Przepływy pracy – idealny sposób na łączenie zadań procesów biznesowych

Coraz częściej oraz w większym zakresie Microsoft stawia na umożliwienie prowadzenia działań administracyjnych przez administratorów systemów.

W ramach ostatnich wpisów wspominaliśmy o tym w ramach uprawnień, ich istoty oraz sposobów definiowania, poprzez możliwość śledzenia zmian w systemie za pomocą dziennika zmian, tak dzisiaj – w ramach kolejnego wpisu, zaprezentujemy Państwu kolejny, idealny sposób na łączenie zadań procesów biznesowych. Mowa tutaj oczywiście o przepływach pracy.

Przepływ pracy to sekwencja zadań, które są wyzwalane przez akcję, warunek lub regułę. Przepływy pracy są zazwyczaj wdrażane w celu zintegrowania logiki biznesowej w organizacji, np. rozdzielenia obowiązków, ujednolicenia procesów lub zwiększenia zaufania i zakresu odpowiedzialności. Przepływy pracy są potężnym narzędziem zarówno dla zespołów, jak i działów. Prawidłowo wdrożone przepływy pracy zapewniają przejrzystość potrzebną Państwa przedsiębiorstwu do szybszego osiągania celów.

‍

Logika biznesowa może dotyczyć takich działań, jak:

• Nowe dane podstawowe, takie jak konta K/G, zapasy, dostawcy oraz nabywcy
• Zmian w polach w istniejących rekordach zawierających wrażliwe dane, jak np. Limit kredytu nabywcy lub Nr konta bankowego dostawcy
• Nowych użytkowników lub zmian w uprawnieniach użytkowników
• Zmian w polach w istniejących rekordach zawierających krytyczne informacje biznesowe, np. Ceny sprzedaży zapasów
• Dokumentów zakupu
• Dokumentów sprzedaży
• Dokumentów przychodzących
• Dzienników finansowych przed księgowaniem

‍

Z jakich kroków składa się podstawowa konfiguracja przepływu pracy?

1. Konfigurowanie użytkowników przepływu pracy – jest to niezbędny krok, aby na przykład określić, kto będzie otrzymywać powiadomienia o wykonywaniu kroku przepływu pracy. W momencie stwierdzenia potrzeby, na stronie „Grupy użytkowników przepływu pracy” istnieje możliwość zdefiniowania grup użytkowników – określając liczbę użytkowników w sekwencji procesu, takiej jak łańcuch osób akceptujących

2. Konfigurowanie użytkowników akceptujących – na stronie „Konfiguracja użytkownika akceptującego” oprócz podstawowej konfiguracji można ustawić limity kwot dla poszczególnych typów żądań oraz zdefiniować zastępcze osoby zatwierdzające, do których delegowane będą żądania zatwierdzania w przypadku nieobecności osób zatwierdzających

‍

3. Konfigurowanie powiadomień – przepływ pracy można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie powiadamiały użytkowników, kiedy wymagana jest ich reakcja na kroki konkretnych przepływów pracy. Wybór czasu i metody otrzymywania powiadomień – po skonfigurowaniu użytkowników przepływów pracy akceptacji na stronach „Ustawienia powiadamiania”:

‍

oraz  „Harmonogram powiadomień” – to w tym miejscu należy określić, jak i kiedy każdy z użytkowników będzie otrzymywać powiadomienia na temat kroków przepływu pracy akceptacji. Co ważne, indywidualni użytkownicy mogą w dowolnej chwili zmieniać swoje ustawienia powiadomień, w zależności od preferowanego sposobu oraz cyklu otrzymywania wiadomości

‍

‍

4. Tworzenie przepływów pracy – na stronie „Przepływy pracy” można tworzyć przepływy pracy, wymieniając powiązane kroki w wierszach. Każdy krok składa się ze zdarzenia przepływu pracy, moderowanego przez warunki zdarzenia i reakcje przepływu pracy z opcją reakcji. Kroki przepływów pracy definiuje się poprzez wypełnianie pól w wierszach przepływu pracy, ze stałej listy zdarzeń i wartości reakcji, reprezentujących scenariusze wspierane przez kod aplikacji

‍

‍

5. Tworzenie przepływów pracy z szablonów przepływu pracy – aby zaoszczędzić czas, nowe przepływy pracy można tworzyć za pomocą szablonów przepływu pracy. Szablony przepływów pracy są to nieedytowalne przepływy pracy istniejące w podstawowej wersji Business Central

‍

Przepływ pracy podzielony jest na trzy sekcje:

• Kiedy zdarzenie: w tej sekcji następuje wybór wyzwalacza. Dla przykładu, dostępne wyzwalacze to:
• zmiana rekordu danych podstawowych
• utworzenie wiersza księgowania
• dokument przychodzący został utworzony lub zwolniony
• wymagana jest akceptacja zakupu
• Pod warunkiem: warunki są powiązane ze zdarzeniami i otwierają się w celu stworzenia filtru, na czas kiedy wydarzenie jest wywoływane
• Wtedy reakcja: reakcja odpowiada, jaki jest następny krok pracy

‍

Skonfigurowany w ten sposób przepływ pracy, określający użytkowników przepływu pracy, użytkowników akceptujących, czy też metody otrzymywania powiadomień jest gotowy do użycia. Ostatnie co należy zrobić to go uruchomić oraz rozpocząć działania w powyżej zdefiniowanym procesie.

‍

Pełen proces podstawowej konfiguracji oraz sposób wykorzystania przepływu pracy przedstawia powyższe nagranie wideo.