Proces konsolidacji w Business Central – prosty sposób łączenia sprawozdań finansowych

Wiele organizacji używa Microsoft Dynamics 365 Business Central w kilku jednostkach biznesowych lub firmach. Są też przypadki korzystania z Business Central w spółkach zależnych, które muszą podlegać organizacjom macierzystym. W obu przypadkach księgowi wykorzystują dostępne narzędzia, które ułatwiają konsolidację danych finansowych.

‍
Konsolidacja oznacza łączenie sprawozdań finansowych, dwóch lub kilku jednostek tworzących grupę kapitałową (firm zależnych). Funkcjonalnie jest to tak naprawdę przenoszenie danych (zapisów K/G) z jednostek biznesowych do spółki skonsolidowanej. W systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central każda firma objęta konsolidacją nazywana jest jednostką biznesową/organizacyjną. Firma utworzona z podmiotów gospodarczych, tylko w celu konsolidacji (z wykluczeniem wspólnych transakcji), nazywana jest firmą skonsolidowaną. Aby móc korzystać z funkcjonalności konsolidacji, należy najpierw zdefiniować w systemie firmę skonsolidowaną i jej podmioty zależne.

‍

Konsolidacja w Business Central możliwa jest również w przypadku, gdy sprawozdania finansowe jednostki biznesowej są w innej walucie, niż sprawozdania spółki skonsolidowanej. Konieczne jest wówczas skonfigurowanie kursów wymiany do konsolidacji.

W ramach Business Central konsolidacji można poddać:

• firmy, które mają różne plany kont,
• firmy, które używają różnych lat podatkowych i różnych walut,
• pełne kwoty lub procent informacji finansowych firmy,
• różne kursy wymiany walut na poszczególnych kontach K/G.

Standardowy przebieg procesu konsolidacji w Business Central przedstawia schemat:

Konfiguracja jednostek biznesowych i firmy skonsolidowanej

Jak już wcześniej wspomniano, konsolidacja wymaga założenia firmy skonsolidowanej z własnym planem kont i wymiarami. Plan kont jest niezależny od planu kont w innych jednostkach biznesowych, a plany kont w poszczególnych jednostkach biznesowych mogą się od siebie różnić. Jednak plan kont firmy skonsolidowanej musi posiadać wszystkie konta, które są konsolidowane z jednostek biznesowych. W przypadku, gdy konsolidacji podlegają również wymiary, działa tutaj taka sama zasada, jak w przypadku kont K/G – firma skonsolidowana powinna posiadać wszystkie wymiary konsolidowane z jednostek biznesowych.

Aby proces konsolidacji mógł zostać wykonany, w firmie skonsolidowanej należy utworzyć połączenie z firmami objętymi konsolidacją, jakim są jednostki organizacyjne. Każda jednostka posiada zdefiniowane ustawienia, które różnią w zależności od specyfikacji tej jednostki biznesowej, m.in. waluty lokalnej, czy środowiska, w którym się znajduje.

Testowanie plików i bazy przed konsolidacją

System oferuje dwa sposoby konsolidacji, w zależności od tego z jakiego miejsca będą konsolidowane dane – z bazy danych, bądź z pliku. W przypadku, gdyby jednostka biznesowa znajdowała się w innej bazie danych, niż firma skonsolidowana, należy wyeksportować dane konsolidacji do pliku. W zależności od tego, który sposób konsolidacji jest procesowany, zalecane jest testowanie bazy danych, bądź pliku przed konsolidacją.

Co do samego testowania tych danych, Business Central sprawdza, czy istnieją różnice między podstawowymi informacjami w jednostkach biznesowych i w skonsolidowanej firmie, takie jak numery kont lub kody wymiarów. Przed uruchomieniem konsolidacji należy naprawić błędy.

Konsolidacja

Faktyczny proces konsolidacji to tak naprawdę przenoszenie danych z jednostek biznesowych do spółki skonsolidowanej. Jak już wcześniej wspomniano, przenoszenie tych danych może być wykonywane na dwa sposoby: z bazy danych oraz z pliku. Jeżeli konsolidacja ma prezentować pełny obraz sytuacji finansowej grupy, musi nastąpić ze wszystkich jednostek biznesowych.

Eliminacja powtarzających się transakcji

Po skonsolidowaniu wszystkich firm konieczne jest wprowadzenie wpisów eliminacji, aby usunąć transakcje zarejestrowane w więcej, niż jednej firmie lub usunąć wpisy dotyczące transakcji między firmowych.  Jest to proces ręczny, w którym trzeba odnaleźć transakcje potencjalnie wymagające korekty, a następnie je wyeliminować. Business Central umożliwia weryfikację takich eliminacji, aby zobrazować ich wpływ na bilans próbny skonsolidowanej firmy. System udostępnia raport Eliminacje konsolidacji K/G, który wyświetla wstępny bilans próbny. Pokazuje konsekwencje wyeliminowania zapisów poprzez porównanie zapisów w spółce konsolidowanej z eliminacjami, które zostały wprowadzone do dziennika głównego. Obliczanie eliminacji jest czasochłonnym procesem ręcznym, który może być wspomagany przez skonfigurowanie określonych kont między firmowych, między firmowych klientów / dostawców i między firmowych grup księgowania.

Skonsolidowany bilans próbny

Wynikiem procesu konsolidacji jest wygenerowany kompletny raport przedstawiający całościową ocenę kondycji finansowej grupy. Ten raport to Skonsolidowany bilans próby, w którym każde konto pojawia się  w osobnym wierszu, zgodnie ze strukturą planu kont.

Raportowanie związane z konsolidacją w Business Central można rozszerzać wykorzystując narzędzia Business Intelligence, takie jak Power BI.

‍