Mniej znane, a bardzo efektywne dodatkowe funkcjonalności dotyczące wymiarów

Wymiary są nieodłącznym elementem procesów finansowych i controllingowych realizowanych przez użytkowników w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central. Większość zna wymiary i z nich korzysta, przypisując je do określonych transakcji, natomiast nie zawsze wykorzystywane są ich dodatkowe możliwości. Business Central bowiem udostępnia funkcjonalności, które rozszerzają   Kilka dodatkowych funkcji, mniej znane, a bardzo efektywne dodatkowe funkcjonalności dotyczące wymiarów, które rozszerzają ich efektywność, m. in.: domyślny wymiar dla typu konta, np. dostawców, czy nabywców, a także domyślne priorytety i kombinacje wymiarów.

Wymiarowanie to proces przypisywania informacji do zapisów,który stanowi jedną z metod analizy kont sprzedaży i zakupu poprzez podział ichna mniejsze jednostki. Przykładowo, można utworzyć konta K/G dla poszczególnychpaństw, z których pochodzą transakcje sprzedaży, lub dla różnych grup nabywców.W każdym zapisie można wprowadzić dodatkowe informacje, które umożliwiają łatwewyszukiwanie i grupowanie danych w celu analizy zapisów o podobnych cechach izaksięgowanych na tych samych (lub podobnych) kontach K/G.

Pierwsza omawiana funkcjonalność to Konfiguracja domyślna wymiarów do grup odbiorców, dostawców i innych kont. Dzięki tej funkcjonalności możemy przypisać wymiar do rekordów w całej tabeli, za pomocą strony wymiarów. Należy zaznaczyć odpowiedni wymiar, jaki chcemy przypisać do tabeli i w nagłówku wybrać „Wymiar domyślny typu konta”.

Otwiera się strona, na której użytkownik może przypisać np. domyślny wymiar do wszystkich rekordów danej tabeli. W danej sytuacji wymiar AREA zastanie przypisany do tabeli numer 18 z etykietą Nabywca, czyli każdy nabywca w danej firmie będzie miał przypisany domyślny wymiar AREA o wartości „40”. Jeżeli biznesowo zdarzy się taka sytuacja, że każdy Nabywca powinien mieć zawsze dany domyślny wymiar, dzięki tej funkcji, nie ma potrzeby przechodzić po kartotekach każdego nabywcy pojedynczo i go przypisywać.

Warto też zwrócić uwagę, że z tego miejsca w polu „Księgowaniewartości”, są do wyboru cztery opcje:

1.      Pusta - oznacza brak ograniczeńdotyczących księgowania, a wskazany domyślny wymiar będzie przenosił się napowiązane dokumenty.

2.      Kod obowiązkowy - dla tego konta wymaganajest wartość wymiaru podczas księgowania, ale każda wartość wymiaru jestakceptowalna.

3.      Ten sam kod - wymiar dla tego konta musizawsze mieć ten sam kod wartości wymiaru, co ten, który został wybrany w polu.

4.      Brak kodu - kody wartości wymiarów niemogą być używane z tym kontem.

Dzięki temu w prosty sposób użytkownik jest również w stanie ustawić np. obowiązkowy wymiar dla wszystkich rekordów danej tabeli.

Druga funkcjonalność,  to Domyślne priorytety wymiarów. Różne typy kont, takich jak, konto nabywcy i konto zapasu mogą mieć różne domyślne priorytety, w wyniku tego, mogą nieć więcej niż jeden proponowany domyślny wymiar np. na dokumencie, na którym są użyte. Aby uniknąć konfliktu, system proponuje wykorzystania opisywanej funkcji Na stronie „Domyślne priorytety wymiarów” możemy nadać priorytet dla tabel(grupy) oraz kod źródłowy. Kody źródłowe są wykorzystywane do określenia momentu zapisu w systemie i obliczenia podstawowego elementu operacji audytu. Przypisuje się je do transakcji i dzienników.

Przy nadaniu priorytetów wymiarów jak niżej, jeżeli na dokumencie sprzedaży wprowadzony zostanie nabywca oraz zapas, mający przypisany wcześniej już wspomniany domyślny wymiar AREA (ale o innej wartości), zgodnie z priorytetem przy księgowaniu zostanie wykorzystany wymiar domyślny przypisany do nabywcy (jeżeli nie nastąpi ręczna edycja).

W sytuacji, gdy użytkownikskonfiguruje dwie tabele o tym samym priorytecie dla tego samego koduźródłowego, Business Central zawsze wybiera tabelę o najniższym identyfikatorzetabeli.

Ostatnia omawiana funkcjonalność, to Kombinacje wymiarów. Kombinacje wymiarów mają na celu uniemożliwienie połączenia określonych wymiarów w nagłówku dokumentu, wierszu dokumentu, dzienniku, arkuszu lub zapisie budżetowym K/G. Pozwala to również ustalić warunki, które muszą być spełnione, aby taka blokada miała miejsce. Przykładowo, blokada może polegać na tym, że określonemu zespołowi projektowemu nie wolno księgować transakcji z wymiarami dotyczącymi określonych typów wydatków, lub, że pewne zapasy nie mogą być sprzedawane w określonych obszarach w ramach kombinacji wymiarów.

Po przejściu na stronę „Kombinacje wymiarów” użytkownik może zobaczyć macierz, gdzie należy skonfigurować wybrane kombinacje.

Po wybraniu kombinacji wymiarów do wyboru jest kilka opcji:

1. Bez ograniczeń – wyjściowa opcja określająca, że wybrana kombinacja wymiarów nie ma żadnych ograniczeń. Dozwolone są wszystkie wartości wymiarów.

2. Ograniczony – określa, że wybrana kombinacja wymiarów ma ograniczenia w zależności od wprowadzonych wartości wymiarów. Należy zdefiniować ograniczenia na stronie „Kombinacja wartości wymiaru”.

8. Zablokowany – co oznacza, że taka kombinacja nie jest dozwolona, co nie pozwoli na zaksięgowanie dokumentu z daną kombinacją.

‍

Podsumowując, opisane wyżej funkcjonalności mogą dodatkowo w znacznym stopniu zwiększyć efektywność pracy z wymiarami w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zachęcamy do ich wykorzystywania oraz śledzenia naszego bloga w celu poznania innych, równie ciekawych możliwości!