Cała moc w analityce: Power BI

Skoro wdrożyliśmy w naszej firmie system Dynamics CRM i z sukcesem z niego korzystamy, warto zwrócić uwagę na narzędzia rozwijające możliwości naszego systemu. Jako, że system Dynamics CRM pochodzi ze stajni Microsoftu, jest kompatybilny z innymi rozwiązaniami tego giganta. A to znaczy, że w prosty sposób możemy wykorzystać siłę dźwigni i osiągnąć znacznie lepsze rezultaty.

Power BI

Power BI to narzędzie do analityki biznesowej pozwalające na wizualizację danych i stworzenie przejrzystych raportów. Z założenia, Power BI ma pozwalać na przekształcanie danych z różnych źródeł, również konkurencyjnych. Zatem, obok danych z MS Excel, Dynamics 365, Dynamics 365 for Financials, Azure czy Sharepoint, będziemy mogli wykorzystywać dane z raportów Salesforce, Facebooka, Hadoopa (HDFS), skryptów z lokalnej instancji R, baz IBM, SAPa, PostgreSQL, MySQL itd.

Raporty

Power BI pozwala nam na przygotowanie raportów zestawiających dane w naszym CRM z danymi z innych źródeł. Oczywiście musimy zadbać o to, aby dane były spójne a analiza opierała się na określonej hipotezie (znaczy nie musimy, ale jeśli przypadkiem dowiemy się, że istnieje silna dodatnia korelacja między kwotą jaka nasi klienci są skłonni wydać w naszym sklepie, a liczbą wypasanych owiec na Podhalu, nie możemy mieć do nikogo pretensji).

Power BI wykorzystuje dodatki do Excela przygotowane przez Microsoft: Power Pivot i Power View. Dzięki temu posiada te same, niebotyczne możliwości co Excel, w kwestii analityki danych. Pozwala nam na przygotowanie raportów i zestawień, które mogą być uszczegóławiane w zależności od potrzeb oglądającego (drill down).

Narzędzie pozwala nam:

• na śledzenie realizacji założonych przez nas KPI:

• na wizualizacje danych na mapach (Bing):

• na tworzenie złożonych wykresów:

• na budowę całych pulpitów menadżerskich:

• na podpięcie pojedynczych raportów i całych pulpitów menadżerskich do CRM

Sky is the limit

Przy tworzeniu raportów warto pamiętać o tym, aby były przejrzyste dla naszych kolegów w pracy (i aby je im udostępnić – pulpity Power BI są dostępne dla innych dopiero po imiennym udostępnieniu). Pierwsza warstwa informacji jaką powinniśmy zobaczyć to uogólnione zestawienie. Dopiero w kolejnych krokach raport powinien odsłaniać szczegóły w zależności od interesującego nas obszaru. Postępując zgodnie z mantrą Bena Shneidermana stworzymy przejrzyste raporty zarówno dla zarządu jak i średniego szczebla zarządzania.

Wprawny analityk z dobrą znajomością Excela wyczaruje nam w Power BI raporty pozwalające na zarzadząnie firmą zarówno na poziomie operacyjnym, jak i taktycznym i strategicznym. I nie jest to ważne jedynie z punktu widzenia dużych firm czy korporacji międzynarodowych. Nawet kilkuosobowa firma może przeprowadzić analitykę swojego biznesu. Być może dzięki temu odkryjemy niszę na rynku, lepiej określimy grupę naszych odbiorców, zbadamy trendy. Szczegółowa analiza pokaże nam, że nas klienci nie korzystają z usług konkretnego kuriera i możemy zrezygnować ze współpracy. Będziemy mogli sprawdzić, który z naszych pracowników rozdaje najwyższe rabaty i czy przekłada się to na pozyskanie klienta. Dowiemy się, jak chętnie powracają do nas nasi klienci. Przeanalizujemy odsetek zamówień zrealizowanych po czasie i przyczyny opóźnień. Być może jakiś dostawca notorycznie przekracza terminy dostaw, a my musimy tłumaczyć się przed naszymi klientami. Analiza danych z różnych systemów pozwoli nam na określenie czy czas realizacji zlecenia spełnia nasze wewnętrzne wymagania, czy realizujemy założone KPI, czy osiągamy i będziemy osiągać przychody pozwalające nam na inwestycje w przyszłości.

Podsumowując, jeśli mamy dane, możemy z nich wyłuskać informacje kluczowe dla naszego biznesu.

Zalety i wady Power BI

Żadne narzędzie nie jest idealne. Power BI to narzędzie o licznych zaletach ale i niepozbawione wad. Wśród plusów można wymienić poniższe:

• Jest narzędziem bazującym na znanych nam już rozwiązaniach – Excel.
• Pozwala nam na wykorzystanie danych z różnych źródeł.
• Jest tani – wersja podstawowa jest darmowa, a wersja rozszerzona to 9,99$ za użytkownika na miesiąc.
• W wersji podstawowej Power BI umożliwia nam bardzo szczegółowa analizę danych.
• Możemy podpiąć pulpity do CRM.
• Microsoft udostępnia wersje desktopową, która umożliwia budowanie szablonów raportów i raportów, które potem możemy udostępnić innym w wersji przeglądarkowej.

Co do minusów, no cóż. W przypadku złożonej analizy wymaga bardzo dobrej znajomości Excela – dla power usera będzie kolejnym narzędziem dającym wiele możliwości, ale dla osoby, która Excela wykorzystuje do prostych zestawień, przygotowanie raportów może być wyzwaniem.

Niestety Power BI nie radzi sobie najlepiej z dużymi zbiorami danych. Nie sprawdzi się jako narzędzie do big data – będzie działał wolno i nie będzie wykorzystywał pełnych zbiorów danych.

Dodatkowo, rozpoczynając pracę z Power BI musimy mieć uporządkowany zbiór danych dobrej jakości – muszą być oczyszczone i odfiltrowane.

Warto?

Nawet jeśli na początku nie widzimy wartości dodanej z analizy danych w jakimkolwiek narzędziu, warto dać szansę Power BI. Możemy sprawdzić jak działa system zupełnie za darmo. Zobaczyć jakie ma możliwości i czy faktycznie spełnia nasze oczekiwania. Nie bójmy się jeśli naszej firmie nie ma analityka danych – z podstawowymi raportami poradzimy sobie sami. Warto też spytać dostawcę naszego CRM o Power BI i przygotowanie raportów dla kierownictwa. Bo wdrażając Dynamics CRM jednym z elementów jest opracowanie systemu raportowego – czy to przygotowanie pulpitów nawigacyjnych, czy raportów Reporting Services – oraz przeszkolenie użytkowników z tworzenia własnych raportów. Dlaczego nie rozszerzyć projektu wdrożenia o raporty w Power BI? Albo wzbogacić już wdrożony system o możliwości Power BI?

‍