Zduplikowane kartoteki dostawców – zarządzanie i łączenie w Microsoft Dynamics 365 Business Central

Kartoteka dostawcy zawiera w sobie zestaw informacji dotyczących poszczególnych firm, takich jak dane adresy, opcje dostawy, czy metody rozliczeń. Kartoteka jest nośnikiem szeroko rozumianych danych powiązanych z kontrahentem, z którym prowadzone są transakcje gospodarcze. Przy jej wykorzystaniu tworzone są w systemie takie dokumenty, jak oferty zakupu, zamówienia (zbiorcze) zakupu, zamówienia zwrotów, faktury i faktury korygującej zakupu. Ponadto, dla poszczególnych dostawców można definiować specjalne ceny zakupów, które zostaną zastosowane w zależności od określonych kryteriów, jak numer zapasu.

W przedsiębiorstwie, które wykorzystuje system MS Dynamics NAV/BC liczba dostawców zazwyczaj rośnie z czasem i utrzymanie czytelnych katalogów współpracujących kontrahentów jest wyzwaniem. Szczególnie przy dużej liczbie operatorów zakupowych i nie do końca ustandaryzowanych procesach zakładania nowych kartotek dostawców w systemie. Co prawda istnieje możliwość zdefiniowania np. kontroli formatu NIP dla zakładanego dostawcy, pobieranie danych z portali rządowych, czy informowanie o istniejącym duplikacie kartoteki, ale w żadnym z powyższych przypadków system domyślnie nie zablokuje możliwości utworzenia kolejnego kontrahenta. Tak przy działaniu w pośpiechu, błędnym filtrze na nazwę, czy numer identyfikacji podatkowej powstaje kolejna kartoteka dla tego samego Dostawcy.

Od wersji MS Dynamics 365 Business Central v13 możliwe jest wywołanie akcji ‘Scalaj z…’ wprost z poziomu kartoteki dostawcy, która umożliwi złączenie dwóch kartotek dostawców w jedną bez konieczności powoływania się na opcje blokowania istniejącego, błędnie założonego dostawcy, co było wymaganą i jedyną opcją standardowo dostępną w poprzednich wersjach systemu NAV. Dodatkowo przed wywołaniem akcji scalenia możliwe jest ręczne określenie wartości pól, które mają być nadpisane, a które pozostawione bez zmiany.

Po wywołaniu przycisku pojawi się następujące okno:

Domyślnie okno składa się z trzech zakładek:

• Wybierz rekord do scalenia – które pozwala określić jaka jest główna (bieżąca) kartoteka dostawcy, do której będzie scalana wskazana kartoteka dostawcy. Tutaj dodane są również informacje ostrzegające o tym, że rekordy zostaną złączone w jeden oraz, że scalania nie można cofnąć.
• Wybierz wartości pola, które mają pozostać lub zostać nadpisane – wyświetlone zostają dostępne pole, które będą wzięte pod uwagę w momencie scalania kartotek ze sobą. Użytkownik jest w stanie określić, które z pól mają być zastąpione wartościami z pól ze scalanej kartoteki, a które mają pozostać wypełnione wartościami z kartoteki głównej.
• Tabele powiązane – wykazane są tabele powiązane z kartotekami, które podlegać będą scalaniu.

Na koniec, jeśli cała parametryzacja została już wskazana przez użytkownika, należy wywołać przycisk ‘Scalaj’ dostępny na wstążce. Wykonanie funkcji scalania zostanie poprzedzone upewnieniem się, że akcja ma być wywołana, a po zatwierdzeniu otrzymamy informacje zwrotną, że kartoteki o wskazanych numerach zostały scalone.

Uwaga! Akcji scalania nie można cofnąć.

Funkcja scalania analogicznie dostępna jest dla następujących kartotek w systemie:

• Kartoteki Nabywcy,
• Kartoteki Kontaktu.

Jak ze wszystkimi standardowymi funkcjonalnościami bywa, nie są one przygotowane do obsługi wszystkich przypadków. W sytuacji kiedy pojawi nam się blokada realizacji, warto zerknąć do oficjalnej dokumentacji Microsoft dla systemu Business Central, którą dla tego konkretnego przypadku, możemy znaleźć tutaj.

Jakie korzyści wynikają z nowych funkcjonalności w systemie MS Dynamics 365 Business Central?

• Poprawa spójności i czytelności katalogu kontrahentów wykorzystywanych w systemie ERP (Nabywcy, Dostawcy, Kontakty) – szczególnie istotne w przypadku wykorzystywania tych katalogów, jako Master Date dla naszych systemów IT w przedsiębiorstwie.
• Brak konieczności blokowania zduplikowanych kartotek, które do tej pory nie mogły być usunięte z systemu.
• Brak konieczności przeksięgowywania powiązanych transakcji z kartotek, które do tej pory nie mogły być przeniesione.
• Możliwość usunięcia zduplikowanych kartotek w systemie.

‍