Microsoft Flow – zautomatyzuj swoją pracę

Współcześnie pracownicy każdej firmy realizują bardzo dużo różnych działań. Zdarzają się takie, które każdego dnia trzeba powtarzać z tą samą jakością, na tym samym poziomie koncentracji. A co w przypadku, jeśli są to zadania nużące, niewdzięczne zajęcia, których nikt za nas nie jest w stanie zrobić lub tylko my jesteśmy za nie odpowiedzialni? A oprócz powyższych istnieją jeszcze ważniejsze zadania operacyjne, które wymagają większego zaangażowania, niż prace codzienne. Odpowiedzią na tego typu problemy jest usługa Microsoft Flow, która pozwala automatyzować pracę w intuicyjny i prosty sposób.

Łączniki

Bycie wielozadaniowym i jednocześnie wydajnym bez dużego nakładu pracy to coś, do czego dąży świat i każdy z nas, ponieważ współcześnie stawiamy na komfort i efektywność rozwiązań. Na co dzień wykorzystujemy różne usługi chmurowe, aby móc pracować zdalnie z domu czy w podróży. Microsoft Flow wpisuje się w ten trend, wyposażając użytkowników w liczne łączniki. Pozwalają one połączyć wykorzystywane przez nas usługi i aplikacje w jedną sieć. Najpopularniejsze konektory to:  

• Office 365 Outlook,
• OneDrive dla firm,
• SharePoint,
• Twitter,
• Notifications,
• RSS,
• Outlook.com.

Na stronie każdego łącznika znajdują się podstawowe informacje, w jakich sytuacjach jest on wykorzystywany i na co wpływa. Kolejno znajdują się sugerowane szablony oraz wyzwalacze, jak i akcje łącznika. Każdy z nich można wykonać zarówno z poziomu aplikacji mobilnej, jak i z laptopów.

Szablony i przepływy

Łączniki aktywować można na kilka sposobów. Pierwszy polega na wybraniu z obszaru łączników dowolnego z nich, a następnie wykorzystaniu jednego z sugerowanych szablonów. Wskazany szablon należy uzupełnić o odpowiednie pola. Działanie to nie wymaga znajomości żadnego języka programowania.

Kolejnym sposobem jest użycie przeglądarki szablonów, w której mieszczą się już gotowe przepływy pomiędzy różnymi aplikacjami. W tym wypadku wystarczy tylko w polu wyszukiwarki wpisać interesującą nas aplikację, a następnie znaleźć odpowiedni przepływ.

Istnieje jeszcze trzecia droga tworzenia przepływów w MS Flow, mianowicie można je wykonać na własną rękę. W zakładce „Utwórz” znajdują się trzy opcje do tego celu, są to:

• Zautomatyzowany przepływ – wyzwalany przez wyznaczone zdarzenie.
• Przepływ błyskawiczny – wyzwalany ręcznie zgodnie z potrzebami.
• Zaplanowany przepływ – Ty wybierasz kiedy i jak często jest uruchamiany.

Dla prezesów

Prezes w firmie ma bardzo dużo obowiązków m.in. jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie zasobami ludzkimi, informacyjnymi, a także za reprezentowanie firmy na spotkaniach biznesowych dotyczących bezpośrednio interesów organizacji. Praca na tego typu stanowisku wymaga dużej mobilności i jednoczesnej responsywności.

MS Flow dostarcza możliwość otrzymywania na urządzenia przenośne powiadomień, informacji, a także udostępnia narzędzie do podejmowania decyzji w ramach pytań otwartych i zamkniętych np. dotyczących akceptacji jakiegoś spotkania.  

Ustalając przepływ na przycisk możemy:

• Przesyłać pliki z poziomu telefonu prosto do wybranego folderu w usłudze chmurowej,
• otrzymywać powiadomienia typu „push”, gdy otrzymany wiadomość e-mail od bardzo ważnego klienta,
• przesyłać żądanie dotyczące podróży do zatwierdzenia,
• uzyskiwać podpisy dla wybranego pliku programu SharePoint,
• wysyłać obraz podsumowania spotkania,
• i wiele innych.

Dla pracownika

Każdy z pracowników chce mieć dobry kontakt z szefem i w tym celu stara się budować z nim partnerską relację. Aby ją wspomóc, warto ustawić sobie kilka dodatkowych alertów, aby zachować szybką wymianę informacji ze swoim przełożonym nawet podczas natłoku obowiązków i maili z różnych źródeł. Z pomocą w tym  zakresie mogą przyjść następujące przepływy:

• Otrzymywanie powiadomień typu „push” po otrzymaniu wiadomości e-mail od szefa,
• otrzymywanie wiadomości tekstowych po odebraniu wiadomości e-mail od menedżera,
• odbieranie powiadomień o negatywnych wiadomościach e-mail od szefa,
• otrzymywanie wiadomości SMS po otrzymaniu wiadomości e-mail od szefa,
• powiadamianie menedżera o chorobie, naciskając jeden dedykowany przycisk.

Dla jednych i drugich

Oczywiście istnieją również łączniki, które pomogą obydwu stronom w codziennych czynnościach. Z uwagi na to, że w pracy czas to pieniądz, wartościowymi łącznikami dla wszystkich będą następujące:

• Dodawanie zadań do listy ”to do” w momencie oflagowania maila,
• sprawdzanie aktualnej prognozy pogody dla swojej bieżącej lokalizacji,
• rozpoznawanie tekstu na obrazie (OCR) i wysyłanie go do siebie w wiadomości e-mail.

Jak widać, Microsoft Flow to rozbudowane narzędzie, które każdemu ma wiele do zaoferowania, niezależnie od jego miejsca w hierarchii służbowej. Jest ono odpowiednie dla każdego i proste w użyciu. Bardzo duża liczba łączników i szablonów pozwala na zautomatyzowanie większości codziennych czynności pozwalając zaoszczędzić czas i stać się przy tym jeszcze bardziej mobilnym.  

‍