Łatwość aktualizacji ERP w chmurze

System bez regularnych aktualizacji można porównać do zmieniających się krzyków mody – zmiany są częste, a ci, którzy nie podejmują świadomych starań, aby pozostać na bieżąco, pozostają w szafie niczym ciuch sprzed kilku sezonów. Mimo, że posiadanie nieaktualnego systemu ERP jest jednak znacznie bardziej ryzykowne, niż modowe faux pas, wiele firm wciąż liczy na szczęście, czyli że nie wystąpią żadne problemy.  Z danych prezentowanych przez Microsoft wynika, że ponad połowa firm korzystających z co najmniej jednego systemu klasy ERP nie ma najnowszej wersji swojego podstawowego oprogramowania. Ponad 25% z nich to narzędzia opóźnione o co najmniej dwie wersje systemu. Takie zaniedbania mogą prowadzić do kosztownych przestojów, które z kolei mogą zagrozić krytycznym procesom biznesowym.

Dane pokazują, że w wyniku korzystania z przestarzałych wersji systemów, firmom mogą grozić następujące konsekwencje:

• 5% mniejsze prawdopodobieństwo osiągnięcia kompletnych i terminowych dostaw,
• 6% mniejsze prawdopodobieństwo spełnienia wewnętrznych harmonogramów,
• 4% mniejsze prawdopodobieństwo utrzymania dokładnej inwentaryzacji,
• 8% mniej prawdopodobne, że otrzyma terminowe dane do decyzji,
• 3% mniejsze prawdopodobieństwo poprawy rentowności.

Z drugiej strony, firmy korzystające z najnowszej wersji ERP mają prawie dwa razy większe szanse na zintegrowanie funkcji handlu elektronicznego i urządzeń mobilnych – i prawie o 50% większe prawdopodobieństwo skutecznego korzystania z Business Analytics i Business Intelligence. Pomimo takich argumentów, wiele firm wciąż pozostaje w tyle, jako główne powody wskazując niezbędny czas i wysiłek związany z aktualizacją rozwiązań lokalnych. Modele SaaS, takie jak Dynamics 365, drastycznie zmniejszają nakład pracy związany z aktualizacjami platformy. Wybrane narzędzie zostaje odpowiednio skonfigurowane jeszcze przed wdrożeniem, dzięki czemu aktualizacja zostaje automatycznie zaimplementowana przez wszystkich użytkowników posiadających ważne licencje i dostęp do sieci. Po aktualizacji system jest też niemal natychmiast gotowy do użycia, w przeciwieństwie do konieczności instalowania rozwiązania on-premise na pojedynczych maszynach przez specjalistów IT. Nakłady czasu i pracy na aktualizację systemu stają się minimalne, co przekłada się bezpośrednio na oszczędności – szczególnie współcześnie, kiedy aktualizacja oprogramowania jest częstym wymogiem.

Świat biznesu porusza się teraz szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, a najlepsze praktyki dla poszczególnych branż, dostępne technologie, a nawet przepisy dotyczące zgodności są niemalże stale zmieniane. Działanie w modelu chmurowym zapewnia efektywną i niezawodną relację między firmą a dostawcą, gdzie to dostawca przede wszystkim ponosi odpowiedzialność za utrzymywanie systemów na bieżąco. Ponieważ jednak systemy ERP utrzymują tak wiele kluczowych funkcji biznesowych, powszechnym problemem dla użytkowników lokalnych jest to, że aktualizacja jednej platformy może zagrozić kluczowym danym, procesom lub dostosowaniom. Microsoft stworzył rozwiązanie Dynamics 365, aby wyeliminować ten problem – firma musi po prostu być w stanie dostosować funkcjonalność gotowego produktu do swoich potrzeb.

Aktualizacje platformy ERP są nieuniknione; rozwiązanie chmurowe zapewnia firmom większą elastyczność w ich rozliczaniu.

Microsoft wspiera płynność rozliczeń poprzez tak zwane „uszczelnianie aplikacji”. Dostosowanie platformy do indywidualnych potrzeb klienta opiera się na rozszerzeniu kodu źródłowego, w przeciwieństwie do jego nadpisywania. W tym modelu wszystkie personalizacje narzędzi są zachowywane po aktualizacjach oprogramowania, a końcowe połączenia API gwarantują automatyczne działanie unikalnych funkcjonalności systemu. Co więcej, Microsoft PowerApps oferuje możliwość wdrażania dostosowań bez budowania kodu, takich jak np. Power BI, dzięki czemu aktualizacje stają się coraz mniejszym problemem. Zarówno Dynamics 365, jak też inne narzędzia od Microsoft, pozwalają na tak zwane „zatwierdzane aktualizacje”. Oznacza to, że wiele aktualizowanych funkcjonalności może być testowanych przez firmę, zanim zostaną one definitywnie wprowadzone do użytkowanego oprogramowania.

Użytkownicy mogą dzięki temu pracować w kontrolowanym, zaktualizowanym środowisku, aby oceniać kluczowe aktualizacje i chronić przed wszelkimi szkodliwymi efektami domina. Kontrola nad aktualizacjami nadal leży po stronie klienta – jednak wszelkie trudności spoczywają na dostawcy. Nawet jeśli aktualizacje mogą być bardziej skomplikowane dla firm mocno skłaniających się ku dostosowaniu platformy, nie jest to problem izolowany od systemów opartych na chmurze – rozwiązanie lokalne byłoby równie podatne na takie problemy. Testowanie aktualizacji przez narzędzie SaaS zarządzane przez klienta może jednak zapewnić wcześniejsze ostrzeżenie o potencjalnych nieprawidłowościach. Uaktualnienia platformy ERP na poziomie lokalnym lub innym są nieuniknione, ale rozwiązanie w chmurze daje firmom większą elastyczność w sposobie ich rozliczania. Należy pamiętać, że aktualizacje powodujące komplikacje nie są pozbawione celu. Jeśli aktualizacje są sprzeczne z istniejącymi procesami wewnętrznymi, możliwe jest, że procesy te nie są już zgodne z najlepszymi praktykami w branży i powinny zostać sprawdzone. Aktualizacje fundamentalne należy postrzegać jako możliwości oceny metodologii firmy na tle konkurencji. W końcu Dynamics 365 to coś więcej niż tylko ERP – to stale optymalizowany zestaw testów porównawczych dla poszczególnych branż, który daje firmom narzędzia do podejmowania mądrzejszych decyzji. Przekłada się to bezpośrednio na bezpieczniejszy i płynniejszy system po stronie klienta, szczególnie w przypadku uwzględnienia istotnych zmian w globalnych regulacjach, takich jak RODO. Unikanie aktualizacji platformy utrzymuje te korzyści na wyciągnięcie ręki, jednak przejście na model chmurowy znacznie ułatwia rozwiązanie problemu z aktualizacją.

‍