Tendersys – profesjonalny asystent przetargowy

Jednym z problemów, z którymi spotykamy się w codziennej pracy, jest przygotowanie idealnej oferty dla naszych klientów. Im jest lepsza, tym większe mamy szanse na wygranie szansy sprzedaży. Jednak zanim zasiądziemy całym zespołem do tworzenia perfekcyjnej oferty handlowej, musimy zapoznać się z wymaganiami klienta ujętymi w zapytaniu ofertowym, a w szczególności w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Jak sprawnie poradzić sobie z ciężkostrawnym dokumentem SIWZ i przedstawić potencjalnemu klientowi szytą na miarę propozycje?

Interesujący SIWZ w Twoim CRM

Informacje o konkursach ofert możemy znaleźć relatywnie szybko na różnych portalach przetargowych, które oferują nam możliwość monitorowania bazy danych i wysyłania alertów o nowych zapytaniach. Dzięki nim dostajemy na naszą skrzyknę mailową powiadomienia o przetargach, którymi możemy być zainteresowani. Otrzymany raport możemy przeczytać i otwierając kolejne zakładki w przeglądarce internetowej przejrzeć SIWZ, aby wybrać te, które nas interesują, zapisać w pliku skopiowane dane i przystąpić do przygotowania oferty. Alternatywnie możemy skorzystać z Tendersys – naszego asystenta przetargów.

Tendersys pozwoli nam szybko pobrać podstawowe informacje z raportu z dowolnego systemu przetargowego (np. Bizzone) i zaimportować je do pliku Excel. W efekcie, zamiast przeglądać wiele podstron, możemy przejrzeć pojedynczy arkusz i szybko porównać informacje. Po odnalezieniu w gąszczu zapytań tych, które nas interesują, możemy pobrać szczegółowe dane do systemu Microsoft Dynamics 365. W rezultacie, w naszym systemie CRM znajdzie się informacja o potencjalnym przetargu ogłoszonym przez Wojskową Akademię Techniczną na „dostawę urządzeń teleinformatycznych, sprzętu komputerowego, biurowego, drona i kamer VR 3600 z wyposażeniem”.

Specyfikacja oczekiwań dotyczących oferty przetargowej musi być zgodna z art. 36 Ustawy prawo Zamówień publicznych, a tym samym posiadać odpowiednie elementy. To na tej podstawie Tendersys może sprawnie pobrać dane z zewnętrznej bazy danych i zmapować je w systemie Dynamics 365, a my nie musimy mozolnie kopiować informacji komórka po komórce.

Kartoteka Przetargu i Potencjalnego Przetargu

Wszystkie informacje o interesujących nas przetargach są przechowywane w systemie CRM, co pozwala nam szybko odnaleźć przetarg wybranego klienta, przeanalizować wszystkie historyczne przetargi lub porównać naszą skuteczność w procesach ofertowania w czasie. System wspiera gromadzenie informacji o potencjalnych przetargach i przetargach. W rezultacie, w szybki sposób zweryfikujemy sytuację na rynku, rozpisane konkursy, którymi możemy być zainteresowani i otwarte przetargi, w których bierzemy udział. Kartoteka Potencjalnego Przetargu gromadzi informacje ujęte w raportach wysyłanych przez portale przetargowe i pozwala nam gromadzić informacje o rezultatach konkursów nawet jeśli nie bierzemy w nich udziału.

Kartoteka Przetargu składa się z danych zmapowanych z potencjalnego przetargu, informacji zawartych w SIWZ, takich jak przedmiot zamówienia, wadium czy miejsce i termin składania ofert oraz z informacji o tym, na jakim etapie procesu ofertowania jesteśmy. W efekcie każdy uprawniony użytkownik będzie mógł szybko zweryfikować, co należy wykonać, aby skompletować  ofertę i wziąć udział w przetargu.

Gromadząc dane o przetargach w jednym systemie, zyskujemy możliwość analizy interesującego nas rynku. Po zakończeniu każdego konkursu możemy zaznaczyć w systemie, jaki był rezultat całego postepowania: kto brał w nim udział, kto go wygrał i co zaoferowali konkurenci. Dzięki temu regularnie budujemy bazę danych o przetargach, z której możemy skorzystać w trakcie tworzenia kolejnych ofert. Wiedząc o tym, jakie usługi i w jakich cenach proponuje konkurencja, będziemy mogli stworzyć ofertę atrakcyjną ze względu na jej zakres i koszt. Świadomość otoczenia zewnętrznego naszego przedsiębiorstwa pozwoli nam zmaksymalizować naszą konkurencyjność.

Niezbędne repozytorium dokumentów – MS SharePoint

W trakcie procesu ofertowania otrzymujemy, generujemy i załączamy sporo dokumentów (pytania i odpowiedzi, dokumentacja systemu, wymagania klienta, oryginał SIWZ, wycena, formularz cenowy i nasze materiały firmowe). System CRM nie jest przystosowany do przechowywania dużego wolumenu załączników. Z tego powodu kartoteka przetargu jest zintegrowana z systemem SharePoint.

Tendersys opiera się na niestandardowej integracji z MS SharePoint. Dzięki temu dla każdego przetargu w systemie CRM w naszym repozytorium automatycznie powstaje folder główny i foldery podrzędne tak, aby każdy dokument miał określone miejsce. Pozwala nam to na przechowywanie wielu dokumentów w usystematyzowany sposób i sprawne odnajdywanie plików potrzebnych nam do pracy.

Współpraca z MS SharePoint odgrywa też dużą rolę w budowaniu bazy ogólnodostępnych dokumentów, które regularnie dołączamy do ofert, np.: katalog urządzeń teleinformatycznych, opis produktów i usług, referencje i certyfikaty.

Przygotowanie wyceny – praca zespołowa

Kluczowym etapem przygotowywania naszej odpowiedzi na SIWZ jest opracowanie wyceny. Tendersys daje nam możliwość podzielenia procesu wyceny na etapy w zależności od roli, jaką pełnimy w zespole. Za wstępną wycenę urządzeń teleinformatycznych, sprzętu komputerowego, biurowego, drona i kamer VR 3600 odpowiada sprzedawca. Dzięki modułowi wyceny może sprawnie odnaleźć produkty i usługi w systemie, dopisując je do kolejnych punktów wymienionych w zapytaniu ofertowym. System automatycznie wpisuje cenę usługi na podstawie danych w systemie CRM, ale pozostawia możliwość zmiany ceny na podstawie indywidualnej ceny zakupu lub decyzji o udzieleniu rabatu. System podpowie mu też, jak wcześniej wyceniano tego rodzaju sprzęt – będzie miał wiedzę o naszych ofertach, a w szczególności wiedzę o poprzednich ofertach kierowanych do tego samego klienta.

Wycena sprzedawcy nie jest końcowa – ostatnie słowo ma manager sprzedaży odpowiedzialny za realizację przetargu. To on może podjąć decyzję o zwiększeniu konkurencyjności oferty, ale jednoczesnym obniżeniu jej rentowności – może zmniejszyć wycenę, modyfikując marżę na produktach lub negocjując lepsza cenne zakupu produktów u producentów. Tendersys pomoże mu zaktualizować ewaluację kosztów, zapamięta szacowania sprzedawcy i przeliczy ceny dla klienta na podstawie podanej marży.

Przygotowanie dokumentu oferty

Po zakończeniu wyceny możemy przygotować finalną wersję oferty, czyli połączyć wszystkie opracowane dokumenty w jeden spójny plik z ofertą. Możemy to zrobić ręcznie albo skorzystać z kolejnego modułu Tendersys. Dzięki intuicyjnemu edytorowi dokumentów zintegrowanemu z SharePoint szybko wybierzemy te pliki, które powinniśmy umieścić w naszej ofercie. Odpowiedź na SIWZ składa się z informacji o firmie i referencji wystawionych przez zadowolonych klientów dostępnych z ogólnego folderu MS SharePoint oraz dokumentów przygotowanych specjalnie na potrzeby przetargu WAT. Kolejność dokumentów w ofercie możemy wygodnie zmienić dzięki funkcji drag&drop, a każdy poufny dokument (jak np. Zaświadczenie o niezaleganiu z w opłacaniu składek ZUS) opatrzyć znakiem wodnym i pieczątką.

Na podstawie kolejności dokumentów Tendersys przygotuje dla nas stronę spisu treści, listę załączników oraz ponumeruje wszystkie strony oferty. Jedyne co musimy zrobić, to wygenerować plik oferty i zapisać ją w dedykowanym folderze SharePoint.

Złożenie oferty

Tendersys prowadzi nas przez cały proces przetargowy jak prawdziwy asystent, a to oznacza, że pomoże nam również po przygotowaniu oferty. Przypomni nam o zbliżającym się terminie zadawania pytań, kolejnym etapie przetargu czy o dacie złożenia oferty. Wyeliminujemy prawdopodobieństwo przeoczenia terminu złożenia oferty i tygodnie naszej pracy nie pójdą na marne.

Ze względu na fakt, że Dynamics 365 gromadzi informacje o wszystkim, co robimy, możemy przeanalizować czas i koszt związany z obsługą przetargów. Zobaczymy, którzy pracownicy są najbardziej wydajni, jakie oferty wygrywają przetargi oraz jakie jest prawdopodobieństwo sukcesu w kolejnych konkursach.

Osobisty asystent przetargowy

Tendersys to narzędzie współpracujące z rozwiązaniami Microsoft. Pozwala nam na sprawną pracę w jednym ekosystemie – korzysta z danych znajdujących się w MS Dynamics 365, MS Excel i MS SharePoint. Dzięki niemu szybko pobierzemy dane dotyczące przetargów, przeanalizujemy je i sprawnie przygotujemy ofertę. System przypomni nam o nadchodzących terminach tak, że nawet w ferworze prac nie zapomnimy o zadaniu pytań ogłaszającemu przetarg czy o ostatecznym terminie złożenia zamówienia na komponenty, tak aby dotrzymać terminu opisanego w SIWZ . Znając szczegółowe wymagania, analizując historyczne ceny konkurencji i dopasowując ofertę do naszego klienta, zwiększamy swoje szanse w konkursie ofert. Jednocześnie skracamy czas niezbędny na obsługę pojedynczego przetargu i porządkujemy swoją pracę, co pozwala nam na wzięcie udziału w większej ilości postępowań. Takie rezultaty to czysty zysk.

‍