Komponenty Dynamics 365 – Część 5

Dynamics 365 for Project Service Automation

Jeśli nasza praca na co dzień polega na realizacji różnych projektów, to moduł Project Service Automation jest skierowany właśnie do nas. Realizacja projektu wymaga od nas planowania pracy zespołu, zarządzania zasobami (ludźmi, kapitałem, zasobami technicznymi), pilnowania realizacji harmonogramu, zarządzania zmianą, ryzykiem. Kierownik projektu ma zawsze pełne ręce roboty. I na jego nieszczęście, w naszej firmie:

• nie jest jedynym kierownikiem projektu,
• jego projekt nie jest jedyny,
• członkowie jego zespołu przydzieleni są tez do innych zespołów.

Zarzadzanie projektem używając lokalnie zainstalowanego MS Project (lub innego systemu do zarządzania projektami) jest możliwe i całkiem wygodnie, ale kiedy przychodzi do zarządzania projektami w skali całej firmy, niewystarczające.

Komponent Project Service Automation pozwala na:

• zarządzanie projektem,
• harmonogramowanie zasobów,
• zarządzanie kosztem i harmonogramem.

Project Service Automation może nas onieśmielać na pierwszy rzut oka. Przede wszystkim dlatego, że na całe rozwiązanie składa się wiele elementów.

Harmonogramowanie – MS Project kontra Project Service Automation

Project Service Automation nie jest odwzorowaniem MS Project jeden do jednego, ale posiada elementy znane nam z MS Project. Umożliwia nam:

• tworzenie WBS projektu i odzwierciedlenie go na wykresie Gantta,
• planowanie daty początku i końca oraz szacowanych kosztów,
• monitorowanie przebiegu realizacji projektu (na podstawie rzeczywistego czas realizacji i kosztów),
• rezerwowanie zasobów i przypisywanie zadań do pracowników,
• określenie wymagań wobec pracowników.

Co więcej, Dynamics 365 pozwala nam na eksport danych do lokalnej instancji MS Project.

Zarządzanie zasobami

Pod pewnymi względami Project Service Automation podobny jest do Field Service – pozwala nam na zarządzanie zasobami. Przydzielając pracowników do naszego projektu możemy określić filtry wyszukiwania: ich dostępność, ich umiejętności, rolę jaką pełnią w firmie.

System pozwala nam na dokonanie rezerwacji zasobu oraz na sprawdzenie wydajności naszych pracowników i ich zaangażowania w projekty.

Raportowanie pracy

Rolą kierownika projektu jest zarządzanie zasobami, czyli przydzielania pracowników do zadań, ale również rozliczanie zespołu z wykonanej pracy. Pracownik, członek zespołu projektowego, powinien zaraportować pracę nad konkretnym zadaniem w projekcie.

A w praktyce?

Pan Łukasz, specjalista żywienia i dietetyki, jest członkiem zespołu produktowego. Odpowiada za opracowywanie nowych płatków śniadaniowych. W jego zespole pracuje w sumie 5 osób: pani Krystyna – dietetyk, pan Wojciech – specjalista kontroli jakości żywności, pani Zofia – również specjalista żywienia i dietetyki oraz pan Mariusz – szef zespołu, główny specjalista żywienia.

Pan Łukasz podlega bezpośrednio pod pana Mariusza i to od niego otrzymuje polecenia. Pan Mariusz odpowiada za kontakty z klientami – dystrybutorami płatków śniadaniowych. Na podstawie ich wymagań musi opracować harmonogram pracy swojego zespołu. Zdarza się, że poza wymaganiami dotyczącymi bezpośrednio produktu – struktury płatków, słodkości, kolorystyki, dodatków (orzechów, żurawiny, morwy itd.) – pan Mariusz zbiera wymagania dotyczące opakowania. Przekazuje je wtedy do działu marketingu do pani Klary. Pani Klara ma swój zespół, który odpowiada za opracowanie opakowania, który spełni wymagania klienta, przedstawi produkt i przyciągnie konsumenta.

Współpraca działów

Opracowując harmonogramy projektów swoich zespołów, pani Klara i pan Mariusz muszą ustalić wspólnie pewne ramy czasowe, kamienie milowe w projekcie. Zespół pani Klary nie jest w stanie przedstawić produktu na opakowaniu póki nie zobaczy jak będzie wyglądał produkt. Pan Mariusz odpowiada przed klientem za dostarczenie produktu na czas – ostateczny termin wyznaczony jest na 31 sierpnia. Do tego dnia, zespół pana Mariusza musi opracować pełen produkt, gotowy do przekazania do produkcji i pakowania. Na szczęście, opracowując harmonogramy projektów, oboje mogą udostępnić sobie pewne dane w systemie, tak aby pani Klara mogła w każdej chwili sprawdzić status projektu pana Mariusza i zareagować na przyśpieszenie realizacji projektu lub jego opóźnienie.

Przychodząc do pracy po spotkaniu z klientem, pan Mariusz tworzy w systemie nowy rekord projektu: „Wytworzenie płatków śniadaniowych dla firmy Mleczusie S.A.”. Ustala planowana datę zakończenia projektu na 25 sierpnia (dając sobie margines czasowy, bo nigdy nic nie wiadomo) i wstępnie planuje swoje zasoby: rezerwuje pana Łukasza, panią Krystynę, panią Zofię i pana Wojciecha na następne 3 miesiące. Okazuje się, ze pan Łukasz jest jeszcze zaangażowany jako specjalista do projektu opracowania wielozbożowego muesli dla diabetyków i pełni w nim kluczowa rolę. Będzie mógł wziąć udział w projekcie pana Mariusza dopiero w maju. Pan Mariusz dekomponuje projekt na wspomniane kamienie milowe, zadania i aktywności pracowników i przydziela ich do zadań. Wdraża swój zespół i omawia wymagania klienta i ogłasza start projektu!

Codzienność pana Łukasza

Pan Łukasz, logując się do systemu (albo sprawdzając maila) w kwietniu, będzie otrzymywał informacje o zadaniach związanych z produkcją muesli. Wszystkie prace będzie raportował pod ten właśnie projekt. Musi jednak być na spotkaniu rozpoczynającym projekt „Mleczusie” i to zaraportuje na projekt pana Mariusza. Dopiero w maju w pełni dołączy do projektu pana Mariusza i wspomoże swoją wiedzą zespół. Tak więc, w drugim tygodniu kwietnia, pan Łukasz zaraportuje, że spędził 20 h na projekt muesli i 20 h na projekt „Mleczusie”. Natomiast w trzecim tygodniu kwietnia zgłosi urlop – rozchorował mu się synek.

Kto będzie akceptował wpisy godzin pana Łukasza?

Bezpośrednio pan Łukasz podlega pod pana Mariusza. Ale realizuje tez projekt muesli. Jako specjalista jest też angażowany, ad hoc, do innych projektów i takie konsultacje raportuje pod te projekty.

Praca dla projektu muesli, czy innego rodzaju przekąski, będzie akceptowana przez kierownika danego projektu. Natomiast praca nad projektem „Mleczusi” to praca, którą akceptuje pan Mariusz. Co więcej, pan Mariusz, jako bezpośredni zwierzchnik, będzie też udzielał zgody na urlop i akceptował wszystkie nieobecności pana Łukasza. W efekcie, każdy kierownik projektu będzie miał kontrolę nad tym, ile czasu poświęcił im pan Łukasz, jaką fakturę za prace pana Łukasza należy wystawić.

W czym pomaga Project Service Automation?

• Pilnuje dostępu do danych: kontroluje czy pani Klara zobaczy projekt pana Mariusza.
• Zbiera informacje: nie zginą nam dane od klienta. Możemy łatwo powiązać dokumenty, notatki ze spotkań, receptury płatków do projektu w systemie.
• Pozwala planować pracę zespołów: pomaga kierownikom projektów zarządzać swoimi zasobami.
• Pozwala zarządzać kompetencjami pracowników: pani Klara nigdy nie zostanie przypisana do pracy przy wytwarzaniu płatków śniadaniowych, a pan Łukasz będzie angażowany jako specjalista do projektów jako konsultant ze względu na swoje wieloletnie doświadczenie i szerokie kompetencje.

‍