Analiza – dlaczego warto zapłacić za nią więcej

Kiedy planujemy wdrożenie nowego systemu informatycznego w naszej firmie określamy nasze wymagania i budżet. Przygotowujemy długa listę naszych wymagań, życzeń i oczekiwań wobec systemu. Stwierdzamy, że na wdrożenie systemu w bieżącym roku kalendarzowym możemy przeznaczyć określona kwotę, niech to będzie 200 000 zł. Prosimy potencjalnego dostawce o wycenę systemu zgodnie z naszymi wymaganiami i dostajemy odpowiedź:

Zrobimy wszystko, ale za 500 000 zł.

A jeśli spytamy grupę potencjalnych dostawców, to w odpowiedzi usłyszymy:

• Zrobimy, ale za 350 000 zł.
• Dostosujemy standard za 150 000 zł.
• Zrobimy wszystko za 550 000 zł.
• Zrobimy za 200 000 zł.

Odpowiedzmy sobie uczciwie, która opcja podoba nam się najbardziej? Na pierwszy rzut oka – najtańsza. Jak przeanalizujemy ofertę, to przeczytamy, że dostawca nie spełni większości naszych wymagań. No to przeglądamy kolejną ofertę.

Okazuje się, że to, co sobie wymarzyliśmy zrealizują nam dostawcy oferujący system za 350 000 zł lub więcej. Ale my nie mamy budżetu.

To może z czegoś zrezygnujemy?

Niestety na pierwszy rzut leci analiza. No bo dlaczego mamy płacić 70 000 zł za analizę i dokument koncepcji? Przecież wiemy jak wyglądają procesy biznesowe w naszej firmie, a wymagania rozpisaliśmy w Excelu. Wszystko jest jasne.

W końcu absolutnie nie ma mowy, żebyśmy zrezygnowali z takich wymagań jak:

• możliwość indywidualnego dostosowania skrótów klawiszowych w systemie,
• możliwość personalizowania widoku klienta,
• możliwość przywracania danych o kliencie z dowolnego momentu w historii,
• możliwość dodawania danych o klientach offline.

Nie ma znaczenia, że system Dynamics CRM w standardzie nie posiada takich możliwości – musimy je oprogramować i to znacznie podnosi koszt. Nie zgodzimy się na realizacje tych wymagań później – w ramach drugiego wydania. Wymaganie ma status must have. Koszty zmniejszymy skracając analizę i tworzenie dokumentu koncepcji z 40 dni do 10. I zaoszczędzimy 54 000 zł, a cała wycena zmniejszy się do ok. 300 000 zł. Jeszcze 100 000 zł i jesteśmy w budżecie.

Brawo my!

Analiza w projekcie

Szczegółowa analiza sytuacji zastanej w naszej firmie oraz opracowanie koncepcji systemu, a tym samym opracowanie sytuacji docelowej to najważniejszy etap całego projektu. Wykonany dobrze i sumiennie zmniejsza prawdopodobieństwo niepowodzenia (poprzez szczegółowe określenie wymagań użytkownika). Analiza pozwala dostawcy zrozumieć nasz biznes, poznać nasze potrzeby, zrozumieć nasze problemy.

I zaproponować rozwiązanie.

Rezygnując ze szczegółowej analizy musimy liczyć się z większymi kosztami poprawek w systemie. Niedopowiedzenia lub niezrozumienie wymagań na etapie analizy jest łatwo naprawić. Ten sam błąd wykryty na etapie programowania będzie kosztował nas 6,5 razy więcej niż wykryty na etapie analizy. A na etapie wdrożenia, kiedy użytkownicy, nas koledzy usiądą do nowego systemu i zobaczą, co zostało zrobione? Wtedy za poprawki zapłacimy 80 razy więcej niż byśmy zapłacili za jego naprawę na etapie analizy.

Czyli: jeśli naprawa błędu na etapie analizy i opracowywania dokumentu koncepcji kosztowała nas 1 jedną godzinę pracy jednego pracownika po stronie dostawcy (dla prostego rachunku przyjmijmy, że kosztuje ona 225 zł), to naprawa tego samego błędu wykrytego w trakcie wdrożenia systemu w środowisku produkcyjnym podnosi koszt do 10 dni roboczych (a to już kosztuje ok. 18 000 zł).

Prosty rachunek? Przyjmijmy, że w trakcie testów akceptacyjnych wykryliśmy 16 błędów.

Gdybyśmy wykryli je na etapie analizy, naprawa kosztowałaby nas 16 godzin (3 600 zł).

Ale zapłacimy 15 razy więcej – 54 000 zł, czyli tyle, ile na początku obcięliśmy z analizy. Od teraz każdy dodatkowy błąd to nasza strata.

Brawo my?

Trójkąt parametrów projektu

Na czym nam najbardziej zależy kiedy wdrażamy system informatyczny? Na tym, żeby wdrożyć system szybko i tanio i żeby był dobrej jakości. No i niestety, wszystkiego mieć nie możemy. Jeśli mamy ograniczony budżet i chcemy system tanio, to musimy liczyć się z tym, że albo będziemy długo czekać na go live systemu, albo system będzie pełen wad. Rezygnacja z analizy, żeby było taniej skróci czas realizacji projektu, w naszym przypadku o 30 dni roboczych – to półtora miesiąca, jednocześnie skutkując pogorszeniem jakości. Jeśli będziemy chcieli poprawić jakość (naprawić odkryte w trakcie projektu błędy) – wzrośnie koszt.

Opowiedzmy sobie o naszej firmie

Analiza wewnętrzna to moment, w którym opowiadamy sobie nawzajem jak wygląda nasza firma i co musimy w niej zmienić. Robimy to sami. Bez dostawcy. Robimy to na długo przed wdrożeniem, na długo przed pomysłem na nowy system. To na jej podstawie stwierdzamy, czy potrzebujemy system i jeśli tak to jakiego systemu potrzebujemy. To na jej podstawie powstaje Excel z wymaganiami lub zapytanie ofertowe (lub jedno i drugie).

Opowiedzmy innym o naszej firmie

Pierwszy etap projektu – wspólna analiza z dostawcą. To jest moment, w którym dostawca poznaje nasz biznes i opowiada o rozwiązaniach wdrożonych w innych firmach – co się sprawdziło, a co nie. Doradza. Dostawca to nie tylko pracuś, który nam stworzy wymarzony system. To też sztab analityków biznesowych, którzy pozwolą nam biznes usprawnić. To ludzie, którzy godzinami czytają nasze wymagania, rozmawiają z nami, dopytują, wydzwaniają i przygotowują dla nas wizje systemu. Współtworzą nasz wymarzony system. Jeśli odbierzemy im możliwość poznania nas, ich wiedza o naszych potrzebach i oczekiwaniach będzie niepełna, a przez to wizja nie spełni naszych oczekiwań.

I będziemy mieli poczucie porażki.

Bo zapłaciliśmy za 10 dni analizy i nic z tego nie wyszło:

• wizja systemu dostawcy nam nie odpowiada,
• cele projektu są nieokreślone, niejasne, sprzeczne,
• dostawca nie zrozumiał naszego biznesu.

Analiza jest nieodłącznym elementem każdego projektu niezależnie od przyjętej metodyki. Nie opłaca nam się z niej rezygnować, czy skracać czas trwania. I absolutnie nie wolno nam rezygnować z dokumentacji – z dokumentu koncepcji biznesowej i technicznej. Bo jeśli nie opiszemy sobie naszych celów i wizji systemu nie będziemy wiedzieli do czego dążymy i nie będziemy wiedzieli, czy dostawca dąży do tego samego. A to odbije się na nas w przyszłości.

‍