Pracuj z Outlooka, czyli Microsoft Dynamics 365 App for Outlook

Jakie jest ulubione narzędzie każdego użytkownika biurowego pakietu Office, zaraz obok Worda i Excela? Oczywiście na podium (miejsce według preferencji) staje Microsoft Outlook. Nieoceniony klient pocztowy, a we współczesnych czasach również o wiele więcej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby był również miejscem, w którym zaczynamy swoje zadania w systemie CRM.

Opisując kolejne funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 wielokrotnie odnosiłem się do maili. Są one bowiem podstawą i codziennością naszej pracy biurowej. Wpadają ich setki, a większość z nich powinna zostać obsłużona w systemie CRM, z odpowiednim statusem czy przypisaniem. To oczywiście mrówcza i niewdzięczna praca, albowiem dziennie musimy przejrzeć korespondencję i dokonać kwalifikacji: to są klienci potencjalni, to odpowiedzi na bieżące już tematy sprzedażowe, to zgłoszenia reklamacyjne, a to ogólna korespondencja z Klientem, którą powinniśmy na wszelki wypadek odłożyć w jego historii.

A zatem sytuacją idealną byłoby, gdybyśmy mogli pracować w kontekście zdarzeń i tematów, obsługiwanych w CRM, ale bezpośrednio z naszej skrzynki mailowej, prawda? I z taką właśnie możliwością wychodzi Microsoft Dynamics 365 wraz z dodatkiem App for Outlook. Jest to niezwykle prosta na pierwszy rzut oka aplikacja, która potrafi przyspieszyć wykonywane przez nas zadania z poziomu klienta pocztowego. Odpowiednia kategoryzacja, przypisanie maili do właściwych, obsługiwanych przez nas tematów w CRM powodują, że po pierwsze wszystkie informacje, o których chcemy rozstrzygać w CRM trafiają we właściwe miejsca, a po drugie oszczędzamy mnóstwo czasu na późniejszym poszukiwaniu odpowiednich konwersacji w naszych skrzynkach mailowych.

Dynamics 365 App for Outlook automatycznie wyszukuje rekordy, z którymi może być związany nadawca naszego maila po adresie e-mail. W ten sposób podpowiada nam, z czym w CRM możemy połączyć informację ze skrzynki pocztowej. System automatycznie oznacza również w skrzynce pocztowej użytkownika, że dany rekord podlega śledzeniu i cała konwersacja w wybranym przez użytkownika wątku znajdzie się w systemie CRM, we wskazanym przez niego miejscu.

Podsumowując – dodatek do Outlooka, choć na pierwszy rzut oka niepozorny, potrafi w znacznej mierze pomóc w organizacji pracy użytkowników naszego CRM (niezależnie czy będą to pracownicy sprzedaży, czy obsługi Klienta). Z jednej strony pozostajemy w dobrze znanym przez nas środowisku Outlookowym, z drugiej jednak pożądane informacje trafiają gdzie trzeba.

‍