcjonalnych korekt w systemie, a co za tym idzie, na zaplanowanie niezbędnych prac w projekcie.

• Optymalizacja procesów biznesowych

Podczas analizy przedwdrożeniowej analityk ma szansę przyjrzeć się procesom biznesowym występującym w firmie. Patrząc z boku na czynności i sposób ich wykonywania z funkcjonalnego punktu widzenia, dostrzega on, w których miejscach proces jest mniej wydajny, jaka jest przyczyna obniżonej efektywności oraz w jaki sposób zmodyfikować organizację działań w przyszłym systemie, aby uniknąć podobnych pułapek.

Dobrze przeprowadzana analiza procesów pozwala na zoptymalizowanie ich w firmie na różnych poziomach:

• optymalizacja na poziomie stanowisk (np. zmiana w sposobie realizacji określonych czynności, wyeliminowanie zadań nieefektywnych),
• optymalizacje na poziomie procesów (np. wyeliminowanie nadmiernie złożonych punktów decyzyjnych, skrócenie czasu obsługi danych procesów),
• optymalizacje w oparciu o narzędzia i systemy informatyczne (np. wyeliminowanie czynności wykonywanych ręcznie poprzez wsparcie systemu, usprawnienie przebiegów procesów biznesowych),
• automatyzacja procesów (np. wyeliminowanie zasobów ludzkich przy realizacji określonych czynności, automatyzacje na formularzach).

Dzięki analizie przedwdrożeniowej możemy nie tylko dostosować system na miarę potrzeb, ale nawet zmienić, wspomóc lub zautomatyzować procesy, tak by optymalnie wspierały firmę w osiągnięciu założonych celów oraz rozwoju.

Wymienione wyżej korzyści płynące z analizy przedwdrożeniowej to tylko preludium do ważniejszego tematu, o którym już wspominaliśmy, uniknięcia kosztów związanych ze zmianami w zakresie projektu. Więcej informacji tutaj.

Poprzez zebranie wymagań i ich wizualizację jesteśmy w stanie dokładniej odwzorować potrzeby klienta, a co za tym idzie, obniżyć ryzyko niepowodzenia czy zwiększenia kosztów projektu.

‍